Jak zlecać zadania zespołowi i pilnować terminów

Do czego to służy

Na ekranie Zadania zlecasz zespołowi jednorazowe prace, które nie wchodzą w skład stałych checklist. Na przykład „zamów dostawę warzyw na weekend” albo „sprawdź lodówkę nr 2”. Każde zadanie ma termin, priorytet i osobę odpowiedzialną, więc widzisz, co jest zrobione, co trwa i co się spóźnia.

Kto to widzi

Zadania zespołu prowadzi kierownik albo lider zmiany. Pracownik bez tego uprawnienia zobaczy komunikat „Nie masz dostępu do zadań zespołu”. Swoje zadania ma na ekranie Dzisiaj, w karcie Moje zadania, a zadania czekające na kogoś ze stanowiska znajdzie w sekcji Do wzięcia.

Krok po kroku

Przegląd zadań

1. Wejdź w Zadania. U góry widzisz kafelki: wszystkie zadania, W toku, Zaległe (po terminie) i Zrobione z ostatnich 30 dni. Kliknięcie kafelka zawęża listę do tych zadań. Kliknij go ponownie, żeby zdjąć filtr.
2. Wybierz widok (oznaczenie 2 i 3):

• Według statusu: kolumny Zaplanowane, Do zrobienia, W toku i Zrobione. Przeciągnij zadanie do innej kolumny, żeby zmienić jego status.
• Lista: tabela z kolumnami Zadanie, Przypisane do, Status, Rozpoczęte, Zakończone i Termin. Kliknij nagłówek kolumny, żeby posortować.
• Według osób: jedna kolumna na osobę lub stanowisko oraz kolumna Nieprzypisane. Przeciągnij zadanie do innej kolumny, żeby przepiąć je na kogoś innego.

1. Przyciski Wszyscy, Ja i Inni (oznaczenie 4) pokazują zadania według tego, kto je wydał. Poniżej są filtry Status, Osoba i Termin.
2. Zakończone zadania starsze niż 30 dni są domyślnie ukryte. Zaznacz Pokaż zakończone starsze niż 30 dni (oznaczenie 5), żeby je zobaczyć.

Zadanie po terminie ma przy sobie napis, ile dni się spóźnia, na przykład „po terminie 2 dni”.

Dodanie zadania

1. Kliknij Dodaj zadanie (oznaczenie 1 na pierwszym obrazku).

2. 

   Wpisz Treść zadania (oznaczenie 6). To krótki tytuł widoczny na liście.

3. W polu opisu (oznaczenie 7) napisz, co dokładnie trzeba zrobić i na co uważać. Opis możesz sformatować: pogrubienie, kursywa, listy i link.
4. Wskaż, kto ma to zrobić:

• Nieprzypisane: zadanie dostępne dla osób z dzisiejszej zmiany. Kto pierwszy kliknie Wezmę, ten je ma na stałe.
• Konkretna osoba (oznaczenie 8): zadanie trafia od razu do tej osoby.
• Stanowisko: zadanie czeka na kogokolwiek z tego stanowiska, kto je weźmie.

1. Wybierz priorytet: Normalny, Ważny albo Pilny (oznaczenie 9).
2. Ustaw Termin (opcjonalnie) (oznaczenie 10).
3. Jeśli trzeba, kliknij Dodaj załącznik (oznaczenie 11). Możesz dodać zdjęcie, PDF, dokument Word, arkusz Excel albo plik tekstowy, do 15 MB każdy.
4. Kliknij Dodaj zadanie (oznaczenie 12). Jeśli masz kilka lokali, wybierz też lokal, w którym zadanie ma powstać.

Zaplanowanie zadania na później

Przy zadaniu dla konkretnej osoby pojawi się opcja Zaplanuj (pracownik jeszcze nie zobaczy). Takie zadanie czeka w kolejce tej osoby i trafia do kolumny Zaplanowane.

• Zaplanowane zadanie odpalasz przyciskiem Odpal (oznaczenie 18) w kolejce osoby. Wtedy osoba widzi je od razu.
• W widoku Według osób przycisk Zaplanowane (oznaczenie 13) pod kolumną osoby otwiera jej kolejkę (w nawiasie widać, ile zadań w niej czeka). Kolejność zmienisz strzałkami.
• Możesz ustawić Limit aktywnych zadań dla osoby. Gdy skończy zadanie i będzie mieć mniej aktywnych niż limit, następne z kolejki odpali się samo.
• Kolumna Nieprzypisane (oznaczenie 14) zbiera zadania, które nikomu nie przypisano.

Ustawienia i opcje

Karta zadania

Kliknij zadanie na liście, żeby otworzyć jego kartę. Znajdziesz tam:

• pola treści, opisu, priorytetu, terminu i statusu, które możesz zmienić,
• przycisk Przepnij (oznaczenie 15), który przypisuje zadanie komuś innemu albo stanowisku,
• Załączniki: dodawanie, pobieranie i usuwanie plików,
• Komentarze: napisz komentarz i kliknij Dodaj komentarz (oznaczenie 16). Komentarz można też wysłać skrótem Ctrl+Enter,
• Historię przypisań: kto i kiedy przejął zadanie,
• przycisk Usuń zadanie (oznaczenie 17). Po usunięciu masz chwilę, żeby kliknąć Cofnij i przywrócić zadanie.

Zadanie może zmieniać jego twórca albo kierownik. Pozostałe osoby widzą je tylko do odczytu.

Kiedy pracownik może wziąć zadanie

Przycisk Wezmę działa dla osoby, która pracuje w tym lokalu i ma dziś zmianę w opublikowanym grafiku. Zadanie przypisane do stanowiska może wziąć tylko osoba z tego stanowiska. Przy niektórych zadaniach widać też, ile punktów dostanie ten, kto je wykona.

Co jeśli…

• Nie widzę osoby na liście – na liście są tylko osoby, które pracują w lokalu tego zadania. Jeśli lista nie wczytała się, odśwież stronę.
• Nie mogę przenieść zadania do kogoś – ta osoba nie ma dziś przypisania w lokalu tego zadania. Wybierz kogoś innego.
• Zadanie jest zrobione i chcę je przenieść – zrobionych zadań nie przenosimy, żeby historia została przy osobie, która je wykonała.
• Nie mogę zaplanować zadania – zadanie, które jest już w toku, nie wróci do zaplanowanych. Zaplanować można też tylko zadanie z przypisaną osobą.
• Nie widzę starych zadań – zakończone zadania starsze niż 30 dni ukrywa filtr. Zaznacz Pokaż zakończone starsze niż 30 dni.
• Lista pokazuje tylko najnowsze zadania – gdy otwartych zadań jest bardzo dużo, ekran pokazuje najnowsze, a starsze pojawią się po zamknięciu tych.

Powiązane

• Jak ustawić alert, na przykład na zadanie po terminie
• Jak wykonać checklistę i sprawdzić historię wykonań