Jak podłączyć KSeF i pobierać faktury

Do czego to służy

Krajowy System e-Faktur (KSeF) trzyma faktury, które wystawiają Ci dostawcy i które wystawiasz Ty. GastroOS potrafi je stamtąd pobierać sam. Faktury kosztowe trafiają na listę kosztów do zatwierdzenia, a faktury sprzedażowe do rejestru faktur. Nie przepisujesz niczego z papieru ani z maili.

Połączenie jest jedno na firmę, czyli na jeden NIP. Obejmuje lokale, które zaznaczysz. Do połączenia potrzebujesz tokenu KSeF wystawionego dla NIP-u firmy. Token zapisujemy zaszyfrowany i nie pokazujemy go nigdy więcej.

Kto to widzi

Pozycję KSeF (e-faktury) w sekcji Integracje widzi właściciel oraz kierownik z uprawnieniem do finansów. Pozostałe osoby zobaczą komunikat „Brak dostępu”.

Jeśli połączenie obejmuje lokale, do których nie masz dostępu, widzisz je tylko do podglądu. Testowanie, pobieranie, zmianę lokali i tokenu oraz usunięcie wykona osoba z dostępem do wszystkich tych lokali, na przykład właściciel. Automatyczne pobieranie włącza właściciel, bo korzysta z limitu zapytań całego NIP-u.

Krok po kroku

Przycisk Dodaj połączenie (oznaczenie 1) jest nad listą Połączenia KSeF (oznaczenie 2). Gdy nie masz jeszcze żadnego połączenia, formularz jest od razu otwarty.

Dodanie połączenia

1. Wpisz Nazwa (dla Ciebie) (oznaczenie 1). To tylko Twoja etykieta, na przykład nazwa firmy.
2. W polu Z którym KSeF się łączymy (oznaczenie 2) zostaw Prawdziwy KSeF (produkcja), jeśli wklejasz prawdziwy token firmy. Dwie opcje „Tylko próba” służą do ćwiczeń, a faktur firmy w nich nie ma.
3. Zaznacz lokale objęte integracją (oznaczenie 3). Wszystkie muszą należeć do jednej firmy, czyli jednego NIP-u.
4. W polu Token KSeF (oznaczenie 4) wklej token nadany w KSeF dla NIP-u firmy. Pole pokazuje kropki zamiast znaków. Token wygenerujesz w KSeF. Jeśli nie wiesz jak, poproś o to księgową.
5. Kliknij Dodaj połączenie (oznaczenie 5).

Pamiętaj: bez tokenu połączenie zostaje w błędzie. To konfiguracja urzędowa, tak jak w programie księgowym.

Sprawdzenie połączenia

Każde połączenie to osobny wiersz. U góry widać nazwę, stan i listę lokali. Stan to Połączono, Błąd albo Nieskonfigurowane. Przy wygasłym tokenie pojawia się dodatkowa plakietka token wygasł.

1. Kliknij Testuj (oznaczenie 2). Test idzie w tle, więc wynik pojawi się za chwilę w stanie połączenia.
2. Kliknij Pobierz teraz (oznaczenie 1), żeby od razu ściągnąć nowe faktury. Zobaczysz komunikat, że pobieranie zostało zakolejkowane. Faktury pojawią się po chwili.
3. W części Pobieranie zobaczysz, kiedy faktury były pobierane ostatnio. Gdy pobieranie automatyczne jest wyłączone, a od ostatniego pobrania minęła doba, aplikacja ostrzega, że nowe faktury nie wchodzą same.

Zmiana lokali połączenia

1. Kliknij Zmień lokale (oznaczenie 3 na poprzednim obrazku).
2. Zaznacz lub odznacz lokale (oznaczenie 1). Musi zostać co najmniej jeden.
3. Kliknij Zapisz lokale (oznaczenie 2). Komunikat potwierdzi zapis.

Automatyczne pobieranie

Włącz przełącznik Pobieraj automatycznie (oznaczenie 1). Aplikacja będzie regularnie sprawdzać KSeF i pobierać nowe faktury kosztowe i sprzedażowe. Domyślnie przełącznik jest wyłączony i faktury pobierasz przyciskiem Pobierz teraz.

Pod przełącznikiem widzisz, kiedy automat pobierał ostatnio. Jeśli KSeF odrzuci token albo chwilowo ograniczy liczbę zapytań, automat sam się wstrzyma i napisze dlaczego. Gdy KSeF nie odpowiada, wznowi pracę sam. Gdy token jest zły albo wygasł, wklej nowy.

Pobranie starszych faktur (historia)

Sekcja Historia z KSeF jest zwinięta, kliknij jej nagłówek. Służy do pobrania starszych faktur kosztowych i sprzedażowych. Historię uruchamia osoba zarządzająca wszystkimi lokalami połączenia, na przykład właściciel.

1. W polu Od dnia (oznaczenie 1) wybierz, od kiedy pobrać faktury. Aplikacja podpowiada najwcześniejszą możliwą datę.
2. W polu Co pobrać (oznaczenie 2) zaznacz Faktury kosztowe, Faktury sprzedażowe albo obie.
3. Kliknij Pobierz historię. Przy kolejnym razie przycisk nazywa się Pobierz jeszcze raz (oznaczenie 3). Ponowne pobranie nie zdubluje faktur, dociągnie tylko to, czego brakuje.

Pobieranie idzie w tle, w tempie, na jakie pozwalają limity KSeF. Możesz zamknąć stronę. Widzisz postęp (ile miesięcy z ilu) i stan: W kolejce, Pobieranie, Czeka, Gotowe, Przerwane albo Anulowane. Pobieranie możesz przerwać przyciskiem Anuluj i później wznowić. Pobrane już faktury zostają.

Faktury pasujące do kosztów wpisanych wcześniej ręcznie łączymy z nimi automatycznie, bez nowego kosztu. Resztę zatwierdzasz w Kosztach, w kolejce Historia. Tabela miesięcy pod formularzem ma linki do faktur z każdego miesiąca.

Co poszło do KSeF z GastroOS

W menu Finanse → Faktury sprzedaży jest zakładka Wysyłki do KSeF (oznaczenie 1). Pokazuje, co poszło do KSeF i co z tego wróciło. Widzisz tylko dokumenty ze swojego zasięgu.

• Na górze są cztery liczniki: Czeka na potwierdzenie z urzędu, Przyjęte, Odrzucone i Do wyjaśnienia.
• W tabeli każda faktura ma numer, klienta, kwotę brutto i Stan (oznaczenie 3). Stan to na przykład W kolejce, Przyjęta, Odrzucona albo Błąd.
• W kolumnie Szczegóły zobaczysz, czy jest plik XML i potwierdzenie z urzędu, a przy błędzie jego opis.
• Przycisk Odśwież (oznaczenie 2) wczytuje najnowszy stan.

Gdy lista jest pusta, napis „Nic jeszcze nie poszło do KSeF” oznacza, że z GastroOS nie wysłano jeszcze żadnej faktury.

Ustawienia i opcje

• Wymiana tokenu. Gdy token zbliża się do końca ważności, w wierszu połączenia pojawia się ostrzeżenie z liczbą dni. Wygeneruj nowy token w KSeF i kliknij Wklej nowy token. Wpisz go w polu Nowy token KSeF i kliknij Zapisz token. Ważność liczymy od chwili zapisu. Potem kliknij Testuj. Gdy token wygaśnie, pobieranie się zatrzyma, dopóki nie wkleisz nowego.
• Usunięcie połączenia. Kosz w wierszu połączenia usuwa token z GastroOS i kończy pobieranie. Faktury, które już pobrano, zostają. Żeby wrócić, trzeba dodać połączenie od nowa i podać token.
• Przypisywanie faktur do lokali. Jeśli połączenie obejmuje co najmniej dwa lokale, jest sekcja Przypisywanie lokali. Podajesz tam słowa i numery, po których rozpoznajemy lokal, kody odbiorcy z faktury i prefiksy numeracji sprzedaży.
• Dokumenty wymagające uwagi. Gdy jakiegoś dokumentu z KSeF nie udało się wpiąć do rejestru, pojawia się lista Dokumenty wymagające uwagi. Nic nie przepadło. Kliknij Ponów albo Pomiń i wpisz powód. Pominięty dokument nie wróci sam, a powód zostaje w historii wpisu.

Co jeśli…

• Stan to „Błąd”. Pod nazwą połączenia jest powód. Najczęściej token jest zły albo wygasł. Wklej nowy token i kliknij Testuj.
• Nowe faktury nie wchodzą. Włącz Pobieraj automatycznie albo kliknij Pobierz teraz. Sprawdź też, czy token nie wygasł.
• Nie mogę włączyć pobierania automatycznego. Poproś właściciela. Włącza je osoba z dostępem do całej firmy.
• Przy fakturze widzę plakietkę „Lokal do wskazania”. Połączenie obejmuje kilka lokali i aplikacja nie wie, którego dotyczy faktura. Wskaż lokal listą Lokal faktury i kliknij Wskaż. Do tego czasu nie widzą jej osoby z dostępem tylko do jednego z tych lokali. Lokal wskazuje osoba z uprawnieniem do zarządzania finansami.
• Widzę baner, że w innych lokalach czekają faktury na wskazanie lokalu. Przełącz widok na Cała firma przyciskiem z banera i wskaż lokale.
• Połączenie jest tylko do podglądu. Obejmuje lokale spoza Twojego zasięgu. Poproś właściciela.
• Przy zmianie lokali nie mogę zapisać. Zaznacz co najmniej jeden lokal.

Powiązane

• Jak podłączyć źródła danych i sprawdzić, co przysłały
• Jak przypisać ceny surowców z faktur
• Jak odbierać faktury w skrzynce e-mail