Regulamin

Ostatnia aktualizacja: 13 października 2026 r.

§ 1. Postanowienia ogólne i dane Usługodawcy

1. Niniejszy Regulamin określa zasady korzystania z platformy GastroOS — systemu do zarządzania zespołem, grafikiem pracy, komunikacją i działalnością lokali gastronomicznych, dostępnego pod adresem https://gastroos.io, w aplikacjach mobilnych GastroOS oraz na terminalach w lokalach.

2. Usługodawcą jest Wojciech Czajer, prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą wpisaną do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG), adres wykonywania działalności: ul. Norberta Barlickiego 7, 43-300 Bielsko-Biała, NIP: 868-195-20-06, REGON: 368741240 (dalej: „Usługodawca” lub „my”).

3. Kontakt z Usługodawcą: e-mail kontakt@gastroos.io, formularz kontaktowy na stronie https://gastroos.io/#kontakt, adres korespondencyjny jak w ust. 2.

4. Regulamin jest regulaminem, o którym mowa w art. 8 ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną. Udostępniamy go bezpłatnie przed zawarciem umowy, w sposób umożliwiający jego pobranie, utrwalenie i wydrukowanie.

5. Integralną częścią Regulaminu są:

   • Załącznik nr 1 — Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych (wraz z listą dalszych podmiotów przetwarzających),

   • Polityka prywatności i Polityka cookies — w zakresie, w jakim Usługodawca działa jako administrator danych.

§ 2. Definicje

• Platforma / GastroOS — oprogramowanie udostępniane przez Usługodawcę w modelu SaaS (przez przeglądarkę, aplikacje mobilne i terminale), wraz z dokumentacją.

• Klient — przedsiębiorca (osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą, osoba prawna lub jednostka organizacyjna z zdolnością prawną), który zawarł z Usługodawcą umowę o korzystanie z Platformy w związku ze swoją działalnością gospodarczą, w szczególności prowadzący lokal lub sieć lokali gastronomicznych, w tym sieć franczyzową.

• Konto Klienta (Firma) — wydzielona przestrzeń w Platformie, w której Klient przechowuje swoje dane, obejmująca jeden lub więcej Lokali.

• Lokal — punkt prowadzenia działalności Klienta skonfigurowany w Platformie.

• Właściciel konta — osoba, która w imieniu Klienta założyła Konto Klienta albo której Klient nadał rolę właściciela; jest uprawniona do składania w imieniu Klienta oświadczeń dotyczących umowy (wybór planu, płatności, wypowiedzenie).

• Użytkownik — osoba fizyczna korzystająca z Platformy na podstawie dostępu nadanego przez Klienta (np. właściciel, manager, lider zmiany, pracownik, współpracownik, kierowca), a także przedstawiciel centrali sieci lub franczyzodawcy.

• Gość — klient lokalu Klienta korzystający z funkcji publicznych Platformy udostępnionych przez Klienta (np. strona lokalu z kodu QR, karta lojalnościowa, napiwek, opinia, śledzenie dostawy).

• Terminal (kiosk) — urządzenie w Lokalu, zarejestrowane w Platformie i przypisane do Lokalu, a nie do osoby, służące m.in. do rejestracji czasu pracy.

• Dane Klienta — wszelkie dane, w tym dane osobowe, wprowadzane do Platformy przez Klienta, Użytkowników i Gości albo pozyskiwane przez Platformę z integracji włączonych przez Klienta.

• Plan — pakiet funkcji i limitów Platformy opisany w Cenniku.

• Cennik — aktualny wykaz Planów, modułów, dodatków i opłat, publikowany na stronie https://gastroos.io oraz w panelu Platformy.

• Okres próbny — bezpłatny okres korzystania z Platformy po założeniu Konta Klienta.

• Funkcje AI — funkcje Platformy działające z wykorzystaniem modeli sztucznej inteligencji dostawców zewnętrznych (w tym asystent „OScar”).

§ 3. Rodzaj i zakres usług

1. Usługodawca świadczy drogą elektroniczną usługę udostępnienia Platformy w modelu SaaS. W zależności od wybranego Planu i modułów Platforma umożliwia w szczególności:

   1. zespół i kadry — kartoteki pracowników, stanowiska, warunki zatrudnienia, stawki, dokumenty pracownicze, onboarding, zaproszenia;

   2. grafik pracy — planowanie zmian, dyspozycyjność, urlopy i nieobecności, giełdę zmian, publikację grafiku, propozycje grafiku przygotowane automatycznie (solver);

   3. rejestrację czasu pracy (RCP) — odbicia na terminalu (kod PIN, kod QR, karta w portfelu cyfrowym), zdjęcie przy odbiciu na terminalu, korekty, listę obecności i zestawienia do wypłat;

   4. komunikację — czat zespołu, ogłoszenia, w tym obowiązkowe z potwierdzeniem odczytu, powiadomienia;

   5. operacje — zadania, checklisty, standardy, HACCP, szkolenia i kursy;

   6. finanse — koszty, faktury (w tym pobierane z KSeF i przesyłane e-mailem), wyniki lokali, koszt pracy, zestawienia;

   7. sprzedaż i dowozy — integrację z systemem POS, obsługę i śledzenie dostaw;

   8. gości — stronę lokalu z kodu QR, program lojalnościowy, napiwki, opinie, wizytówki i recenzje w serwisach zewnętrznych;

   9. sieć i franczyzę — panel centrali, porównanie lokali, standardy i komunikację sieci;

   10. Funkcje AI — asystenta, import grafiku i dokumentów, podpowiedzi i analizy (§ 9).

2. Szczegółowy zakres funkcji dostępnych w danym Planie określa Cennik. Usługodawca rozwija Platformę i może zmieniać jej funkcje, z zastrzeżeniem, że zmiana nie może w trakcie opłaconego okresu istotnie ograniczyć funkcji składających się na wykupiony Plan bez zgody Klienta.

3. Platforma jest narzędziem wspierającym. Nie zastępuje programu kadrowo-płacowego, księgowości, kasy fiskalnej ani doradztwa prawnego, podatkowego lub z zakresu prawa pracy. Wyliczenia (np. godziny, koszt pracy, wypłaty, wyniki) są wykonywane na danych wprowadzonych przez Klienta i Użytkowników.

4. Odpowiedzialność za zgodność organizacji pracy, grafików, ewidencji czasu pracy i rozliczeń z przepisami prawa pracy spoczywa na Kliencie jako pracodawcy lub zleceniodawcy.

§ 4. Wymagania techniczne

1. Do korzystania z Platformy niezbędne są:

   1. urządzenie z dostępem do internetu;

   2. aktualna wersja przeglądarki Chrome, Edge, Firefox lub Safari z włączoną obsługą JavaScript i plików cookies niezbędnych do działania usługi (zob. Polityka cookies);

   3. dla aplikacji mobilnych — urządzenie z aktualnie wspieraną wersją systemu Android lub iOS;

   4. aktywny adres e-mail (dla Właściciela konta i Użytkowników logujących się e-mailem);

   5. dla terminala — urządzenie z przeglądarką lub aplikacją terminala oraz aparatem, jeżeli Klient korzysta ze zdjęcia przy odbiciu.

2. Niektóre funkcje wymagają dodatkowo zgody na powiadomienia, dostępu do aparatu (zdjęcie, skaner QR) lub — wyłącznie u kierowców w trakcie dostawy — dostępu do lokalizacji urządzenia.

3. Usługodawca informuje, że korzystanie z usług świadczonych drogą elektroniczną wiąże się z typowymi zagrożeniami internetu (np. złośliwe oprogramowanie, phishing, przejęcie danych logowania). Użytkownik powinien chronić swoje urządzenie i dane logowania. Usługodawca nigdy nie prosi o podanie hasła ani kodu PIN w wiadomości e-mail, telefonicznie ani przez komunikator.

§ 5. Zawarcie umowy i Okres próbny

1. Umowa o korzystanie z Platformy zostaje zawarta z chwilą założenia Konta Klienta — samodzielnie, przez formularz rejestracji, po zaakceptowaniu Regulaminu i Polityki prywatności — albo z chwilą podpisania odrębnej umowy (np. dla Planu sieciowego wycenianego indywidualnie).

2. Osoba zakładająca Konto Klienta oświadcza, że jest uprawniona do działania w imieniu Klienta oraz że zawiera umowę w związku z działalnością gospodarczą Klienta.

3. Platforma jest przeznaczona dla przedsiębiorców. Nie świadczymy usług konsumentom w rozumieniu art. 22¹ Kodeksu cywilnego. Szczególne zasady dla osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą, dla których umowa nie ma charakteru zawodowego, określa § 16.

4. Nowe Konto Klienta otrzymuje bezpłatny Okres próbny w długości wskazanej w Cenniku w chwili rejestracji (obecnie 14 dni), bez obowiązku podawania danych karty płatniczej. W Okresie próbnym mogą obowiązywać limity (np. limit wykorzystania Funkcji AI).

5. Po zakończeniu Okresu próbnego dalsze korzystanie z Platformy wymaga wybrania płatnego Planu. Jeżeli Klient nie wybierze Planu, dostęp zostaje ograniczony do ekranu wyboru Planu i eksportu danych. Jeżeli Klient nie wybierze Planu w ciągu 90 dni od zakończenia Okresu próbnego, Konto Klienta zostaje zamknięte, a od dnia zamknięcia stosuje się § 15 ust. 6 (30 dni na pobranie danych, potem usunięcie w ciągu 60 dni). O zamknięciu i terminach informujemy e-mailem Właściciela konta.

§ 6. Konta Użytkowników i bezpieczeństwo

1. Użytkowników dodaje Klient — przez zaproszenie wysłane z Platformy albo przez założenie dostępu w panelu. Klient decyduje o rolach i uprawnieniach Użytkowników oraz o tym, do których Lokali mają dostęp, i odpowiada za ich działania w Platformie jak za własne.

2. Dane logowania (hasło, kod PIN, kod jednorazowy, karta w portfelu cyfrowym) są przypisane do jednej osoby i nie wolno ich udostępniać. Hasła i kody PIN są przechowywane wyłącznie w postaci skrótu kryptograficznego — nikt, w tym Usługodawca, nie może ich odczytać; można je jedynie zmienić lub nadać ponownie.

3. Terminal jest przypisany do Lokalu i nie służy do logowania osobistego. Klient odpowiada za fizyczne zabezpieczenie terminala.

4. Użytkownik, który podejrzewa, że osoba nieuprawniona poznała jego dane logowania, powinien niezwłocznie je zmienić i powiadomić Klienta. Klient powinien powiadomić Usługodawcę o naruszeniu bezpieczeństwa Konta Klienta.

5. Usługodawca może czasowo zablokować dostęp Użytkownika lub terminala w razie uzasadnionego podejrzenia przejęcia konta lub działania zagrażającego bezpieczeństwu Platformy, informując o tym Klienta.

6. Z Platformy mogą korzystać wyłącznie osoby, które ukończyły 16 lat. Jeżeli Klient zatrudnia osoby młodociane, odpowiada za zgodność przetwarzania ich danych z przepisami.

§ 7. Plany, opłaty i płatności

1. Korzystanie z Platformy po Okresie próbnym jest odpłatne zgodnie z Cennikiem obowiązującym w dniu wyboru lub odnowienia Planu. Ceny w Cenniku są cenami netto; do ceny doliczany jest podatek VAT według obowiązujących przepisów. Osobom, o których mowa w § 16, przed zawarciem umowy wskazujemy również cenę brutto.

2. Opłaty abonamentowe są naliczane z góry za okres miesięczny albo roczny, w zależności od wyboru Klienta. Opłata może zależeć od liczby Lokali, liczby aktywnych pracowników i wybranych modułów — według Cennika.

3. Dodatkowo płatne mogą być: pakiety wykorzystania Funkcji AI, pakiety wiadomości SMS i inne dodatki wskazane w Cenniku. Opłaty za wykorzystanie ponad pakiet mogą być rozliczane w kolejnym okresie rozliczeniowym.

4. Płatności obsługuje operator płatności Stripe. Usługodawca nie przetwarza i nie przechowuje pełnych danych kart płatniczych. Faktury są wystawiane elektronicznie i udostępniane w panelu Platformy; Klient akceptuje faktury w formie elektronicznej.

5. Klient może zmienić Plan w panelu. Podwyższenie Planu działa od razu, a różnica w cenie jest rozliczana proporcjonalnie do pozostałej części okresu rozliczeniowego. Obniżenie Planu działa od następnego okresu rozliczeniowego.

6. W razie nieudanego obciążenia Usługodawca informuje Klienta w panelu i e-mailem i przez co najmniej 7 dni ponawia próbę płatności. Po bezskutecznym upływie tego terminu dostęp do Platformy może zostać ograniczony do ekranu abonamentu i eksportu danych do czasu uregulowania należności.

7. Opłaty za rozpoczęty okres rozliczeniowy nie podlegają zwrotowi, z zastrzeżeniem § 13 ust. 6 i § 16.

8. Jeżeli opłaty za Lokale Klienta reguluje centrala sieci lub franczyzodawca, zasady rozliczeń między nimi a Klientem określają ich odrębne ustalenia; wobec Usługodawcy zobowiązany do zapłaty jest podmiot wskazany jako płatnik w Platformie.

9. Usługodawca może zmienić Cennik. Zmiana ceny obowiązuje od kolejnego okresu rozliczeniowego rozpoczętego po upływie co najmniej 30 dni od powiadomienia Klienta. Klient, który nie akceptuje zmiany, może wypowiedzieć umowę ze skutkiem na koniec bieżącego okresu rozliczeniowego.

§ 8. Dane Klienta i ochrona danych osobowych

1. Dane Klienta należą do Klienta. Usługodawca nie nabywa do nich praw i wykorzystuje je wyłącznie w celu świadczenia usług na rzecz Klienta, zgodnie z Regulaminem i Załącznikiem nr 1. Usługodawca nie sprzedaje Danych Klienta i nie wykorzystuje ich do celów marketingowych ani do trenowania modeli AI.

2. W zakresie danych osobowych pracowników, współpracowników, kandydatów i Gości Klienta administratorem danych jest Klient, a Usługodawca przetwarza je w jego imieniu jako podmiot przetwarzający — na zasadach Umowy powierzenia (Załącznik nr 1), zawieranej z chwilą zawarcia umowy o korzystanie z Platformy.

3. W zakresie danych Właściciela konta i Użytkowników niezbędnych do prowadzenia kont, rozliczeń, bezpieczeństwa Platformy i kontaktu z Klientem administratorem jest Usługodawca — zgodnie z Polityką prywatności.

4. Klient odpowiada za posiadanie podstawy prawnej do przetwarzania danych wprowadzanych do Platformy oraz za wykonanie obowiązków informacyjnych wobec swoich pracowników i Gości. Dotyczy to w szczególności:

   1. zdjęcia przy odbiciu na terminalu — Klient decyduje o jego włączeniu i ocenia jego niezbędność i proporcjonalność (ewidencja czasu pracy z art. 149 Kodeksu pracy nie wymaga zdjęcia), z uwzględnieniem art. 22¹ Kodeksu pracy, a jeżeli zdjęcie stanowi formę monitoringu w rozumieniu art. 22² lub 22³ Kodeksu pracy — wprowadza je zgodnie z tymi przepisami (cel, zakres, informacja dla pracowników z wyprzedzeniem). W razie potrzeby Klient przeprowadza ocenę skutków dla ochrony danych (art. 35 RODO); Usługodawca udostępnia potrzebne informacje;

   2. dokumentów zawierających dane o zdrowiu (np. orzeczenia do celów sanitarno-epidemiologicznych, medycyna pracy) — Klient wprowadza je wyłącznie w zakresie wymaganym przepisami i na podstawie przesłanki z art. 9 ust. 2 RODO (w szczególności lit. b — obowiązki pracodawcy);

   3. lokalizacji kierowców — zbieranej wyłącznie w trakcie aktywnej dostawy;

   4. programu lojalnościowego, napiwków i opinii Gości — organizatorem programu i stroną relacji z Gościem jest Klient, który ustala regulamin programu i zbiera zgody marketingowe.

5. Sieci i franczyza. Jeżeli Klient działa w sieci (centrala i Lokale albo franczyzodawca i franczyzobiorcy), zakres danych udostępnianych między podmiotami sieci wynika z konfiguracji Platformy dokonanej przez te podmioty oraz z ich wzajemnych umów. Podmioty sieci samodzielnie ustalają, który z nich jest administratorem albo czy są współadministratorami danych (art. 26 RODO), i odpowiadają za to ustalenie. Włączenie udostępniania danych pracowników lub Gości lokali centrali sieci albo franczyzodawcy wymaga potwierdzenia przez Klienta, że podmioty sieci dokonały ustaleń, o których mowa w art. 26 RODO, albo w inny sposób uregulowały podstawę takiego udostępnienia. Usługodawca na żądanie udostępnia informacje potrzebne do tego ustalenia.

§ 9. Funkcje AI

1. Funkcje AI są oznaczone w Platformie. Użytkownik zawsze wie, że prowadzi rozmowę z asystentem AI, a nie z człowiekiem.

2. Funkcje AI działają w imieniu Użytkownika i w granicach jego uprawnień. Do dostawcy modelu przekazywana jest treść polecenia oraz dane potrzebne do odpowiedzi; dane identyfikacyjne są ograniczane tam, gdzie to możliwe.

3. AI nie podejmuje decyzji kadrowych. Funkcje AI przygotowują propozycje (np. projekt grafiku, odpowiedź na recenzję, kategoryzację faktury). Publikacja grafiku, decyzja o urlopie, zablokowanie pracownika czy wysłanie obowiązkowego komunikatu wymagają zatwierdzenia przez uprawnionego człowieka.

4. Wyniki Funkcji AI mogą zawierać błędy. Użytkownik powinien je sprawdzić przed wykorzystaniem. Usługodawca nie odpowiada za decyzje podjęte wyłącznie na podstawie wyniku Funkcji AI bez jego weryfikacji.

5. Klient może wyłączyć Funkcje AI dla swojego Konta Klienta. Wykorzystanie Funkcji AI może podlegać limitom i opłatom zgodnie z Cennikiem.

6. Funkcje AI nie są przeznaczone do podejmowania decyzji o zatrudnieniu, ocenie pracowników ani przydzielaniu zadań na podstawie cech osobowych lub zachowania. Klient, korzystając z Funkcji AI wobec swoich pracowników, odpowiada za ich poinformowanie oraz za zapewnienie odpowiednich kompetencji osób korzystających z tych funkcji (art. 4 i 26 rozporządzenia (UE) 2024/1689 — akt o sztucznej inteligencji — w zakresie, w jakim mają zastosowanie).

7. Ilustracje generowane przez Funkcje AI są oznaczane jako wygenerowane przez AI.

§ 10. Integracje i usługi podmiotów trzecich

1. Platforma umożliwia integracje z usługami zewnętrznymi, które Klient włącza samodzielnie, w szczególności: Krajowy System e-Faktur (KSeF), systemy POS, raporty dostawców usług dowozowych, serwisy wizytówek i recenzji, portfele cyfrowe Apple Wallet i Google Wallet, Stripe Connect (napiwki).

2. Korzystanie z usług zewnętrznych może wymagać zaakceptowania regulaminów ich dostawców. Usługodawca nie odpowiada za dostępność ani działanie usług zewnętrznych, odpowiada natomiast za prawidłowe działanie integracji po stronie Platformy.

3. Dane uwierzytelniające do usług zewnętrznych (np. tokeny KSeF) są przechowywane w postaci zaszyfrowanej i wykorzystywane wyłącznie do realizacji integracji.

4. Napiwki od Gości są realizowane przez Stripe Connect: środki trafiają na konta odbiorców prowadzone przez Stripe na podstawie umów zawieranych przez odbiorców bezpośrednio ze Stripe. Usługodawca nie przechowuje tych środków. Prowizja platformy, jeżeli jest pobierana, jest wskazana w Cenniku, a Gościowi — na ekranie płatności przed jej dokonaniem.

§ 11. Treści Użytkowników i zgłaszanie nielegalnych treści

1. Użytkownicy mogą zamieszczać w Platformie treści (wiadomości na czacie, ogłoszenia, pliki, zdjęcia, komentarze, opinie). Za treści odpowiada osoba, która je zamieściła, oraz Klient w zakresie Użytkowników, którym nadał dostęp.

2. Zabronione jest dostarczanie treści o charakterze bezprawnym, w szczególności treści naruszających dobra osobiste lub prawa autorskie, nawołujących do nienawiści lub przemocy, nękających, dyskryminujących, zawierających złośliwe oprogramowanie, a także treści, których zamieszczenie narusza tajemnicę przedsiębiorstwa lub przepisy o ochronie danych osobowych.

3. Zabronione jest także: próby uzyskania dostępu do danych innych Klientów, obchodzenie zabezpieczeń i limitów, automatyczne pobieranie danych z Platformy poza udostępnionym API, odsprzedaż dostępu bez zgody Usługodawcy, przeciążanie Platformy.

4. Pliki przesyłane do Platformy są skanowane pod kątem złośliwego oprogramowania; plik uznany za niebezpieczny może zostać odrzucony.

5. Zgłoszenia nielegalnych treści. Każdy może zgłosić treść, którą uważa za nielegalną, na adres kontakt@gastroos.io (temat: „Zgłoszenie treści”). Zgłoszenie powinno zawierać: wyjaśnienie, dlaczego treść jest nielegalna, wskazanie jej lokalizacji (np. lokal, kanał, data), imię i nazwisko lub nazwę oraz e-mail zgłaszającego (z wyjątkiem zgłoszeń dotyczących niektórych przestępstw przeciwko dzieciom) i oświadczenie, że zgłoszenie jest dokonywane w dobrej wierze. Potwierdzamy otrzymanie zgłoszenia i informujemy o podjętej decyzji.

6. W razie uzasadnionego zgłoszenia lub stwierdzenia naruszenia Usługodawca może usunąć treść, uniemożliwić do niej dostęp albo zawiesić dostęp Użytkownika. O decyzji informujemy osobę, która zamieściła treść, oraz Klienta. Uzasadnienie zawiera: opis podjętej decyzji i jej zakresu, fakty i okoliczności, na których ją oparto, informację, czy decyzję podjęto z użyciem środków zautomatyzowanych, wskazanie podstawy prawnej albo postanowienia Regulaminu oraz dostępne środki odwoławcze — odwołanie e-mailem na adres jak wyżej, pozasądowe rozstrzyganie sporów oraz droga sądowa. Decyzje podejmuje człowiek.

7. Punkt kontaktowy dla organów państw członkowskich UE, Komisji Europejskiej i Użytkowników w rozumieniu art. 11 i 12 rozporządzenia (UE) 2022/2065 (akt o usługach cyfrowych): kontakt@gastroos.io; języki komunikacji: polski i angielski.

8. Klient udziela Usługodawcy niewyłącznej, nieodpłatnej licencji na przechowywanie, przetwarzanie i wyświetlanie treści zamieszczonych w Platformie wyłącznie w zakresie niezbędnym do świadczenia usług.

§ 12. Dostępność i wsparcie

1. Usługodawca dokłada starań, aby Platforma działała w sposób ciągły, przy czym nie gwarantuje nieprzerwanej dostępności. Przerwy mogą wynikać z prac konserwacyjnych, aktualizacji, awarii dostawców infrastruktury lub przyczyn niezależnych od Usługodawcy.

2. Planowane prace, które mogą istotnie ograniczyć dostęp, przeprowadzamy w miarę możliwości w godzinach nocnych i zapowiadamy z wyprzedzeniem w Platformie.

3. Dane zapisane przed przerwą nie są przez nią tracone. Usługodawca wykonuje regularne kopie zapasowe bazy danych.

4. Wsparcie techniczne jest udzielane e-mailem pod adresem kontakt@gastroos.io w dni robocze. Indywidualne poziomy dostępności i wsparcia (SLA) mogą zostać uzgodnione w odrębnej umowie.

§ 13. Odpowiedzialność

1. Usługodawca odpowiada za świadczenie usług zgodnie z Regulaminem i opisem funkcji Platformy.

2. Usługodawca nie odpowiada za:

   1. skutki wprowadzenia do Platformy błędnych lub niepełnych danych przez Klienta, Użytkowników lub integracje włączone przez Klienta;

   2. decyzje biznesowe, kadrowe i płacowe Klienta podjęte na podstawie danych z Platformy;

   3. działanie usług zewnętrznych, sieci telekomunikacyjnych i urządzeń Klienta;

   4. skutki udostępnienia danych logowania przez Użytkownika osobom trzecim;

   5. szkody wynikłe z korzystania z Platformy niezgodnie z Regulaminem.

3. Łączna odpowiedzialność Usługodawcy wobec Klienta z tytułu umowy jest ograniczona do szkody rzeczywistej i do kwoty opłat zapłaconych przez Klienta za okres 12 miesięcy poprzedzających zdarzenie powodujące szkodę. Usługodawca nie odpowiada za utracone korzyści.

4. Ograniczenia z ust. 2–3 nie dotyczą szkody wyrządzonej umyślnie, odpowiedzialności, której nie można wyłączyć ani ograniczyć na mocy bezwzględnie obowiązujących przepisów, a także odpowiedzialności wobec osób, o których mowa w § 16, w zakresie, w jakim przepisy ich chroniące to wyłączają.

5. Odpowiedzialność stron z tytułu przetwarzania danych osobowych określa Załącznik nr 1.

6. Jeżeli Platforma jest niedostępna z przyczyn leżących po stronie Usługodawcy łącznie przez więcej niż 72 godziny w miesiącu kalendarzowym, Klient może żądać obniżenia opłaty za ten miesiąc proporcjonalnie do czasu niedostępności, w trybie reklamacji.

§ 14. Reklamacje

1. Reklamacje dotyczące usług można składać e-mailem na adres kontakt@gastroos.io (temat: „Reklamacja”) albo pisemnie na adres Usługodawcy.

2. Reklamacja powinna zawierać: nazwę Klienta, adres e-mail powiązany z Kontem Klienta, opis problemu i datę jego wystąpienia, a także oczekiwany sposób rozpatrzenia.

3. Usługodawca rozpatruje reklamację w terminie 14 dni od jej otrzymania i przesyła odpowiedź na adres e-mail, z którego reklamację złożono. Jeżeli reklamacja wymaga uzupełnienia, termin biegnie od otrzymania uzupełnienia.

4. W przypadku osób, o których mowa w § 16, brak odpowiedzi w terminie 14 dni oznacza uznanie reklamacji.

§ 15. Czas trwania umowy, wypowiedzenie i zakończenie

1. Umowa zostaje zawarta na czas nieokreślony. Abonament odnawia się automatycznie na kolejne okresy rozliczeniowe.

2. Klient może w każdej chwili zrezygnować z abonamentu w panelu Platformy (Właściciel konta). Rezygnacja wywołuje skutek na koniec opłaconego okresu rozliczeniowego; do tego czasu Platforma działa bez zmian.

3. Usługodawca może wypowiedzieć umowę z zachowaniem 30-dniowego okresu wypowiedzenia z ważnych przyczyn, w szczególności z powodu zakończenia świadczenia usług lub istotnej zmiany przepisów.

4. Usługodawca może rozwiązać umowę lub zawiesić dostęp ze skutkiem natychmiastowym, jeżeli Klient lub Użytkownicy rażąco naruszają Regulamin (np. dostarczają treści bezprawne, próbują naruszyć bezpieczeństwo Platformy lub dostęp do danych innych Klientów) i nie zaprzestali naruszeń mimo wezwania, chyba że wezwanie nie jest możliwe lub celowe ze względu na charakter naruszenia.

5. Klient może w każdej chwili odebrać dostęp Użytkownikowi. Użytkownik może w każdej chwili usunąć swoje konto w aplikacji (Moje konto → Usuń konto) albo na wniosek opisany na stronie https://gastroos.io/pl/pages/usun-konto — konto zostaje zablokowane od razu, a jego dane usuwamy po weryfikacji wniosku, najpóźniej w ciągu 30 dni. Ani odebranie dostępu, ani usunięcie konta nie usuwa danych, które Klient jako pracodawca przechowuje w Platformie (np. ewidencja czasu pracy, dokumentacja pracownicza) — o nich decyduje Klient. Jedyny Właściciel konta może usunąć swoje konto po zgłoszeniu zamknięcia Konta Klienta (ust. 7) albo po przekazaniu roli właściciela innej osobie.

6. Dane po zakończeniu umowy. Przez 30 dni od zakończenia umowy (lub od zakończenia Okresu próbnego bez wyboru Planu) Klient może pobrać swoje dane — w formie eksportów dostępnych w Platformie lub na wniosek przesłany na adres kontakt@gastroos.io, w powszechnie używanym formacie (CSV, PDF, JSON). Po tym okresie Usługodawca usuwa Dane Klienta w terminie kolejnych 60 dni, z wyjątkiem danych, które musi przechowywać na podstawie przepisów prawa (np. dokumentacja rozliczeniowa). Kopie zapasowe są nadpisywane w cyklu ich rotacji (do 14 dni).

7. Zamknięcie konta firmy z panelu. Właściciel konta może zgłosić zamknięcie Konta Klienta w panelu Platformy (Ustawienia → Subskrypcja). Zgłoszenie anuluje abonament na koniec opłaconego okresu, a Platforma pokazuje daty: końca dostępu, końca okresu na pobranie danych i usunięcia danych. Zgłoszenie można wycofać do dnia usunięcia danych; wykupienie Planu wycofuje je automatycznie. Na pisemne polecenie Klienta dane mogą zostać usunięte wcześniej (Załącznik nr 1, § 9).

§ 16. Przedsiębiorcy na prawach konsumenta

1. Postanowienia niniejszego paragrafu dotyczą osoby fizycznej zawierającej umowę bezpośrednio związaną z jej działalnością gospodarczą, gdy z treści umowy wynika, że nie posiada ona dla niej charakteru zawodowego, wynikającego w szczególności z przedmiotu wykonywanej działalności, udostępnionego w CEIDG (art. 7aa ustawy o prawach konsumenta, art. 385⁵ Kodeksu cywilnego).

2. Wobec takiej osoby nie stosuje się postanowień Regulaminu, które byłyby niedozwolonymi postanowieniami umownymi w rozumieniu art. 385¹ Kodeksu cywilnego, w szczególności ograniczeń odpowiedzialności w zakresie wyłączonym przez przepisy.

3. Osoba taka może odstąpić od umowy w terminie 14 dni od jej zawarcia bez podania przyczyny, wysyłając oświadczenie na adres kontakt@gastroos.io lub pisemnie na adres Usługodawcy. Może skorzystać z wzoru formularza stanowiącego załącznik nr 2 do ustawy o prawach konsumenta, lecz nie jest to obowiązkowe.

4. Świadczenie płatnej usługi przed upływem terminu do odstąpienia rozpoczyna się wyłącznie na wyraźne żądanie takiej osoby, potwierdzone na trwałym nośniku (e-mail). Jeżeli po złożeniu takiego żądania odstąpi ona od umowy, zapłaci za usługi świadczone do chwili odstąpienia, proporcjonalnie do ich zakresu. Prawo odstąpienia nie przysługuje, jeżeli usługa została w pełni wykonana za wyraźną zgodą tej osoby, poinformowanej przed rozpoczęciem świadczenia, że po jego wykonaniu utraci prawo odstąpienia. Korzystanie z bezpłatnego Okresu próbnego nie rodzi obowiązku zapłaty.

5. Zwrot płatności następuje niezwłocznie, nie później niż w terminie 14 dni od otrzymania oświadczenia o odstąpieniu, tą samą metodą płatności.

6. Sądem właściwym dla sporów z takimi osobami jest sąd właściwy według przepisów ogólnych.

§ 17. Zmiany Regulaminu

1. Usługodawca może zmienić Regulamin z ważnych przyczyn, w szczególności: zmiany przepisów prawa, wydania orzeczenia lub decyzji organu, zmiany zakresu lub sposobu świadczenia usług (w tym wprowadzenia nowych funkcji), zmiany dostawców, potrzeby zwiększenia bezpieczeństwa lub usunięcia niejasności.

2. O zmianie informujemy Klienta e-mailem i w Platformie co najmniej 14 dni przed jej wejściem w życie. Zmiany korzystne dla Klienta lub wymuszone przepisami mogą wejść w życie wcześniej.

3. Klient, który nie akceptuje zmiany, może wypowiedzieć umowę przed dniem wejścia zmiany w życie, ze skutkiem na ten dzień albo na koniec opłaconego okresu rozliczeniowego, według wyboru Klienta.

4. Zmiany dotyczące listy dalszych podmiotów przetwarzających podlegają trybowi określonemu w Załączniku nr 1.

§ 18. Postanowienia końcowe

1. Umowa podlega prawu polskiemu.

2. Spory między Usługodawcą a Klientem rozstrzyga sąd właściwy dla miejsca wykonywania działalności Usługodawcy, z zastrzeżeniem § 16 ust. 6.

3. Odrębna umowa zawarta przez Usługodawcę z Klientem ma pierwszeństwo przed Regulaminem w zakresie, w jakim reguluje kwestie odmiennie.

4. Jeżeli którekolwiek postanowienie Regulaminu okaże się nieważne, pozostałe postanowienia pozostają w mocy.

5. Usługodawca może posługiwać się nazwą i logo Klienta jako referencją wyłącznie za jego uprzednią zgodą.

6. Regulamin obowiązuje od dnia 14.10.2026. Poprzednie wersje Regulaminu są dostępne na żądanie.

Załączniki:

1. Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych