Do czego to służy
Wymagana obsada to powtarzalny szablon tygodnia: ile osób na każdym stanowisku potrzebujesz w poniedziałek, we wtorek i tak dalej. Gdy gdzieś potrzebujesz kogoś tylko na część dnia, możesz podać też godziny przyjścia i wyjścia.
Szablon obowiązuje w każdym tygodniu. W siatce grafiku zobaczysz potem, ilu pracowników jest obsadzonych w stosunku do wymaganych („obsadzeni / wymagani”), a niedobory są podświetlone. Dzięki temu od razu widać, w których dniach brakuje ludzi.
Ustawiasz to osobno dla każdego lokalu.
Kto to widzi
Obsadę ustawia osoba układająca grafik, czyli ktoś z uprawnieniem do edycji grafiku (zwykle kierownik lub właściciel). Pozostałe osoby zobaczą komunikat, że nie mają dostępu do edycji.
Zanim zaczniesz, dodaj stanowiska w Zespół → Stanowiska. Bez stanowisk ekran pokaże komunikat „Brak stanowisk”.
Krok po kroku
Otwórz w menu Grafik i czas → Wymagana obsada. Zobaczysz nazwę lokalu i tabelę Szablon obsady: w wierszach są stanowiska, w kolumnach dni od poniedziałku do niedzieli.
- W komórce na przecięciu stanowiska i dnia wpisz liczbę osób (oznaczenie 1), np. 2 kelnerów w piątek. Puste pole albo 0 oznacza, że w tym dniu nie wymagasz nikogo na tym stanowisku.
- Jeśli ktoś pracuje tylko przez część dnia, kliknij ikonę zegara obok liczby (oznaczenie 2). Opisujemy to niżej.
- Gdy wypełnisz tabelę, kliknij Zapisz szablon pod tabelą. Zobaczysz potwierdzenie „Zapisano wymaganą obsadę”.
Dopóki nie klikniesz Zapisz szablon, nic się nie zmienia. Przy niezapisanych zmianach obok przycisku widać napis „Masz niezapisane zmiany.”
Jak ustawić godziny przyjścia i wyjścia
Kliknij zegar w komórce, np. dla kelnera w poniedziałek. Otworzy się okno z nazwą stanowiska i dnia.
- Wybierz, jak liczyć obsadę: Cały dzień (oznaczenie 1) albo W godzinach (oznaczenie 2). Przy Cały dzień wpisujesz tylko, ile osób.
Przy W godzinach każdy wiersz oznacza jedną zmianę do obsadzenia. Wpisz Od (godzina przyjścia), Do (godzina wyjścia) i Ile osób, np. 11:00, 19:00, 2 osoby.
- Aby dodać drugą zmianę tego samego dnia, kliknij Dodaj godziny (oznaczenie 1). Wiersze mogą się nakładać, np. 2 osoby od 11:00 do 19:00 i 2 osoby od 17:00 do 23:00. Pod wierszami widać sumę osób.
- Kliknij Zastosuj (oznaczenie 2). Okno się zamknie, ale dane zapiszesz dopiero przyciskiem Zapisz szablon na ekranie.
Ustawienia i opcje
- Skopiuj na. W oknie godzin są przyciski z dniami (Wt, Śr…) oraz Te same godziny w każdy dzień. Użyj ich, aby przenieść ustawione godziny na inne dni.
- Praca do północy. Jako godzinę „Do” wpisz 00:00 (albo 24:00). Zmiana kończąca się następnego dnia też jest dozwolona.
- Limity. W jednej komórce możesz mieć najwyżej 6 przedziałów godzin, a w każdym od 1 do 99 osób. Godziny wpisuj w formacie GG:MM, np. 11:00.
- Odrzuć zmiany. Jeśli odświeżysz stronę przed zapisem, aplikacja przywróci Twoje niezapisane zmiany i pokaże ostrzeżenie. Przyciskiem Odrzuć zmiany wrócisz do ostatnio zapisanego szablonu.
Co jeśli…
- …widzę „Brak lokalu w Twoim zasięgu”? Twoje konto nie ma przypisanego żadnego lokalu. Poproś właściciela o nadanie dostępu.
- …szablon ma wpisy dla wyłączonych stanowisk? Aplikacja pokaże informację o tym. Takich wpisów nie widać w tabeli, a najbliższy zapis je usunie. Aby je zachować, najpierw włącz stanowisko w Zespół → Stanowiska.
- …zapis się nie udał? Pod tabelą pojawi się komunikat z przyczyną, np. że liczba osób w którejś komórce jest nieprawidłowa albo że stanowisko zostało w międzyczasie wyłączone. Popraw wskazane miejsce, a gdy trzeba, odśwież stronę i zapisz jeszcze raz.
- …godziny się nie zgadzają? Godzina wyjścia musi różnić się od godziny przyjścia, a te same godziny nie mogą wystąpić w komórce dwa razy. Połącz je w jeden wiersz.