Do czego to służy
Administratorem danych swoich pracowników jesteś Ty. Okresy przechowywania akt osobowych, badań i orzeczeń wynikają z przepisów, które dotyczą Twojej firmy. Dlatego to Ty wpisujesz je w GastroOS, a my niczego nie zakładamy za Ciebie.
Dopóki nie ustawisz okresu, nie usuwamy niczego. Dokumenty leżą bezterminowo. Po ustawieniu okresu system w nocy trwale kasuje plik i jego dane. Tego nie da się cofnąć.
Kto to widzi
Okresy ustala wyłącznie właściciel. Skutkiem jest trwałe usunięcie dokumentacji kadrowej, więc ta decyzja nie należy do managera lokalu. Inne osoby zobaczą krótką informację o tym, kto może to zrobić.
Krok po kroku
- Wejdź w Ustawienia, zakładkę Firma — ustaw raz, i kliknij kafel Okresy przechowywania.
- Przeczytaj uwagę na górze (oznaczenie 1). Przypomina, że okres ustalasz Ty i że kasowanie jest nieodwracalne.
- Poniżej jest lista rodzajów dokumentów, na przykład Umowa, Szkolenie BHP, Badania medycyny pracy czy Orzeczenie lekarskie. Przy każdym widzisz albo ustawiony okres, albo napis Nie ustawiono — trzymamy bezterminowo. Przy rodzajach z danymi o zdrowiu jest plakietka dane o zdrowiu.
- Przy wybranym rodzaju kliknij Ustaw okres (oznaczenie 2).
W polu Ile miesięcy (oznaczenie 1) wpisz długość okresu w miesiącach.
- Z listy Licz od (oznaczenie 2) wybierz, od kiedy liczyć okres:
- Od wgrania dokumentu: dla dokumentów bez własnej daty ważności.
- Od utraty ważności: typowe dla badań i orzeczeń. Dokument bez daty ważności liczymy od wgrania.
- Od zakończenia zatrudnienia: typowe dla akt osobowych. Osoby wciąż zatrudnionej to nie dotyczy, bo jej okres jeszcze się nie zaczął.
- W polu Podstawa (opcjonalnie) (oznaczenie 3) możesz wpisać, skąd wynika ten okres, na przykład przepis. Zapisujemy to obok okresu, żeby odpowiedź była pod ręką, gdy ktoś zapyta.
- Kliknij Policz, ile zniknie (oznaczenie 4). System pokaże, ile dokumentów kwalifikuje się do usunięcia już dziś, albo informację, że dziś nic się nie kwalifikuje.
- Dopiero teraz odblokuje się przycisk Zapisz okres (oznaczenie 5). Kliknij go, jeśli skutek jest dla Ciebie w porządku.
Ustawienia i opcje
- Zmiana okresu. Przy ustawionym okresie zamiast Ustaw okres jest Zmień. Po każdej zmianie wartości trzeba ponownie kliknąć Policz, ile zniknie.
- Zdjęcie okresu. Kliknij Zdejmij okres i potwierdź. Dokumenty tego rodzaju przestaną być usuwane i znów będą leżeć bezterminowo. Okres możesz ustawić ponownie.
- Duża liczba dokumentów. Gdy do usunięcia jest bardzo dużo dokumentów, pierwszej nocy zniknie tylko część, a reszta kolejnymi nocami.
Co jeśli…
- Przycisk Zapisz okres jest nieaktywny. Kliknij najpierw Policz, ile zniknie. Zapis odblokuje się po policzeniu skutku, bo kasowania nie da się cofnąć.
- Widzę „Skutek nie został jeszcze policzony dla tych wartości”. Zmieniłeś wartości po obliczeniu. Policz skutek jeszcze raz.
- Nie wiem, jaki okres wpisać. To decyzja prawna. Zapytaj księgowego lub prawnika. Do czasu decyzji zostaw Nie ustawiono, wtedy nic nie jest usuwane.
- Nie widzę możliwości ustawienia okresu. Okresy ustala tylko właściciel firmy.