Do czego to służy
Wdrożenie to lista rzeczy, które nowy pracownik ma zrobić na starcie: uzupełnić swoje dane, wgrać dokumenty, przeczytać zasady, przejść szkolenie i wykonać pierwsze zadania. Raz ją układasz i przypisujesz do stanowiska, a pracownicy, których dotyczy, widzą swoje kroki w aplikacji.
Na tym ekranie ustawiasz też Wymagane dokumenty, czyli czego firma oczekuje od wszystkich albo od konkretnego stanowiska (np. książeczka sanepidowska od kucharzy). Na tej podstawie aplikacja liczy, czy pracownik ma komplet.
Kto to widzi
Wdrożenia konfiguruje właściciel i kierownik. Ekran nazywa się Wdrożenia i jest w menu w sekcji Zespół. Bez uprawnień zobaczysz komunikat „Brak uprawnienia”. Pracownik nie widzi tego ekranu, tylko swoje kroki na ekranie powitalnym i w widżecie Moje wdrożenie na ekranie Dzisiaj.
Krok po kroku
- Wybierz Wdrożenia w menu.
- Najszybciej zaczniesz od Gotowe szablony (oznaczenie 1). Są cztery: Wdrożenie ogólne (dane, umowa, regulamin, poznanie lokalu), Kuchnia (sanepid, badania, BHP, zasady HACCP), Sala (sanepid, standard obsługi, pierwsza zmiana z opiekunem) i Dowóz (prawo jazdy i zasady dowozu). Kliknij Zastosuj (oznaczenie 2) przy wybranym szablonie. Szablon tworzy gotową ścieżkę, którą potem dopasujesz.
- Jeśli wolisz zacząć od zera, kliknij Nowa ścieżka (oznaczenie 3), wpisz nazwę, np. Wdrożenie kelnera, i kliknij Utwórz.
- Ścieżki znajdziesz w sekcji Ścieżki wdrożenia. Kliknij Rozwiń przy ścieżce, żeby zobaczyć jej kroki.
Przy każdym kroku możesz kliknąć ikonę edycji (oznaczenie 5), przesunąć krok W górę albo W dół (oznaczenie 6) lub usunąć go przyciskiem Usuń krok. Nowy krok dodasz przyciskiem Dodaj krok (oznaczenie 7).
- Żeby ścieżka obowiązywała tylko wybrane stanowiska, wybierz stanowisko z listy + Dodaj stanowisko (oznaczenie 8). Ścieżka bez przypisanego stanowiska obowiązuje wszystkich pracowników, także tych, których nie dotyczy. Aplikacja ostrzega o tym na ścieżce.
- Wyłącz (oznaczenie 9) wstrzymuje ścieżkę bez kasowania. Później możesz ją włączyć ponownie. Usuń ścieżkę (oznaczenie 10) kasuje ją razem z krokami i postępem pracowników i nie da się tego cofnąć. Jeśli chcesz ją tylko wstrzymać, użyj Wyłącz.
W oknie kroku wpisz Tytuł kroku (oznaczenie 11) i wybierz Rodzaj kroku (oznaczenie 12):
- Informacja: pracownik czyta treść i idzie dalej.
- Uzupełnienie danych: pracownik wypełnia swoje dane. Wybierasz, które pola są wymagane (telefon, kontakt alarmowy, adres, rozmiar odzieży). Gdy nic nie zaznaczysz, wymagane są telefon i kontakt alarmowy.
- Wymagany dokument: pracownik wgrywa plik właściwego typu.
- Zapoznanie i potwierdzenie: pracownik czyta treść i potwierdza, że się zapoznał.
- Szkolenie: pracownik przechodzi kurs z Akademii.
- Zadanie startowe: pracownik dostaje prawdziwe zadanie w zakładce Zadania. Wskazujesz, kto je wykonuje: nowy pracownik albo wybrany opiekun.
- W polu Krótki opis (pod tytułem) (oznaczenie 13) wpisz jedno zdanie, o co chodzi w kroku. Treść kroku napiszesz w edytorze pod spodem. Możesz pogrubić tekst, dodać nagłówek, listę lub link.
- Przy krokach typu informacja i zapoznanie możesz wskazać Materiał stanowiskowy (opcjonalnie) (oznaczenie 14). Pracownik zobaczy wtedy bieżącą wersję materiału, a treść kroku będzie wstępem. Materiały przygotowujesz na ekranie Materiały stanowiskowe.
- Obowiązkowy (oznaczenie 15) decyduje, czy krok trzeba zrobić, żeby zaliczyć wdrożenie. W polu Termin: dni od pierwszego dnia pracy (oznaczenie 16) wpisz liczbę dni, np. 30, albo zostaw puste, jeśli krok nie ma terminu.
- Kliknij Zapisz (oznaczenie 17).
Niżej, w sekcji Wymagane dokumenty (oznaczenie 4 na pierwszym obrazku), wybierz rodzaj dokumentu (oznaczenie 18), np. Książeczka sanepidowska, i stanowisko albo Wszyscy (oznaczenie 19). Kliknij Dodaj wymaganie (oznaczenie 20). Wymaganie, które nie jest już potrzebne, usuniesz przyciskiem Usuń wymaganie (oznaczenie 21).
Ustawienia i opcje
Co widzi nowy pracownik. Po zalogowaniu widzi ekran powitalny z liczbą kroków i orientacyjnym czasem. Może zrobić je od razu albo wybrać Zrobię to później. Postęp widać w widżecie Moje wdrożenie na ekranie Dzisiaj. Przycisk Kontynuuj wdrożenie wraca do kolejnego kroku.
Postęp pracowników. Kierownik widzi nowych pracowników i ich postęp w widżecie Wdrożenie nowych na ekranie Dzisiaj.
Co jeśli…
- Zastosowałem szablon, a nikt nie dostał wdrożenia. Szablon tworzy tylko ścieżkę. Ścieżka dotyczy pracowników, gdy jest włączona i ma przypisane ich stanowisko albo nie ma przypisanych żadnych stanowisk. Sprawdź to w sekcji Ścieżki wdrożenia.
- Ścieżka trafia do wszystkich pracowników. Nie przypisałeś jej do stanowiska. Wybierz stanowisko z listy + Dodaj stanowisko.
- Krok wymaga kursu, którego nie ma na liście. Kursy tworzysz w Akademii. Aplikacja pokazuje przy kursie dopisek „szkic”, gdy kurs nie jest jeszcze opublikowany.
- Usunąłem krok i zniknął postęp pracowników. Usunięcie kroku kasuje też postęp na tym kroku i nie da się go cofnąć. Aplikacja pyta o to przed usunięciem. Jeśli krok ma tylko przestać obowiązywać, zrób go opcjonalnym.
- Aplikacja pisze, że takie wymaganie już istnieje. Ten dokument jest już na liście dla wybranego stanowiska.