Polityka prywatności
Obowiązuje od 14 październikaWersja 1.0
Spis treści
Ostatnia aktualizacja: 13 października 2026 r.
Ta polityka wyjaśnia, jak przetwarzamy dane osobowe w związku z platformą GastroOS: stroną https://gastroos.io, aplikacją przeglądarkową, aplikacjami mobilnymi, terminalami w lokalach oraz stronami dla gości (karta lojalnościowa, strona lokalu z kodu QR, napiwki, opinie, śledzenie dostawy).
GastroOS to system dla firm gastronomicznych — do grafiku pracy, rejestracji czasu pracy, komunikacji zespołu, operacji, finansów i obsługi gości.
Spis treści
Kto jest administratorem Twoich danych
Kiedy jesteśmy tylko podmiotem przetwarzającym
Jakie dane przetwarzamy jako administrator
Cele i podstawy prawne
Czy musisz podać dane
Skąd mamy dane
Komu przekazujemy dane
Przekazywanie danych poza EOG
Jak długo przechowujemy dane
Twoje prawa
Skarga do Prezesa UODO
Usunięcie konta
Funkcje sztucznej inteligencji
Zautomatyzowane decyzje i profilowanie
Zdjęcie przy odbiciu i lokalizacja kierowców
Aplikacja mobilna i uprawnienia urządzenia
Pliki cookies i pamięć urządzenia
Bezpieczeństwo
Dzieci
Zmiany polityki
Kontakt
1. Kto jest administratorem Twoich danych
Administratorem danych opisanych w punkcie 3 jest Wojciech Czajer, prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą, ul. Norberta Barlickiego 7, 43-300 Bielsko-Biała, NIP 868-195-20-06, REGON 368741240 (dalej: „my”).
Kontakt we wszystkich sprawach dotyczących danych osobowych: kontakt@gastroos.io albo pisemnie na adres powyżej. Nie wyznaczyliśmy inspektora ochrony danych.
Jesteśmy administratorem danych potrzebnych do udostępnienia i utrzymania samej usługi: kont, rozliczeń, bezpieczeństwa, kontaktu i obsługi zgłoszeń oraz danych osób odwiedzających stronę gastroos.io.
2. Kiedy jesteśmy tylko podmiotem przetwarzającym
Firma korzystająca z GastroOS (restauracja, sieć lokali, franczyzodawca lub franczyzobiorca — dalej: „Klient”) umieszcza w systemie dane swoich pracowników, współpracowników i gości. Administratorem tych danych jest Klient, a my przetwarzamy je w jego imieniu, na podstawie umowy powierzenia (Załącznik nr 1 do Regulaminu).
To Klient decyduje, kogo dodaje do systemu, jakie dane wprowadza, w jakim celu i na jakiej podstawie je przetwarza, jak długo je przechowuje i komu w firmie nadaje dostęp. Dotyczy to m.in.:
danych kadrowych — stanowisko, warunki zatrudnienia, stawki, dokumenty, w tym dokumenty zdrowotne,
grafiku, dyspozycyjności, urlopów i nieobecności,
ewidencji czasu pracy, w tym zdjęć wykonanych przy odbiciu na terminalu,
wiadomości na czacie zespołu i ogłoszeń,
lokalizacji kierowców w trakcie dostawy,
danych gości: karta lojalnościowa, numer telefonu, zgody marketingowe, opinie, napiwki, dane dostawy.
Jeżeli jesteś pracownikiem lub gościem lokalu, informacji o przetwarzaniu Twoich danych udziela Ci pracodawca albo lokal, i to do niego kieruj wnioski o dostęp, sprostowanie lub usunięcie danych. Jeżeli napiszesz do nas, przekażemy wniosek Klientowi i pomożemy go wykonać w systemie.
W sieciach i franczyzie zakres danych widocznych dla centrali zależy od konfiguracji ustalonej przez podmioty sieci. To one ustalają między sobą, kto jest administratorem danych.
3. Jakie dane przetwarzamy jako administrator
Obowiązuje zasada minimalizacji — prosimy tylko o dane potrzebne do działania danej funkcji.
3.1. Konto użytkownika
imię i nazwisko, adres e-mail (login), telefon — jeżeli podany,
hasło — wyłącznie jako skrót kryptograficzny; nikt, także my, nie może go odczytać,
ustawienia uwierzytelniania dwuskładnikowego, język, firma, lokale, rola i uprawnienia,
data i wersja zaakceptowanego Regulaminu i Polityki prywatności oraz zgody marketingowej.
3.2. Dane rozliczeniowe Klienta
nazwa firmy, NIP, adres, dane osoby kontaktowej,
plan, status i historia abonamentu, faktury,
identyfikatory nadane przez operatora płatności. Nie widzimy i nie przechowujemy numerów kart płatniczych.
3.3. Dane techniczne i bezpieczeństwa
adres IP, nazwa i typ urządzenia, przeglądarka i system (zapisywane przy sesjach logowania),
logi serwera i logi błędów,
dziennik czynności wykonanych w systemie (kto, co i kiedy zmienił).
3.4. Kontakt, sprzedaż i zgłoszenia
dane z formularza kontaktowego: imię, nazwisko, e-mail, telefon, miasto, treść wiadomości,
informacja, skąd trafiłeś na stronę (parametry kampanii i strona odsyłająca, zapisywane w przeglądarce tylko na czas wizyty i dołączane do wysłanego formularza),
korespondencja e-mail, reklamacje i zgłoszenia błędów (także wysłane przez widżet zgłoszeń w aplikacji, który może dołączyć zrzut ekranu i dane techniczne przeglądarki).
3.5. Czego nie zbieramy
Nie prosimy o PESEL, numer dowodu osobistego ani numer rachunku bankowego do założenia konta. Nie używamy narzędzi analitycznych ani reklamowych i nie używamy identyfikatorów reklamowych.
4. Cele i podstawy prawne
Cel | Podstawa prawna (RODO) i — przy lit. f — nasz prawnie uzasadniony interes |
|---|---|
Założenie i prowadzenie konta, świadczenie usług, wsparcie techniczne | art. 6 ust. 1 lit. b — wykonanie umowy (wobec Klienta i Właściciela konta); art. 6 ust. 1 lit. f — wobec Użytkowników zaproszonych przez Klienta: interes w wykonaniu umowy z Klientem, czyli udostępnieniu usługi jego zespołowi |
Rozliczenia, faktury, księgowość | art. 6 ust. 1 lit. c — obowiązek prawny (przepisy podatkowe i o rachunkowości) |
Bezpieczeństwo, zapobieganie nadużyciom, diagnostyka błędów, dziennik czynności | art. 6 ust. 1 lit. f — interes w ochronie usługi i danych przed nieuprawnionym dostępem, w wykrywaniu i usuwaniu awarii oraz w rozliczalności zmian |
Odpowiedź na formularz kontaktowy, oferta na żądanie | art. 6 ust. 1 lit. b — działania przed zawarciem umowy na żądanie; lit. f — interes w odpowiedzi na skierowane do nas zapytanie |
Informacje handlowe e-mailem | zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO i art. 398 Prawa komunikacji elektronicznej) — możesz ją wycofać w każdej chwili |
Komunikaty serwisowe (zmiany Regulaminu, bezpieczeństwo, płatności) | art. 6 ust. 1 lit. b; lit. f — interes w informowaniu Użytkowników o sprawach dotyczących ich kont i bezpieczeństwa |
Rozpatrywanie reklamacji i zgłoszeń treści | art. 6 ust. 1 lit. b i c (obowiązki z aktu o usługach cyfrowych); lit. f — interes w wyjaśnieniu zgłoszenia |
Ustalenie, dochodzenie i obrona roszczeń | art. 6 ust. 1 lit. f — interes w ochronie naszych praw |
Informacja, skąd pochodzą zapytania z formularza (bez narzędzi zewnętrznych) | art. 6 ust. 1 lit. f — interes w ocenie skuteczności działań promocyjnych |
5. Czy musisz podać dane
Podanie danych jest dobrowolne, ale bez imienia i nazwiska, adresu e-mail i hasła nie założysz konta, a bez danych rozliczeniowych — nie kupisz abonamentu. Zgoda marketingowa jest zawsze dobrowolna i nie wpływa na korzystanie z usługi.
6. Skąd mamy dane
Od Ciebie — przy rejestracji, w formularzach, w korespondencji.
Od Klienta — jeżeli konto założył Ci pracodawca (zaproszenie). W takim przypadku otrzymaliśmy od niego Twoje imię, nazwisko, adres e-mail lub telefon, rolę i lokal.
Automatycznie — dane techniczne podczas korzystania z usługi.
Od operatora płatności — status płatności i faktur.
7. Komu przekazujemy dane
Nie sprzedajemy danych i nie przekazujemy ich w celach marketingowych. Dane otrzymują wyłącznie podmioty, których udział jest niezbędny:
Odbiorca | Co otrzymuje | Cel |
|---|---|---|
Hetzner Online GmbH (Niemcy) | wszystkie dane systemu | hosting serwerów — centrum danych w Falkenstein (Niemcy) |
Postmark (ActiveCampaign, LLC, USA) | adres e-mail, treść wiadomości | wysyłka e-maili (zaproszenia, reset hasła, powiadomienia) |
Stripe Payments Europe, Limited (Irlandia), z przekazaniem do Stripe, LLC (USA) | dane rozliczeniowe Klienta, dane płatności | obsługa płatności, faktury, podatki — Stripe działa także jako odrębny administrator |
Anthropic Ireland, Limited (Irlandia; przetwarzanie także w USA) | treść polecenia i dane potrzebne do odpowiedzi | Funkcje AI (punkt 13) — tylko jeśli z nich korzystasz |
Twilio Ireland Limited (Irlandia; przetwarzanie przez Twilio Inc., USA) | numer telefonu, treść SMS | wysyłka SMS — tylko jeśli funkcja jest używana |
Ybug s.r.o. (Brno, Czechy) | opis, zrzut ekranu i dane techniczne zgłoszenia | obsługa zgłoszeń błędów — tylko gdy wyślesz zgłoszenie |
Biuro rachunkowe, kancelaria prawna | dane rozliczeniowe, korespondencja | księgowość, obsługa prawna |
Organy publiczne | dane wskazane w żądaniu | gdy wynika to z przepisów prawa |
Pełny wykaz podmiotów przetwarzających dane Klientów, w tym dostawców funkcji opcjonalnych (mapy, SMS, wizytówki, portfele cyfrowe), znajduje się w umowie powierzenia (Załącznik nr 1 do Regulaminu).
Dane jednej firmy nie są udostępniane innym firmom korzystającym z GastroOS.
8. Przekazywanie danych poza EOG
Nasze serwery znajdują się w Unii Europejskiej — w centrum danych Hetzner w Falkenstein (Niemcy). Niektórzy dostawcy (np. poczty e-mail, SMS, Funkcji AI) mają siedzibę w USA. Przekazanie danych odbywa się wyłącznie na podstawie:
decyzji Komisji Europejskiej o odpowiednim stopniu ochrony — w tym EU-US Data Privacy Framework, jeżeli odbiorca jest nim objęty, albo
standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską.
Przy każdym dostawcy podajemy podstawę przekazania w wykazie w umowie powierzenia (Załącznik nr 1 do Regulaminu). Kopię stosowanych zabezpieczeń (np. standardowych klauzul umownych) możesz uzyskać, pisząc na kontakt@gastroos.io.
9. Jak długo przechowujemy dane
Dane | Okres |
|---|---|
Konto użytkownika | do usunięcia konta (blokada od razu, anonimizacja po weryfikacji wniosku — najpóźniej w ciągu 30 dni) lub do zakończenia umowy z Klientem; potem do 90 dni (eksport i usunięcie) |
Tokeny resetu hasła | 60 minut (potem nieważne) |
Dane rozliczeniowe i faktury | 5 lat od końca roku, w którym powstał obowiązek podatkowy |
Zgody i akceptacje dokumentów | przez czas trwania umowy i do przedawnienia roszczeń |
Logi bezpieczeństwa i sesje urządzeń (w tym adres IP) | 12 miesięcy |
Dziennik czynności w systemie | przez czas korzystania z usługi przez Klienta, potem usuwany z danymi Klienta |
Formularz kontaktowy i korespondencja | do 12 miesięcy od ostatniego kontaktu, chyba że zawarto umowę |
Dane do obrony przed roszczeniami | do upływu terminu przedawnienia |
Kopie zapasowe | do zakończenia cyklu rotacji kopii (do 14 dni) |
Okresy przechowywania danych Klienta (np. dokumentów pracowniczych, ewidencji czasu pracy) ustala Klient jako administrator — także przez ustawienia retencji w systemie.
10. Twoje prawa
Masz prawo do:
dostępu do danych i otrzymania ich kopii,
sprostowania danych,
usunięcia danych,
ograniczenia przetwarzania,
przenoszenia danych — gdy przetwarzamy je na podstawie umowy lub zgody w sposób zautomatyzowany,
wycofania zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania.
Prawo sprzeciwu. Masz prawo w dowolnym momencie wnieść sprzeciw — z przyczyn związanych z Twoją szczególną sytuacją — wobec przetwarzania Twoich danych opartego na naszym prawnie uzasadnionym interesie (art. 6 ust. 1 lit. f RODO; art. 21 RODO). Sprzeciw wobec przetwarzania w celach marketingu bezpośredniego uwzględniamy zawsze.
Wnioski wyślij na kontakt@gastroos.io. Odpowiadamy w ciągu miesiąca. Możemy poprosić o potwierdzenie tożsamości. Wnioski dotyczące danych wprowadzonych przez pracodawcę lub lokal przekazujemy temu podmiotowi (punkt 2).
11. Skarga do Prezesa UODO
Jeżeli uważasz, że przetwarzamy Twoje dane niezgodnie z prawem, możesz złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, https://uodo.gov.pl). Zachęcamy, by najpierw napisać do nas.
12. Usunięcie konta
Wniosek o usunięcie konta złożysz sam w aplikacji: Moje konto → Usuń konto (wymaga podania hasła). Konto blokujemy od razu (koniec logowania i wszystkich sesji), a po weryfikacji wniosku — najpóźniej w ciągu 30 dni — anonimizujemy je: adres e-mail, ustawienia uwierzytelniania dwuskładnikowego, subskrypcje powiadomień i dane asystenta AI są usuwane. Do tego czasu możesz poprosić o przywrócenie konta. Dane kadrowe przechowywane przez Twojego pracodawcę zostają u niego (punkt 2) — pracodawca dostaje informację o usunięciu konta. Możesz też złożyć wniosek e-mailem — realizujemy go w ciągu 30 dni. Szczegóły: https://gastroos.io/pl/pages/usun-konto.
13. Funkcje sztucznej inteligencji
GastroOS zawiera funkcje oparte na modelach językowych dostawcy Anthropic Ireland, Limited (asystent „OScar”, import grafiku i dokumentów, kategoryzacja faktur, odpowiedzi na recenzje). Funkcje te są oznaczone w systemie.
Do dostawcy przekazywana jest treść polecenia i dane potrzebne do odpowiedzi, w granicach uprawnień użytkownika. Zbędne identyfikatory (np. e-mail, telefon, numer rachunku, PESEL) usuwamy przed wysyłką tam, gdzie funkcja tego nie wymaga.
Zgodnie z warunkami komercyjnymi dostawca nie trenuje modeli na treściach przekazywanych przez API i przetwarza je jako podmiot przetwarzający; przekazanie do USA odbywa się na podstawie standardowych klauzul umownych. My również nie trenujemy modeli na danych Klientów.
Asystent może zapamiętać fakty z rozmowy. Możesz je przejrzeć i usunąć („Zapomnij”).
Klient może wyłączyć Funkcje AI dla swojej firmy.
14. Zautomatyzowane decyzje i profilowanie
Nie podejmujemy wobec Ciebie decyzji wywołujących skutki prawne lub podobnie istotne wyłącznie w sposób zautomatyzowany. System wylicza godziny, koszty, wyniki i propozycje grafiku, ale o publikacji grafiku, urlopie, zablokowaniu pracownika czy komunikacji obowiązkowej zawsze decyduje uprawniony człowiek.
Nie profilujemy użytkowników w celach reklamowych.
15. Zdjęcie przy odbiciu i lokalizacja kierowców
Te funkcje włącza Klient jako pracodawca i to on jest administratorem tych danych.
Zdjęcie przy odbiciu na terminalu służy wyłącznie potwierdzeniu, kto rozpoczął lub zakończył pracę. Nie stosujemy rozpoznawania twarzy ani biometrii. Zdjęcie widzą tylko osoby zarządzające lokalem, a system usuwa je automatycznie po 90 dniach.
Lokalizacja kierowcy jest zbierana wyłącznie w trakcie aktywnej dostawy, w aplikacji kierowcy, i usuwana po 7 dniach.
16. Aplikacja mobilna i uprawnienia urządzenia
Aplikacja GastroOS przetwarza te same dane co wersja przeglądarkowa. Korzysta z uprawnień:
internet — połączenie z serwerem,
aparat — tylko gdy go użyjesz: zdjęcie przy odbiciu, skaner kodu QR, zdjęcie do zadania lub profilu,
lokalizacja — wyłącznie w trybie kierowcy w trakcie aktywnej dostawy,
powiadomienia — jeżeli je włączysz.
Aplikacja nie korzysta z kontaktów, kalendarza, mikrofonu, SMS-ów ani identyfikatora reklamowego i nie odczytuje zdjęć w tle — plik trafia do systemu tylko wtedy, gdy sam go wskażesz.
17. Pliki cookies i pamięć urządzenia
Używamy wyłącznie plików cookies i pamięci przeglądarki niezbędnych do działania usługi. Nie używamy narzędzi analitycznych ani reklamowych innych firm. Szczegóły i lista plików: https://gastroos.io/pl/pages/polityka-cookies.
18. Bezpieczeństwo
Stosujemy m.in.: szyfrowane połączenia, separację danych każdej firmy egzekwowaną po stronie serwera i bazy danych, role i uprawnienia, hasła i kody PIN przechowywane jako skróty, blokadę po nieudanych próbach logowania, uwierzytelnianie dwuskładnikowe, skanowanie przesyłanych plików, szyfrowanie danych dostępowych do integracji, dziennik czynności i regularne kopie zapasowe.
Nigdy nie prosimy o hasło ani PIN e-mailem, telefonicznie ani przez komunikator. Jeżeli zauważysz coś niepokojącego, napisz na kontakt@gastroos.io.
19. Dzieci
GastroOS jest usługą dla firm i nie jest kierowany do dzieci. Konta mogą zakładać osoby, które ukończyły 16 lat. Jeżeli lokal zatrudnia osoby młodociane, za przetwarzanie ich danych odpowiada lokal jako pracodawca.
20. Zmiany polityki
Możemy aktualizować tę politykę, np. przy zmianie funkcji, dostawców lub przepisów. O istotnych zmianach informujemy w aplikacji i e-mailem przed ich wejściem w życie. Aktualna wersja jest zawsze pod adresem https://gastroos.io/pl/privacy.
21. Kontakt
Wojciech Czajer — GastroOS ul. Norberta Barlickiego 7, 43-300 Bielsko-Biała E-mail: kontakt@gastroos.io