Jak utworzyć i ustawić szablon checklisty

Do czego to służy

Szablon to wzór checklisty: jej nazwa, pozycje do odhaczenia, pora, w której się pojawia, i osoba, która ma ją wykonać. Z szablonu aplikacja sama tworzy codzienne checklisty na ekranie Dziś.

Raz ułożony szablon pracuje za Ciebie. Pracownicy dostają listę o właściwej porze, a Ty widzisz w historii, kto ją zrobił.

Kto to widzi

Szablony zakładają i zmieniają właściciel oraz kierownik z uprawnieniem do zarządzania checklistami. Pracownik w ogóle nie widzi zakładki Szablony.

Szablony są przypisane do lokalu. Przed pracą wybierz w menu właściwy lokal.

Krok po kroku

Gotowe checklisty na start

Gdy lokal nie ma jeszcze żadnego szablonu, nad pustą listą zobaczysz sekcję Gotowe checklisty. Kliknij Aktywuj przy wybranym wzorze. Aplikacja doda go do lokalu i pokaże, o jakiej porze będzie się pojawiał. Wzór możesz potem zmienić w edytorze.

Nowy szablon od zera

1. Wejdź w Checklisty i otwórz zakładkę Szablony. Kliknij Nowy szablon (oznaczenie 1). Przy każdym szablonie na liście jest też przycisk Edytuj (oznaczenie 2) i menu Więcej działań (oznaczenie 3), w którym wyłączysz szablon. Obie rzeczy opisujemy niżej.

2. 

   Jeśli masz gotową procedurę w PDF lub na zdjęciu, kliknij Importuj z PDF/zdjęcia (oznaczenie 4). Aplikacja odczyta pozycje, a Ty je sprawdzisz, poprawisz i zatwierdzisz. Nic nie zapisze się, dopóki sam tego nie zrobisz. Plik może mieć do 12 MB i do 10 stron (PDF, JPG, PNG lub WEBP).

3. Wpisz Nazwę (oznaczenie 5), na przykład „Otwarcie lokalu”.
4. Wybierz Kategorię (do raportu) (oznaczenie 6): Otwarcie, Zamknięcie albo HACCP. Dzięki temu checklista trafi do właściwego raportu.
5. Ustaw przypisanie (oznaczenie 7): Każdy z lokalu, Stanowisko albo Konkretna osoba. Przy dwóch ostatnich wskaż jeszcze stanowisko lub osobę.
6. Kliknij Dodaj porę (oznaczenie 8), jeśli lista ma pojawiać się sama. Wybierz, kiedy:

• Przy otwarciu lub Przy zamknięciu,
• O godzinie (wpisz godzinę),
• W ciągu dnia.

Potem wybierz powtarzanie: Co tydzień (zaznacz dni od Pn do Nd) albo Co miesiąc (zaznacz dni miesiąca lub Ostatni dzień). Jeśli wskażesz 29, 30 lub 31 dzień, a miesiąc jest krótszy, lista pojawi się w ostatnim dniu miesiąca. Możesz dodać kilka pór, np. rano i wieczorem. Dwóch takich samych pór nie dodasz.

1. Wpisz pozycje (oznaczenie 9) i wybierz typ każdej z nich. Typ mówi, jaki dowód trzeba podać: Odhaczenie, Pomiar, Zdjęcie, Notatka, Ilość, Przebieg auta albo Temperatura HACCP. Przy pomiarze wpisz też Zakres OK (od – do) i jednostkę, np. °C. Pomiar poza zakresem zostanie oznaczony w historii. Kolejne pozycje dodasz przyciskiem Dodaj pozycję (oznaczenie 10).
2. Kliknij Utwórz szablon (oznaczenie 11). Aplikacja nie zapisze szablonu, jeśli któraś pozycja nie ma wybranego typu albo brakuje stanowiska lub osoby przy wybranym przypisaniu.

Jeśli nie dodasz żadnej pory, szablon działa „na żądanie”. Nie pojawi się sam, a pracownik uruchomi go ręcznie przyciskiem Uruchom teraz na ekranie Dziś.

Ustawienia i opcje

Zmiana istniejącego szablonu

1. Na liście szablonów kliknij Edytuj (oznaczenie 2 na pierwszym obrazku).
2. W panelu Ustawienia szablonu zmień Nazwę (oznaczenie 12), przypisanie albo pory. Dni tygodnia wybierasz przy Co tydzień (oznaczenie 13). Kolejną porę dodasz przyciskiem Dodaj porę (oznaczenie 14).
3. Kliknij Zapisz szablon (oznaczenie 15).

W panelu Pozycje możesz:

• dodać pozycję przyciskiem Dodaj pozycję (oznaczenie 18) albo wczytać kilka naraz z pliku przyciskiem Dodaj pozycje z pliku (oznaczenie 16),
• zmienić treść, typ i zakres pozycji przyciskiem Edytuj pozycję,
• zmienić kolejność lub usunąć pozycję w menu Więcej działań przy pozycji (Przenieś wyżej, Przenieś niżej, Usuń pozycję).

Zmiany w pozycjach nie dotyczą checklist, które już zostały rozpoczęte. One zachowują swoją kopię pozycji.

Wyłączenie szablonu

W menu Więcej działań przy szablonie na liście kliknij Wyłącz. Szablon przestaje się pojawiać i nie da się go uruchomić, ale historia zostaje. Wyłączony szablon włączysz z powrotem przyciskiem Włącz.

Własne typy pozycji

Gotowe typy (np. Odhaczenie, Pomiar, Zdjęcie) są zawsze dostępne. Jeśli potrzebujesz własnego, na przykład „Podpis kierownika”:

1. W edytorze szablonu kliknij Zarządzaj typami (oznaczenie 17). Możesz też wejść w Więcej > Typy pozycji na liście szablonów.
2. Kliknij Nowy typ.
3. Wpisz Nazwę (oznaczenie 19) i wybierz Sposób dowodu (oznaczenie 20): Odhaczenie, Liczba / pomiar, Notatka tekstowa, Zdjęcie albo Przebieg auta (licznik). Dla pomiaru możesz dodać jednostkę.
4. Zaznacz Dowód wymagany do zakończenia, jeśli pozycji nie wolno zakończyć bez dowodu.
5. Kliknij Utwórz typ (oznaczenie 21).

Typy możesz też edytować i wyłączać. Gotowym typom możesz zmienić nazwę. Nazwa pokaże się wtedy tak samo po polsku i po angielsku, a przycisk Przywróć nazwę domyślną cofnie zmianę.

Szablony od centrali

Jeśli lokal należy do sieci, część szablonów może pochodzić od centrali. Ich treści nie zmienisz, ale możesz ustawić, kiedy się u Ciebie pojawiają i kto je wykonuje. Służy do tego przycisk Ustaw.

Co jeśli…

• Nie widzę przycisku „Nowy szablon” – wybierz w menu konkretny lokal. Dla widoku całej firmy ten przycisk się nie pokazuje.
• Szablon nie pojawia się na ekranie Dziś – sprawdź, czy jest włączony, czy ma pozycje i czy ustawiona pora przypada na dzisiejszy dzień tygodnia lub miesiąca. Przy szablonie na liście jest podpowiedź, kiedy pojawi się następnym razem.
• Zmieniłem szablon, a dzisiejsza checklista wygląda po staremu – checklisty już rozpoczęte nie zmieniają się. Nowe ustawienia zadziałają przy następnej.
• Import z pliku nie czyta dokumentu – spróbuj wyraźniejszego zdjęcia albo pliku PDF. Bardzo długą procedurę zaimportuj w częściach, najwyżej po 10 stron.
• Chcę usunąć szablon całkiem – szablon można wyłączyć. Dzięki temu historia wykonań zostaje.

Powiązane

• Jak wykonać checklistę i sprawdzić historię wykonań
• Jak ustawić alert, na przykład na niewykonaną checklistę zamknięcia