Jak dodać zmianę w grafiku

Do czego to służy

Zmiana to jeden wpis w grafiku: dzień, godziny pracy, stanowisko i osoby, które wtedy pracują. Tu pokazujemy, jak taki wpis dodać i jak go później poprawić.

Wszystko, co wpisujesz, trafia najpierw do wersji roboczej. Zespół nadal widzi poprzedni, opublikowany grafik, dopóki sam go nie opublikujesz.

Kto to widzi

Zmiany dodajesz Ty (właściciel) oraz kierownik, który ma uprawnienie do edycji grafiku. Pracownicy zobaczą nowe zmiany dopiero po publikacji grafiku.

Krok po kroku

Dodanie nowej zmiany

1. Wejdź w Grafik. Przycisk główny po prawej stronie otwiera edytor (oznaczenie 1). Gdy grafik jest już opublikowany i nie ma wersji roboczej, nazywa się Edytuj grafik. Gdy wersja robocza już jest, nazywa się Sprawdź i opublikuj (lub Otwórz szkic, jeśli nie możesz publikować).
2. Szybsza droga: kliknij małe pole + dodaj (oznaczenie 2) w dniu, w którym ma być nowa zmiana. Edytor otworzy się od razu z oknem nowej zmiany, a dzień i osoba będą już wybrane.

Jeśli edytor pokaże najpierw podgląd opublikowanego grafiku, kliknij w nim Edytuj grafik. Aplikacja założy wersję roboczą, a zespół nadal będzie widział poprzedni grafik.

1. W oknie Nowa zmiana sprawdź Dzień (oznaczenie 3). Jeśli trzeba, wybierz inny z listy.
2. Wpisz godziny w polach Od i Do (oznaczenie 4), na przykład 09:00 i 17:00. Obok widzisz, ile godzin trwa zmiana.
3. Z listy Stanowisko wybierz, na jakim stanowisku ma być ta zmiana, np. Kelner (oznaczenie 5).
4. Po prawej, w sekcji Obsada, wskaż osoby na tej zmianie. Zacznij pisać nazwisko w polu Szukaj osoby w lokalu… (oznaczenie 6) i kliknij osobę na liście. Możesz dodać kilka osób. Wybrane osoby pojawiają się u góry jako plakietki, a krzyżyk przy nazwisku usuwa osobę z obsady.
5. Jeśli ta sama zmiana ma się powtarzać w innych dniach, zaznacz dni w sekcji Powtórz w dniach tygodnia. Przycisk Dni robocze (oznaczenie 7) zaznacza od razu poniedziałek–piątek, a Wyczyść zdejmuje zaznaczenie. Pod spodem zobaczysz, ile zmian powstanie.
6. Kliknij Dodaj zmianę (oznaczenie 8). Zmiana pojawi się w grafiku.

Poprawienie zmiany, która już jest w grafiku

1. Kliknij zmianę w grafiku, np. 12–20. Edytor otworzy się z oknem Edytuj zmianę. Wewnątrz edytora robisz to samo.
2. Zmień dzień, godziny albo stanowisko.
3. Żeby zmienić osobę na zmianie, użyj przycisku Zastąp (oznaczenie 9) przy jej nazwisku. Jest aktywny tylko wtedy, gdy w lokalu jest ktoś jeszcze, kogo można wstawić (z tym stanowiskiem i jeszcze nie na tej zmianie). Na obrazku jest wyszarzony, bo takiej osoby nie ma. Gdy jest aktywny, kliknij go, a aplikacja zapyta „Kogo wstawić zamiast…?”. Wybierz Osobę na zastępstwo, wpisz Powód zastąpienia (np. L4, urlop na żądanie, zamiana) i kliknij Zastąp osobę. Możesz też odpiąć osobę krzyżykiem przy nazwisku albo dodać kolejną z listy Dodaj osobę….
4. Kliknij Zapisz zmianę (oznaczenie 10).
5. Przycisk Duplikuj zmianę (oznaczenie 11) tworzy kopię, a Usuń (oznaczenie 12) kasuje zmianę z wersji roboczej.

Na koniec kliknij Gotowe w lewym górnym rogu edytora. Żeby zespół zobaczył zmiany, opublikuj grafik.

Ustawienia i opcje

• Zmiana nocna – jeśli godzina „Do” jest wcześniejsza niż „Od”, aplikacja pokaże informację, że zmiana kończy się następnego dnia.
• Wakat – zmiana bez wybranej osoby to wolne miejsce do obsadzenia. Możesz ją dodać teraz, a osobę przypisać później.
• Lista osób – pokazuje osoby z Twojego lokalu. Przy osobach z innym stanowiskiem niż wybrane aplikacja dopisuje, jakie to stanowisko.
• Powtarzanie – dotyczy dni w okresie tego grafiku. Dni, w których taka zmiana już jest, są pomijane i nie powstają duplikaty.
• Koszt zmiany – jeśli masz dostęp do kosztów, w dolnym rogu okna widać przybliżony koszt zmiany według domyślnej stawki stanowiska.
• Auto – przy stanowiskach kierowców w oknie zmiany pojawia się wybór auta.

Co jeśli…

• Nie widzę przycisku Edytuj grafik ani Sprawdź i opublikuj – Twoje konto nie ma uprawnienia do edycji grafiku. Poproś właściciela o jego nadanie.
• Nie mogę wybrać osoby – sprawdź, czy osoba ma stanowisko i zatrudnienie w tym lokalu. Aplikacja informuje też, gdy nie ma już nikogo do dodania.
• Zmiana jest ukryta w grafiku – wyczyść ustawiony filtr stanowiska albo sekcji.
• Pomyliłem się – po usunięciu zmiany na ekranie pojawia się przycisk Cofnij. Możesz też po prostu poprawić zmianę, bo nic nie jest jeszcze widoczne dla zespołu.
• Widzę komunikat „Taka zmiana już istnieje w wybranych dniach” – w tych dniach jest już identyczna zmiana, więc aplikacja nie dodała duplikatu.

Powiązane

• Jak opublikować grafik
• Jak zgłosić dyspozycyjność