Do czego to służy
Umowa na najem czy prąd kończy się cicho. Jeśli przegapisz okno wypowiedzenia, często przedłuża się na kolejny rok. Rejestr umów trzyma w jednym miejscu wszystkie zobowiązania lokalu i firmy: kto jest stroną, ile kosztuje, kiedy się kończy i do kiedy trzeba zdecydować. Do umowy możesz dołączyć skan albo PDF.
Aplikacja podświetla termin decyzyjny, czyli koniec umowy pomniejszony o okno wypowiedzenia. To ten dzień jest ważny, a nie sam koniec umowy.
Kto to widzi
Rejestr prowadzi właściciel albo kierownik lokalu. Do rejestru umów potrzebny jest moduł Sprzęt i umowy w pakiecie. Jeśli aplikacja pisze, że pakiet go nie obejmuje, wybierz inny lokal albo poproś właściciela o dodanie modułu.
W menu przejdź do Finanse, wybierz Koszty i zakładkę Umowy.
Krok po kroku
- Otwórz zakładkę Umowy. Lista ma kolumny: umowa, kategoria, lokal, kwota, koniec, Decyzja do (oznaczenie 2), pliki i akcje. Kolumna Decyzja do pokazuje termin decyzyjny. Gdy się zbliża, aplikacja podświetla go i pisze, za ile dni nadejdzie.
- Kliknij Dodaj umowę (oznaczenie 1).
Wpisz Nazwę umowy (oznaczenie 1), na przykład „Najem lokalu”. Wybierz Kontrahenta. Jeśli go nie ma, najpierw dodaj go w zakładce Kontrahenci.
- Wybierz Kategorię (oznaczenie 2): Najem, Media, Internet, Serwis, Ubezpieczenie albo Inne.
- W polu Lokal wskaż lokal. Umowa bez lokalu (cała firma) dotyczy całej firmy i jest widoczna w każdym lokalu.
- Ustaw daty w polach Od i Do. W polu Okno wypowiedzenia (dni) (oznaczenie 3) wpisz, ile dni przed końcem trzeba umowę wypowiedzieć. Od tego aplikacja liczy termin decyzyjny.
- W polu Podświetl na ile dni przed (oznaczenie 4) ustaw, jak wcześnie ma pojawić się podświetlenie. Domyślnie jest 30 dni.
- Jeśli chcesz, wpisz Kwotę (zł) i wybierz Okres: miesięcznie, kwartalnie, rocznie albo jednorazowo. Zaznacz Przedłuża się automatycznie, jeśli umowa tak działa. W Uwagach zapisz, co ważne.
- Kliknij Zapisz umowę (oznaczenie 5).
Żeby dołączyć skan, kliknij liczbę w kolumnie plików przy umowie. W oknie Pliki umowy kliknij Dodaj plik (oznaczenie 1). Dozwolone są PDF, JPEG i PNG, do 12 MB.
- Plik jest sprawdzany antywirusem. Do czasu sprawdzenia przy pliku widać „skanowanie…” i nie możesz go pobrać. Po sprawdzeniu pojawia się przycisk Pobierz. Plik odrzucony przez skaner zostaje oznaczony jako odrzucony.
Ustawienia i opcje
- Poprawa umowy. Przycisk z ołówkiem w kolumnie Akcje otwiera formularz, w którym można też odznaczyć Umowa aktywna, gdy umowa wygasła.
- Eksport. Przycisk Eksport zapisuje rejestr do pliku.
- Jedna umowa dla całej firmy. Zapisanie umowy bez lokalu wymaga, żeby moduł obejmował pakiet firmy albo lokal wybrany w menu.
Co jeśli…
- Nie mogę zapisać umowy. Sprawdź, czy wypełniłeś pola z gwiazdką: nazwę, kontrahenta i kategorię. Aplikacja może też informować o braku modułu w pakiecie wybranego lokalu.
- Plik się nie dodaje. Dozwolone są tylko PDF, JPEG i PNG, a plik może mieć najwyżej 12 MB.
- Nie widzę przycisku Dodaj umowę. Rejestr prowadzi właściciel albo kierownik lokalu. Poproś o nadanie uprawnień.
- Umowa wygasła. Otwórz ją przyciskiem z ołówkiem i odznacz Umowa aktywna.