Do czego to służy
Zmiany w edytorze grafiku to na początku wersja robocza. Pracownicy jej nie widzą. Dopiero publikacja pokazuje grafik całemu zespołowi i wysyła powiadomienie o nowym grafiku.
Dzięki temu możesz spokojnie układać grafik i poprawiać go, zanim ktokolwiek go zobaczy.
Kto to widzi
Publikować grafik może właściciel i kierownik z uprawnieniem do publikacji grafiku. Osoba, która może tylko edytować (np. lider zmiany), zobaczy zamiast Sprawdź i opublikuj przycisk Otwórz szkic. Po publikacji grafik widzi cały zespół.
Krok po kroku
- Ułóż zmiany w edytorze (zobacz Jak dodać zmianę w grafiku). Gdy w grafiku jest wersja robocza, na ekranie Grafik widzisz żółty pasek „Jest wersja robocza”. Zespół wciąż widzi poprzedni, opublikowany grafik. Kliknij Sprawdź i opublikuj (oznaczenie 1), żeby wejść do edytora. Przycisk Pokaż wersję roboczą (oznaczenie 2) pokazuje na ekranie szkic zamiast opublikowanego grafiku.
W edytorze kliknij Sprawdź (oznaczenie 4). Aplikacja otworzy panel Zgodność grafiku. Wykrywa nakładające się zmiany, osoby w dniu, w którym są niedostępne albo mają zatwierdzone wolne, niewłaściwe stanowisko, zbyt krótki odpoczynek między zmianami oraz przekroczone limity godzin.
- Przeczytaj wynik:
- Blokady trzeba rozwiązać, czyli poprawić grafik. Możesz też świadomie odstąpić od reguły: kliknij Odstąp od reguły, wpisz Powód odstąpienia i kliknij Potwierdź odstąpienie. Powód zapisze się razem z Twoim nazwiskiem. Do odstąpienia potrzebujesz odpowiedniego uprawnienia.
- Ostrzeżenia nie blokują publikacji. To podpowiedzi, że warto coś sprawdzić.
- Gdy wszystko jest w porządku, panel pokazuje status Zgodny i napis „Grafik zgodny z regułami — możesz opublikować”. Po poprawkach kliknij Sprawdź ponownie (oznaczenie 2 na obrazku poniżej). Przy przycisku Zgodność w nawiasie widzisz liczbę znalezionych uwag.
- Gdy grafik jest gotowy, kliknij Opublikuj (oznaczenie 5). Jeśli grafik nie był jeszcze sprawdzony albo zmienił się od ostatniego sprawdzenia, aplikacja sprawdzi go sama. Przy blokadach publikacja się nie uda i zobaczysz komunikat „Grafik ma blokady zgodności”.
- Na górze edytora pojawi się pytanie: „Opublikować grafik? Wersja robocza stanie się widoczna dla całego zespołu.”. Kliknij Opublikuj teraz (oznaczenie 3 na obrazku poniżej). Anuluj zostawia wszystko bez zmian.
Gotowe. Zobaczysz komunikat „Grafik opublikowany” z informacją, ile zmian dodano, usunięto i zmieniono. Zespół dostaje powiadomienie, a edytor zamyka się sam.
Przycisk Gotowe (oznaczenie 3) w lewym górnym rogu zamyka edytor bez publikowania. Wersja robocza zostaje i możesz do niej wrócić.
Jeśli chcesz wycofać zmiany
Kliknij Więcej, a potem Odrzuć wersję roboczą (oznaczenie 12), i potwierdź. Wszystkie zmiany robocze znikną, a zespół nadal widzi poprzednio opublikowany grafik. Tej operacji nie można cofnąć. Jeśli grafik na ten okres nigdy nie był publikowany, aplikacja zapyta, czy odrzucić samą wersję roboczą, czy usunąć cały grafik.
Powrót do wcześniejszej wersji
Każda publikacja tworzy nową wersję, a poprzednia trafia do archiwum. Na ekranie Grafik na dole jest sekcja Historia wersji. Kliknij Pokaż, a przy wybranej wersji Podejrzyj albo Przywróć. Przywrócenie robi z kopii tej wersji nową wersję roboczą i otwiera edytor. Opublikowany grafik zostaje bez zmian, dopóki sam nie opublikujesz nowej wersji.
Ustawienia i opcje
- Miesięczny, Tygodniowy, Dzienny (oznaczenie 6) – zmieniają zakres, który widzisz w edytorze. Strzałkami obok przechodzisz do poprzedniego lub następnego okresu.
- Generuj grafik (oznaczenie 7) – układa zmiany automatycznie na podstawie wymaganej obsady. Wynik to tylko szkic do przeglądu, nic się nie publikuje, dopóki sam tego nie zrobisz.
- Dodaj nieobecność (oznaczenie 8) – wpisuje pracownikowi nieobecność, np. urlop bezpłatny albo opiekę nad dzieckiem.
- Filtry (oznaczenie 9) – pozwalają pokazać tylko wybrane stanowisko, sekcję albo typ umowy. Tu też włączysz grupowanie wg stanowiska i wiersze wymaganej obsady.
- Więcej (oznaczenie 10) – rzadsze działania: Kopiuj tydzień, Kopiuj na przyszłość (oznaczenie 11, kopiuje układ na kolejny miesiąc do wersji roboczej) oraz Odrzuć wersję roboczą.
- Braki obsady – wiersz w grafiku pokazuje, w których dniach brakuje osób do wymaganej obsady. Gdy wszystko jest obsadzone, widzisz „Obsada kompletna”.
- Utwórz następny miesiąc – strzałka w prawo na końcu paska okresu zakłada grafik na następny miesiąc, jeśli jeszcze go nie ma. Na ekranie Grafik to samo znajdziesz w Więcej jako Nowy grafik miesięczny.
Generator układa zmiany z wymaganej obsady, zatrudnienia i dyspozycyjności pracowników. W oknie Generuj grafik wybierasz zakres dat (oznaczenie 13) i opcje. Dwie z nich:
- Uwzględnij dotychczasowy zaplanowany grafik (oznaczenie 14) – osoby już obsadzone zostają na swoich zmianach, a generator dokłada tylko to, czego brakuje.
- Dodaj wakaty tam, gdzie zabraknie ludzi (oznaczenie 15) – miejsca, których nie da się obsadzić, trafią do grafiku jako wolne zmiany do obsadzenia później.
Inne opcje: Pomiń dni wolne od pracy oraz Dni bez wpisanych dostępności pracownika uznaj za dostępne. Przy każdej jest znak zapytania z krótkim objaśnieniem.
W oknie Dodaj nieobecność wybierasz Pracownika (oznaczenie 16), Rodzaj nieobecności (oznaczenie 17) oraz daty. Opcja Cały dzień (oznaczenie 18) jest domyślnie włączona. Możesz też pominąć weekendy i dodać prywatną notatkę, widoczną dla właściciela.
Co jeśli…
- Opublikuj nie działa i widzę komunikat o blokadach – w panelu zgodności rozwiąż blokady albo odstąp od reguły z podaniem powodu. Potem opublikuj ponownie.
- Widzę „Grafik zmienił się od ostatniego sprawdzenia” – kliknij Sprawdź jeszcze raz, a potem Opublikuj.
- Chcę poprawić grafik, który już opublikowałem – na ekranie Grafik kliknij Edytuj grafik, wprowadź poprawki i opublikuj ponownie. Zespół dostanie powiadomienie, a Ty zobaczysz, ile zmian dodano, usunięto lub zmieniono.
- Kliknąłem Gotowe i nie opublikowałem – edytor się zamknie, a zespół nadal widzi stary grafik. Wersja robocza czeka, aż do niej wrócisz (Pokaż wersję roboczą na ekranie Grafik).
- Ktoś inny zmienił grafik – aplikacja pokaże komunikat „Ktoś zmienił grafik — odświeżono”. Sprawdź obsadę i powtórz operację.
- Układam grafik na telefonie – da się, ale aplikacja podpowiada, że grafik wygodniej edytować na komputerze.