Do czego to służy
Materiał stanowiskowy to krótka instrukcja albo zasady dla wskazanych pracowników: jak obsługiwać gościa, jakie są zasady higieny, co trzeba umieć na kuchni. Pracownik dostaje go w aplikacji i klika, że się zapoznał. Ty widzisz, kto już przeczytał, a kto jeszcze nie. Dzięki temu masz ślad, że ludzie znają zasady, bez zbierania podpisów na papierze.
Kto to widzi
Materiały tworzy i zmienia właściciel oraz kierownik. Kierownik lokalu udostępnia je tylko pracownikom swoich lokali. Pracownik widzi tylko te materiały, które zostały skierowane do niego. Ekran Materiały stanowiskowe jest w menu w sekcji Zespół. Bez uprawnień zobaczysz komunikat, że nie masz dostępu.
Krok po kroku
- Wybierz Materiały stanowiskowe w menu. W sekcji Twoje materiały widzisz wszystkie materiały. Przy każdym jest data ostatniej zmiany i licznik, np. „Potwierdziło 0 z 1”.
- Kliknij Nowy materiał (oznaczenie 1). Jeśli masz gotowy plik z instrukcją, kliknij Z pliku (AI) (oznaczenie 2). Istniejący materiał otworzysz, klikając jego tytuł (oznaczenie 3).
Wpisz Tytuł (oznaczenie 5), np. Zasady obsługi gościa na sali.
- W edytorze napisz treść. Na pasku możesz dodać nagłówek, Pogrubienie (oznaczenie 6), kursywę, podkreślenie, listę punktowaną lub numerowaną oraz Wstaw link (oznaczenie 7). Pisz krótko: pracownik czyta to często na telefonie.
- Zamiast pisać, możesz kliknąć Wczytaj z pliku (AI) (oznaczenie 4) i wybrać PDF, PNG, JPG lub WebP do 12 MB. Asystent zamieni plik na tekst, a Ty go sprawdzisz i poprawisz. Nic nie zostanie zapisane, dopóki nie klikniesz Zapisz. Jeśli w edytorze jest już treść, aplikacja zapyta, czy ją zastąpić.
W sekcji Komu udostępnić wybierz Stanowisko (oznaczenie 8) i Lokal (oznaczenie 9), np. Kelner i Bistro Centrum. Kolejne grupy dodasz przyciskiem Dodaj stanowisko lub lokal (oznaczenie 10). Konkretną osobę dopiszesz przyciskiem Dodaj osobę (oznaczenie 11).
- Kliknij Zapisz (oznaczenie 12). Materiał trafia do wskazanych pracowników i pojawia się u nich jako „Nowy”.
Po zapisie, w sekcji Kto się zapoznał, widzisz podsumowanie („Potwierdziło 1 z 1 · obowiązuje wersja 1”) i listę osób. Przy każdej jest jeden ze stanów: Potwierdził, Potwierdził starszą wersję albo Jeszcze nie.
Ustawienia i opcje
Szkic. Materiał bez żadnego odbiorcy jest szkicem. Widzisz go tylko Ty, a aplikacja przypomina o tym przy odbiorcach. Wskaż odbiorców i zapisz, żeby go opublikować.
Zmiana istotna. Po poprawieniu treści istniejącego materiału zaznacz Zmiana istotna: poproś o ponowne potwierdzenie, jeśli pracownicy mają przeczytać go jeszcze raz. Wtedy wszyscy odbiorcy zobaczą materiał jako „Zaktualizowano”. Przy drobnej poprawce, np. literówce, odznacz to pole.
Cała firma. Odbiorca „Wszystkie stanowiska, Cała firma” oznacza każdego pracownika w każdym lokalu. Aplikacja zapyta o potwierdzenie przed zapisem. Jeśli materiał jest tylko dla jednego stanowiska albo lokalu, wybierz je z listy.
Usuń materiał (oznaczenie 13). Pracownicy przestaną go widzieć. Potwierdzenia zapoznania zostają w historii. Aplikacja najpierw zapyta o zgodę.
Co jeśli…
- Pracownik mówi, że nie widzi materiału. Sprawdź, czy ma przypisane to stanowisko w tym lokalu i czy materiał nie jest szkicem. Możesz też dopisać go jako osobę.
- Nie mogę wybrać odbiorców z innego lokalu. Jako kierownik udostępniasz materiały tylko swoim lokalom i ich pracownikom. Szerszy zasięg ma właściciel.
- Asystent nie odczytał pliku. Spróbuj z lepszym skanem albo wpisz treść ręcznie. Gdy asystent jest niedostępny lub wyczerpał się dzienny limit, aplikacja podaje to w komunikacie.
- Treść zapisała się, ale odbiorcy nie. Aplikacja pokaże komunikat. Kliknij Zapisz jeszcze raz.
- Masz niezapisane zmiany. Aplikacja ostrzega o tym w edytorze. Kliknij Zapisz, zanim wyjdziesz.