Do czego to służy
GastroOS liczy wynik miesiąca z danych, które do niego trafiają. Faktury kosztowe i sprzedażowe przychodzą z KSeF, sprzedaż i karta dań z kasy, a faktury przesłane mailem do skrzynki e-mail.
Ekran Źródła danych pokazuje wszystkie trzy źródła razem. Widzisz, które działa, kiedy ostatnio coś przysłało i gdzie to naprawić. W dzienniku pod spodem sprawdzisz każde pobranie.
Kto to widzi
Ekran widzi osoba z dostępem do finansów firmy, czyli właściciel oraz kierownik z takim uprawnieniem. Pozostali zobaczą komunikat o braku dostępu. Znajdziesz go w menu w sekcji Finanse, pod pozycją Źródła danych.
Automatyczne pobieranie faktur z KSeF włącza właściciel, który ma dostęp do całej firmy.
Krok po kroku
Ekran składa się z kart: KSeF (oznaczenie 2), Kasa (oznaczenie 3), Skrzynka e-mail (oznaczenie 4) i Dziennik (oznaczenie 5). Przycisk Podłącz źródło (oznaczenie 1) jest nad nimi.
Jak podłączyć nowe źródło
- Kliknij Podłącz źródło.
- Wybierz KSeF (e-faktury) (oznaczenie 1), żeby faktury kosztowe i sprzedażowe przychodziły z KSeF. Albo wybierz Kasa S4H (oznaczenie 2), żeby przysyłała sprzedaż, kartę dań i zamówienia z kasy lokalu.
- Aplikacja przeniesie Cię do ustawień wybranego źródła. Tam wpisujesz dane połączenia.
Jak sprawdzić KSeF
Karta pokazuje stan połączenia (np. Połączono) oraz Ostatnie pobranie. Ważne rzeczy:
- Przełącznik Pobieraj automatycznie (oznaczenie 1). Gdy jest wyłączony, nowe faktury nie wchodzą same i karta o tym przypomina.
- Pobierz historię (oznaczenie 2) prowadzi do pobrania starszych faktur. W polu Historia widzisz, od kiedy faktury są pobrane i w jakim stanie jest pobieranie.
- Ustawienia KSeF (oznaczenie 3) to pełne ustawienia połączenia, w tym token.
Karta pokazuje też Faktury bez treści. To faktury, których nagłówek jest, ale pełnej treści jeszcze nie pobrano. Przycisk Pobierz zleca pobranie w tle, mniej więcej 10 faktur na minutę. W polu Słowa i numery lokali widzisz reguły, według których faktury trafiają do właściwego lokalu. Gdy token zbliża się do końca ważności, karta pokazuje, za ile dni wygasa.
Jak sprawdzić kasę
Karta kasy mówi, czy program przy kasie odpowiada (Program przy kasie działa albo nie odpowiada). Widzisz też:
- Ostatni kontakt i Wersja programu przy kasie,
- Sprzedaż · receptury i Zamówienia (dowozy), czyli co kasa przysyła,
- Karta w kasie, czyli ile pozycji kasa przysłała,
- Ostatnia sprzedaż.
Jeśli od kilku dni nie ma sprzedaży, karta ostrzega, że Wynik miesiąca i karta Pieniądze pokazują przychód jako niepełny. Gdy wersja programu przy kasie jest za stara, pojawia się podpowiedź, żeby pobrać nową w ustawieniach kasy. Ustawienia kasy (oznaczenie 1) prowadzą do tych ustawień.
Jak sprawdzić skrzynkę e-mail
Karta pokazuje adres, na który dostawcy mają wysyłać faktury, i liczniki: Nieprzeczytane, Czeka na lokal oraz Ostatnia wiadomość. Kliknij Kopiuj adres (oznaczenie 1), żeby skopiować adres. Link Skrzynka (oznaczenie 2) otwiera całą pocztę. Jak się z niej korzysta, opisuje artykuł „Jak odbierać faktury w skrzynce e-mail”.
Jak przeczytać dziennik
Dziennik to lista tego, co i kiedy przysłało każde źródło.
- Wybierz źródło na liście Źródło (oznaczenie 1): Wszystkie źródła, KSeF, Kasy albo Karta.
- Kliknij Tylko błędy (oznaczenie 2), jeśli szukasz tego, co się nie udało.
- Kliknij Odśwież (oznaczenie 3), żeby wczytać najnowsze wpisy.
Na zrzucie dziennik jest pusty, bo źródła jeszcze nic nie przysłały. Gdy KSeF, kasa albo skrzynka zaczną działać, w tabeli pojawią się wpisy. W tabeli każdy wpis ma kolumny Kiedy, Źródło, Co przyszło, Czas i Wynik. Wynik to OK, Przerwane, Błąd albo Pominięte. Przy wpisie widać też, czy pobranie było ręczne, czy zrobił je automat. W dzienniku są wpisy z ostatnich 30 dni, a dziennik programu przy kasie obejmuje 14 dni.
Ustawienia i opcje
Wszystkie ustawienia samych połączeń (token KSeF, adres kasy, wersja programu przy kasie) są w osobnych ekranach w sekcji Integracje. Ten ekran je pokazuje i podpowiada, dokąd przejść.
Co jeśli…
- Dziennik jest pusty. Źródła nic jeszcze nie przysłały. Wpisy pojawią się po pierwszym pobraniu.
- Karta KSeF pokazuje „Błąd”. Pod nią zobaczysz powód. Najczęściej KSeF odrzucił token albo wygasł. Zapisz nowy token w Ustawieniach KSeF. Gdy komunikat mówi o limicie zapytań albo niedostępności KSeF, wystarczy poczekać, bo kolejna próba nastąpi sama.
- Nowe faktury nie wchodzą. Sprawdź, czy przy Pobieraj automatycznie jest włączony przełącznik. Jeśli go nie możesz włączyć, poproś właściciela, bo robi to osoba z dostępem do całej firmy.
- Karta kasy mówi, że program przy kasie nie odpowiada. Zajrzyj do Ustawień kasy. Sprawdzisz tam połączenie i wersję programu przy kasie.
- Wynik miesiąca wygląda na za niski. Sprawdź na karcie kasy datę Ostatnia sprzedaż. Gdy kasa dawno nic nie przysłała, przychód jest niepełny.
- Wpis ma wynik „Pominięte”. To pobranie, którego aplikacja nie wykonała, np. bo trwało już inne albo połączenie jest wyłączone. Opis przy wpisie podaje powód.