Do czego to służy
Kartoteka sprzętu to lista urządzeń w Twoim lokalu: chłodni, mroźni, pieców, zmywarek i innych maszyn. Przy każdym urządzeniu zapiszesz, kto je dostarczył, do kiedy trwa gwarancja i kiedy wypada przegląd. Dzięki temu nie szukasz papierów, gdy coś się zepsuje.
Urządzenia z kartoteki pojawiają się też w innych miejscach. Pracownik wybiera je, gdy wpisuje temperaturę w HACCP albo zgłasza usterkę. Czujnik temperatury podłączysz do konkretnego urządzenia.
Kto to widzi
Kartotekę prowadzi właściciel, kierownik albo inna osoba z uprawnieniem do zarządzania sprzętem. Pracownik bez tego uprawnienia korzysta ze Sprzętu głównie po to, żeby zgłosić awarię w zakładce Usterki. Zakładka Serwis jest dostępna tylko dla osób, które zarządzają sprzętem.
Kartoteka dotyczy jednego lokalu, tego, który wybrano w menu. Jeśli masz kilka lokali, najpierw wybierz właściwy lokal w menu.
Krok po kroku
Dodanie urządzenia
- Wejdź w Sprzęt. Na górze widzisz trzy zakładki: Sprzęt, Usterki i Serwis (oznaczenie 2). Pierwsza pokazuje listę urządzeń lokalu.
- Kliknij Dodaj urządzenie (oznaczenie 1).
Wpisz Nazwę (oznaczenie 7), na przykład „Chłodnia główna”. To pole jest wymagane.
- Wybierz Typ (oznaczenie 8): chłodnia / lodówka, mroźnia, witryna, bemar / wydawka, piec, zmywarka, magazyn albo inne.
- Jeśli urządzenie ma być pilnowane w HACCP, ustaw Próg min °C i Próg max °C (oznaczenia 9 i 10). To dopuszczalny zakres temperatury. Domyślnie okno proponuje zakres od 0 do 5 stopni, czyli taki jak dla lodówki. Dla mroźni zmień go na właściwy.
- W polu Dostawca / serwisant (oznaczenie 11) wskaż firmę z listy kontrahentów. Możesz też wpisać Serwis / producent i Telefon serwisu. Numer telefonu będzie później widoczny na karcie urządzenia, więc od razu wiadomo, do kogo dzwonić.
- Wpisz Gwarancję do (oznaczenie 12) i Przegląd do (oznaczenie 13). Gdy termin się zbliża albo minął, przy urządzeniu na liście pojawia się kolorowa plakietka, na przykład „przegląd do” z datą.
- Możesz też podać Numer seryjny, Datę zakupu, Cenę zakupu (zł), Osobę odpowiedzialną i Uwagi. Te pola są nieobowiązkowe.
- Kliknij Zapisz urządzenie (oznaczenie 14).
Pola takie jak cena, gwarancja czy dostawca są dodatkiem. Urządzenie z samą nazwą i progami temperatury też działa.
Zmiana danych i karta urządzenia
- Przy urządzeniu na liście kliknij Edytuj (oznaczenie 5 na pierwszym obrazku), żeby poprawić dane. Okno wygląda tak samo jak przy dodawaniu.
- Kliknij Karta (oznaczenie 3), żeby otworzyć pełną kartę urządzenia.
Na karcie widzisz wszystkie dane urządzenia, jego usterki i historię serwisu. Pod nazwą jest etykieta QR. Kliknij Drukuj etykietę (oznaczenie 18) i naklej wydruk na urządzenie.
- Gdy ktoś zeskanuje kod telefonem i się zaloguje, trafia prosto na kartę tego urządzenia. Zgłoszona stamtąd usterka od razu ma imię i nazwisko zgłaszającego.
- Z karty możesz też od razu dodać wpis serwisowy przyciskiem Dodaj wpis (oznaczenie 19). Opisujemy to w artykule o historii serwisu.
Podłączenie czujnika temperatury
Jeśli masz czujnik, który sam wysyła odczyty temperatury, podłączysz go do urządzenia za pomocą kodu czujnika. Kod działa jak hasło: czujnik pokazuje nim, że jest właśnie od tej chłodni.
- Przy urządzeniu kliknij Czujniki (oznaczenie 4 na pierwszym obrazku).
- W polu etykiety (oznaczenie 15) wpisz nazwę, żeby wiedzieć, do czego kod służy, na przykład „czujnik Wi-Fi w mroźni”.
- Kliknij Wydaj kod (oznaczenie 16).
- Skopiuj kod przyciskiem Kopiuj kod i wklej go w ustawieniach czujnika. Kod pokazujemy tylko raz. Po zamknięciu okna nie da się go już zobaczyć, więc zrób to od razu.
- Kliknij Gotowe.
Wydane kody widzisz na liście Wydane kody razem z informacją, kiedy ostatnio były użyte. Jeśli kod wpadł w niepowołane ręce albo wymieniasz czujnik, kliknij przy nim Unieważnij (oznaczenie 17). Taki czujnik przestanie zapisywać odczyty.
Wyłączenie wycofanego urządzenia
Gdy urządzenia już nie używasz, kliknij Wyłącz (oznaczenie 6 na pierwszym obrazku) i potwierdź. Urządzenie przestaje być liczone w „Bez pomiaru dziś”, znika z wyboru przy wpisie temperatury i zgłoszeniu usterki, a jego czujnik przestaje zapisywać odczyty. Dotychczasowe odczyty, usterki i wpisy serwisowe zostają.
Wyłączone urządzenia znajdziesz w osobnej sekcji Wyłączone. Przycisk Przywróć oddaje urządzenie do użytku.
Ustawienia i opcje
- Progi temperatury używa HACCP do oceny wpisów. Jak wpisywać temperatury, opisujemy w artykule Jak wpisać temperaturę i dostawę w HACCP.
- Eksport (przycisk na górze ekranu) pobiera plik z kartoteką sprzętu. W oknie wybierasz format pliku i okres. Każde pobranie jest zapisywane w dzienniku audytu.
Co jeśli…
- Nie widzę przycisku Dodaj urządzenie – nie masz uprawnienia do zarządzania sprzętem. Poproś właściciela o dostęp.
- Nie widzę urządzenia, które dodałem – kartoteka pokazuje urządzenia lokalu wybranego w menu. Sprawdź, czy wybrany jest właściwy lokal.
- Zgubiłem kod czujnika – kodu nie da się odczytać ponownie. Unieważnij stary kod i wydaj nowy.
- Wyłączyłem urządzenie przez pomyłkę – kliknij Przywróć w sekcji Wyłączone.