Do czego to służy
Pracownicy wgrywają swoje dokumenty (umowy, badania, szkolenia) sami. Ty widzisz je w jednym miejscu: najpierw to, co czeka na Twoją decyzję, potem listę osób, którym czegoś brakuje albo coś wygasa. Możesz też wgrać dokument za pracownika, który przyniósł papier.
Kto to widzi
Zakładki zespołu widzą właściciel i kierownik, czyli osoby z uprawnieniem do zarządzania pracownikami. Pracownik widzi tylko swoje dokumenty. Dokumenty zdrowotne, na przykład badania, są dostępne wyłącznie dla właściciela i kierownika, nie dla lidera zmiany.
Masz kilka lokali? Lista dotyczy lokalu wybranego w menu u góry. Po wybraniu Cała firma zobaczysz osoby ze wszystkich lokali.
Krok po kroku
- Otwórz w menu pozycję Dokumenty. Zaczynasz od zakładki Do zatwierdzenia i braki zespołu (oznaczenie 1). Liczba przy jej nazwie to dokumenty czekające na decyzję.
- Drugą zakładką jest Wszystkie dokumenty (oznaczenie 2). Trzecia, Moje dokumenty (oznaczenie 3), służy do Twoich własnych dokumentów i pojawia się, gdy Twoje konto jest powiązane z kartą pracownika.
- U góry zobaczysz kafelki: Do zatwierdzenia, Osoby z brakami (oznaczenie 4) i Wygasają w 30 dni.
Zatwierdzanie dokumentów
- W części Do zatwierdzenia wybierz dokument z listy (oznaczenie 1). Na liście są tylko pliki, które przeszły sprawdzenie antywirusem. Obok widzisz szczegóły: nazwę pliku, datę wgrania, termin ważności i rozmiar.
- Kliknij Otwórz dokument (oznaczenie 2) i sprawdź, czy plik jest czytelny i dotyczy właściwej osoby.
- Jeśli wszystko się zgadza, kliknij Zatwierdź i dalej (oznaczenie 3). Dokument zaczyna się liczyć jako ważny w wymaganiach pracownika, a Ty przechodzisz do następnego pliku z kolejki.
- Jeśli plik jest zły, kliknij Odrzuć (oznaczenie 4).
W oknie wpisz Powód odrzucenia (oznaczenie 1), na przykład „nieczytelny skan drugiej strony”, i kliknij Odrzuć dokument (oznaczenie 2). Pracownik zobaczy powód w swoich dokumentach i będzie mógł wgrać poprawiony plik.
Aby szybciej przeglądać kolejkę, użyj klawiszy strzałek w górę i w dół. Przechodzą do poprzedniego i następnego dokumentu.
Braki zespołu i prośba o dokument
- Niżej, w części Braki zespołu, widzisz tabelę: kto (oznaczenie 1) nie ma jakiegoś dokumentu albo ma go odrzuconego, nieważnego lub wygasającego w ciągu 30 dni. W kolumnie Status czytasz, o co chodzi (oznaczenie 2), na przykład Brak albo Wygasa z datą. Kliknięcie nazwiska otwiera kartę pracownika.
- Kliknij Poproś (oznaczenie 3) przy wybranym wierszu.
Potwierdź przyciskiem Poproś (oznaczenie 1). Pracownik dostanie powiadomienie z prośbą o wgranie dokumentu. W wierszu pojawi się napis Poproszono, więc nie poprosisz drugi raz o to samo. Prośbę możesz wycofać na karcie pracownika.
Przegląd wszystkich dokumentów
- Otwórz zakładkę Wszystkie dokumenty. Zawęź listę przyciskami stanu (oznaczenie 1): Wszystkie, Czeka na zatwierdzenie, Zatwierdzony albo Odrzucony. Możesz też wybrać jedną osobę w polu nad tabelą (oznaczenie 2).
- W tabeli widać pracownika, dokument, datę wgrania, stan (przy odrzuconych także powód) i przycisk Pobierz (oznaczenie 3).
Wgranie dokumentu za pracownika
- Ktoś przyniósł papier? Na dole zakładki Do zatwierdzenia i braki zespołu, w części Wgraj dokument za pracownika, kliknij pole „Przeciągnij plik lub kliknij, aby wybrać” (oznaczenie 1) albo przeciągnij tam plik (PDF, JPG lub PNG do 10 MB).
- Po wybraniu pliku ustaw typ dokumentu, w razie potrzeby datę ważności, wskaż pracownika w polu Wybierz pracownika i kliknij Wyślij. Dokument trafi do dokumentów tej osoby po sprawdzeniu antywirusem.
Ustawienia i opcje
- Jakich dokumentów wymagasz od zespołu, ustawiasz w Zespół → Wdrożenia. Gdy firma nie ma jeszcze żadnych wymagań, lista braków jest pusta, a aplikacja pokazuje przycisk Ustaw wymagane dokumenty.
- Liczba braków w tabeli może być większa niż liczba osób, bo jedna osoba może nie mieć kilku dokumentów naraz.
- Przycisk Poproś jest przy dokumentach, których brakuje, które są odrzucone albo wygasły. Przy dokumencie, który czeka na Twoją decyzję, go nie ma, bo pracownik już wgrał plik.
Co jeśli…
- Kolejka jest pusta. Zobaczysz „Nic nie czeka na zatwierdzenie”. Nowe dokumenty pojawią się tu po sprawdzeniu antywirusem.
- Pracownik wgrał dokument, a ja go nie widzę. Plik jest jeszcze sprawdzany antywirusem. Pojawi się w kolejce po chwili.
- Pomyliłem(am) się i odrzuciłem(am) dobry dokument. Poproś pracownika o ponowne wgranie pliku. Nowy plik znów trafi do kolejki.
- Lista jest ucięta. Przy bardzo dużej liczbie pozycji aplikacja pokazuje „Pokazano … z …”. Po załatwieniu tych dokumentów pojawią się kolejne.