Do czego to służy
Nowy pracownik musi być w aplikacji, żeby mógł trafić do grafiku. Dodajesz go jednym oknem: wpisujesz imię, nazwisko, stanowisko, lokal i formę zatrudnienia. Od tej chwili jest w zespole i możesz układać mu zmiany.
Osobna sprawa to konto do logowania. Pracownik, który ma tylko być na grafiku, konta nie potrzebuje. Jeśli ma sprawdzać grafik w telefonie, składać wnioski i odbijać czas pracy, zaproś go do aplikacji. Możesz to zrobić w tym samym oknie albo później.
Kto to widzi
Osoby dodaje właściciel albo kierownik z uprawnieniem do prowadzenia kadr. Zaproszenie do aplikacji wysyła ten, kto ma uprawnienie do zapraszania, zwykle właściciel i kierownik. Jeśli nie masz tego uprawnienia, okno pozwoli dodać pracownika, ale zaproszenie wyśle ktoś inny. Ekran Pracownicy jest w menu w sekcji Zespół.
Krok po kroku
- Wybierz Pracownicy w menu. Kliknij Dodaj pracownika (oznaczenie 1). Jeśli pracujesz w kilku lokalach, wybierz najpierw w menu lokal, z którego chcesz dodać osobę. Lokal i tak możesz zmienić w oknie.
Wpisz Imię (oznaczenie 1) i Nazwisko (oznaczenie 2).
- Wybierz Stanowisko (oznaczenie 3) i Lokal (oznaczenie 4). Lista stanowisk pochodzi z ekranu Stanowiska. Jeśli jest pusta, okno podpowie, żeby najpierw dodać stanowisko. Odnośnik otworzy się w nowej karcie, a to, co już wpisałeś, zostanie.
- Wybierz Forma zatrudnienia (oznaczenie 5): umowa o pracę, umowa zlecenie, umowa o dzieło, kontrakt B2B albo inna umowa.
- Jeśli pracownik ma dostać konto, zaznacz Wyślij zaproszenie do aplikacji (konto do logowania) (oznaczenie 6). Wpisz jego E-mail (oznaczenie 7).
- Wybierz Rola (oznaczenie 8): Pracownik albo Manager. Rola decyduje, co osoba zobaczy w aplikacji.
- Po zaznaczeniu zaproszenia pojawia się Język e-maila (oznaczenie 9): Polski albo English. W tym języku pracownik dostanie wiadomość.
- Kliknij Dodaj pracownika (oznaczenie 10) na dole okna. Osoba trafia do zespołu i na grafik. Gdy zaznaczyłeś zaproszenie, okno pokazuje, że zaproszenie zostało utworzone, i podaje link, który możesz skopiować i przekazać pracownikowi bezpośrednio, np. SMS-em.
- Kliknij Gotowe. Lista pracowników odświeży się i zobaczysz nową osobę.
Ustawienia i opcje
Bez zaproszenia. Jeśli nie zaznaczysz zaproszenia, pracownik jest w zespole i na grafiku, ale nie loguje się do aplikacji. Zaprosisz go później z listy pracowników: kliknij przy nim Więcej działań, a potem Zaproś do aplikacji. Najpierw musi mieć wpisany e-mail w karcie pracownika.
Zakładka Zaproszenia. Na ekranie Pracownicy kliknij zakładkę Zaproszenia. W sekcji Oczekujące zaproszenia zobaczysz zaproszenia, które nie zostały jeszcze przyjęte, razem z terminem ich wygaśnięcia. Przy każdym widać też, co się stało z e-mailem: czeka w kolejce, został wysłany albo się nie udał.
- Wyślij ponownie tworzy nowy link i wysyła nowy e-mail. Poprzedni link przestaje działać, także ten, który przekazałeś ręcznie. Aplikacja najpierw poprosi o potwierdzenie.
- Wycofaj zaproszenie unieważnia zaproszenie. Użyj tego, gdy wpisałeś zły adres albo osoba nie ma już pracować.
Osoba z kontem, bez stanowiska. Gdy ktoś przyjmie zaproszenie, ale nie ma jeszcze stanowiska ani umowy, nie ma go na liście pracowników ani w grafiku. Na ekranie Pracownicy pojawia się wtedy sekcja Przyjęli zaproszenie — brak stanowiska. Kliknij przy takiej osobie Nadaj stanowisko, wybierz stanowisko i lokal. Nie dodawaj jej drugi raz.
Co jeśli…
- Pracownik nie dostał e-maila. Poproś go o sprawdzenie folderu ze spamem. Potem w zakładce Zaproszenia kliknij Wyślij ponownie albo przekaż mu nowy link bezpośrednio.
- Aplikacja pisze, że taka osoba już jest. W komunikacie jest odnośnik Otwórz profil. Zamiast dodawać drugi raz, popraw dane w istniejącej karcie.
- Przy dodawaniu pojawia się ostrzeżenie o podobnej osobie. Sprawdź, czy to nie ten sam człowiek. Możesz mimo to dodać nową osobę. Jeśli później okaże się duplikatem, scalisz rekordy w jej karcie (szczegóły w artykule o karcie pracownika).
- Dodałem pracownika, ale zaproszenie się nie wysłało. Pracownik jest już w zespole. Aplikacja pokaże przyczynę. Spróbuj ponownie z listy pracowników (Więcej działań, Zaproś do aplikacji).
- Pojawia się komunikat o zbyt wielu zaproszeniach naraz. Odczekaj minutę i spróbuj ponownie.
- Nie widzę przycisku Dodaj pracownika albo zakładki Zaproszenia. Nie masz do tego uprawnień. Poproś właściciela lokalu.