Jak podłączyć kasę S4H i ustawić, co z niej pobierać

Do czego to służy

Jeśli Twój lokal ma kasę S4H, GastroOS może sam pobierać z niej sprzedaż, klientów, kartę dań z recepturami i zamówienia dowozów. Nie przepisujesz niczego ręcznie, a raporty, wynik miesiąca i dowozy liczą się z prawdziwych rachunków.

Całość działa przez mały program GastroOS Bridge, który stoi na komputerze przy kasie. W aplikacji nazywa się go też „mostem”. Program tylko czyta dane z kasy i niczego w niej nie zmienia. Jedyny zapis to założenie własnego konta z prawem wyłącznie do odczytu, i to dopiero za Twoim potwierdzeniem.

Ten artykuł pokazuje, jak połączyć kasę z GastroOS i jak ustawić, co ma być pobierane.

Kto to widzi

Ekran S4H (POS) widzi właściciel oraz kierownik z uprawnieniem do finansów. Pozostałe osoby zobaczą komunikat, że integracjami zarządza właściciel lub manager.

Ekran znajdziesz w menu w sekcji Integracje.

Krok po kroku

Ekran ma trzy części: instrukcję Jak podłączyć kasę S4H (oznaczenie 1), listę Urządzenia POS (oznaczenie 2) oraz niżej Kelnerzy i kierowcy z kasy.

Krok 1. Zainstaluj program przy kasie

1. Na komputerze, na którym stoi baza kasy S4H, otwórz GastroOS i wejdź w Integracje → S4H (POS).
2. Kliknij Pobierz program (oznaczenie 1) i uruchom pobrany plik. Jeśli dostajesz instalator, kreator poprowadzi Cię krok po kroku: Dalej, Dalej, Zainstaluj. Wtedy program uruchomi się sam i będzie sam aktualizował się w nocy.
3. W programie wejdź w Ustawienia, kliknij Znajdź bazę automatycznie, a potem Załóż własne konto tylko-do-odczytu. Program sam znajdzie bazę kasy i założy sobie konto, które może tylko czytać. Nie musisz znać haseł do kasy.
4. Kliknij Paruj urządzenie. Program pokaże kod i kod QR.

Gdy link nie działa, pod przyciskiem jest adres do skopiowania z przyciskiem Kopiuj. Jeśli panel pisze, że instalator nie został jeszcze wgrany, link zadziała dopiero po jego wgraniu przez zespół GastroOS.

Krok 2. Zatwierdź kod w GastroOS

1. Wybierz w menu lokal, do którego należy ta kasa. Kasa zostanie przypisana do lokalu widocznego w formularzu. Gdy wybrana jest Cała firma, formularz poprosi najpierw o wskazanie lokalu.
2. Przepisz kod z programu do pola Kod parowania (oznaczenie 1). Możesz też kliknąć Zeskanuj kod z ekranu (przycisk z poprzedniego obrazka, oznaczenie 2) i pokazać kamerze kod QR. Kod trafi wtedy do pola sam.
3. Wybierz Historia sprzedaży (oznaczenie 2), czyli jak daleko wstecz pobrać dane. Są cztery wybory: Tylko od teraz, 3 miesiące wstecz, 13 miesięcy wstecz (zalecane) i Cała historia. Trzynaście miesięcy pozwala porównać rok do roku od pierwszego dnia. Całą historię wybieraj tylko wtedy, gdy naprawdę potrzebujesz starych danych. W dużym lokalu to ponad milion pozycji.
4. Kliknij Zatwierdź i podłącz (oznaczenie 3).

Gdy się uda, zobaczysz komunikat, że urządzenie zostało podłączone i zacznie wysyłać sprzedaż przy najbliższej synchronizacji.

Krok 3. Włącz uruchamianie przy starcie

W programie przy kasie włącz Uruchamiaj przy starcie. Od tej pory sprzedaż płynie sama. Co ma być pobierane i jak często, ustawiasz już w GastroOS, więc nie musisz wracać do komputera w lokalu.

Krok 4. Sprawdź stan urządzenia

Każda kasa to jeden wiersz na liście Urządzenia POS. Widać w nim nazwę, lokal, moment ostatniego kontaktu, wersję programu przy kasie i plakietkę stanu: Podłączone, Czeka na zatwierdzenie albo Odłączone.

W wierszu są też:

• Pole Aktualizuj automatycznie w nocy (oznaczenie 1). Program instaluje nowe wersje między 2:00 a 5:00 czasu komputera w lokalu, żeby nie przerywać tablicy dowozów w pracy. Gdy czeka nowa wersja, możesz kliknąć Aktualizuj teraz. Program na chwilę przestanie wysyłać dane.
• Rozwijana pozycja Dziennik mostu (oznaczenie 2). Po rozwinięciu zobaczysz, co i kiedy przysłał program w ostatnich 14 dniach. Listę zawęzisz polem Pokaż, na przykład do samej sprzedaży. Wpis ma stan Przyjęte albo Błąd, a przy błędzie krótki opis.
• Przycisk kosza Odłącz urządzenie (oznaczenie 3).

Krok 5. Wybierz, co ma być pobierane

W ramce Co pobierać z tej kasy zaznacz dane, które mają trafiać do GastroOS:

• Sprzedaż: rachunki i obroty.
• Klienci: klienci z kasy.
• Mapa dowozów i zużycie: punkty dowozów i zużycie składników.
• Menu i receptury (oznaczenie 1): karta dań z recepturami.
• Zamówienia (Dowozy na żywo) (oznaczenie 2): zamówienia, które program czyta z kasy co kilkanaście sekund i pokazuje na tablicy Dowozów. Wysyłanie zamówień do kasy włączasz osobno w Dowozach, w ustawieniach.

Pozostałe pola:

1. Pole Co … min (oznaczenie 3) to odstęp między pobraniami sprzedaży, od 5 do 1440 minut. Wpisz liczbę i kliknij poza polem, a zmiana zapisze się sama.
2. Lista Aktualna karta (oznaczenie 4) mówi, co uznajemy za bieżącą kartę dań: pozycje sprzedane w ostatnich 30, 60 albo 90 dni. Karta z kasy zawiera też stare pozycje i surowce, więc to okno oddziela to, co naprawdę sprzedajesz. Pizzerii wystarczy zwykle 30 dni, karcie sezonowej lepiej 90.
3. Lista Historia (oznaczenie 5) pozwala zlecić ponowne pobranie danych od innego dnia. Aplikacja najpierw poprosi o potwierdzenie.

Pola wyboru zapisują się od razu po kliknięciu. Zmiany zaczynają działać od następnego przebiegu programu. Sprzedaż idzie w ustawionym odstępie, a klienci, mapa dowozów i receptury raz na dobę, bo to duże paczki danych.

Krok 6. Powiąż kelnerów i kierowców z pracownikami

Kasa zna obsługę tylko z nazwy konta. Żeby utarg z kasy łączył się z grafikiem i czasem pracy, powiąż te konta z pracownikami.

1. Kliknij Odśwież z rachunków (oznaczenie 1). GastroOS wykryje, kto obsługiwał rachunki.
2. Przy każdym koncie wskaż pracownika z listy. Jeśli aplikacja ma trafną podpowiedź, zobaczysz ją przy koncie i na liście jako „(podpowiedź)”.
3. Konta techniczne, na przykład do wydruków, integratora albo konta zbiorcze, zaznacz jako konto techniczne. Aplikacja zaznacza takie konta po nazwie, ale sprawdź to. Pomyłka po cichu wyłączy prawdziwego kelnera z rankingów.

Nad listą widzisz podsumowanie: ile kont z kasy jest, ile powiązanych, ile do powiązania i ile technicznych.

Ustawienia i opcje

• Odłączenie kasy. Kliknij kosz Odłącz urządzenie i potwierdź Odłącz kasę. Program przestanie wysyłać dane. Żeby podłączyć go znowu, trzeba go sparować od nowa nowym kodem.
• Ponowne pobranie historii. Zmiana na liście Historia każe programowi wysłać dane od nowa. W dużym lokalu to setki tysięcy pozycji i kilkanaście minut pracy. Dane się nie zdublują. Wybór Tylko od teraz wyłącza pobieranie historii wstecz.
• Kilka kas. Każda kasa ma własny wiersz i własne ustawienia.

Co jeśli…

• Przycisk Zatwierdź i podłącz jest szary. Wpisz kod (co najmniej cztery znaki) i wybierz w menu konkretny lokal zamiast Cała firma.
• Plakietka mówi „Czeka na zatwierdzenie”. Program zgłosił się, ale jego kod nie został jeszcze zatwierdzony. Wpisz kod w formularzu Podłącz nowe urządzenie kasy.
• Przy kasie widać ostrzeżenie o starszej wersji programu. Raporty rabatów i storn mogą się wtedy nie zgadzać z wydrukami z kasy. Pobierz aktualny program, podmień plik w tym samym katalogu i w programie wejdź w Ustawienia → Sprawdź dostęp do tabel. Jeśli czegoś brakuje, poproś osobę od informatyki o uruchomienie na serwerze bazy skryptu gastroos_konto_auto.sql, który dogra uprawnienia i nie zmieni haseł. Na końcu zleć ponowne pobranie historii w polu Historia.
• Zamówienia nie pojawiają się na tablicy Dowozów. Sprawdź, czy zaznaczone jest Zamówienia (Dowozy na żywo). Aplikacja ostrzega też, gdy program przy kasie jest w wersji sprzed 0.2.0 i zamówień nie przesyła. Wtedy go zaktualizuj.
• Dziennik pokazuje „Serwer był zajęty”. Program sam ponowi tę paczkę. Nic nie trzeba robić.
• Dziennik pokazuje, że most nie wysłał danych. Błąd jest na komputerze przy kasie, na przykład przy odczycie bazy. Program spróbuje jutro, a szczegóły są pod wpisem.
• Lista kelnerów i kierowców jest pusta. Nie ma jeszcze rachunków, z których da się wykryć obsługę. Wróć po pierwszej synchronizacji.

Powiązane

• Jak podłączyć źródła danych i sprawdzić, co przysłały
• Jak ustawić zamówienia i dowozy w lokalu
• Jak prowadzić menu lokalu