Do czego to służy
Wielu dostawców wysyła faktury mailem. Zamiast przepisywać je do aplikacji, kierujesz tę pocztę na specjalny adres. GastroOS rozpoznaje załączniki, podpowiada, czym są (faktura kosztowa, faktura sprzedaży, raport dostaw), i sam zakłada z nich dokumenty.
Skrzynka pokazuje, co przyszło i co z tym zrobiono. Dzięki temu widzisz od razu, czy jakaś faktura utknęła.
Kto to widzi
Skrzynkę widzi właściciel oraz kierownik z dostępem do finansów. Ekran Skrzynka jest w menu w sekcji Finanse. Pozostałym osobom aplikacja pokaże komunikat o braku dostępu.
Krok po kroku
Jak ustawić przekierowanie poczty
- Skopiuj adres skrzynki. Znajdziesz go w zakładce Ustawienia ekranu Skrzynka (opis w artykule „Jak ustawić skrzynkę i reguły dla poczty z fakturami”) oraz na ekranie Źródła danych pod przyciskiem Kopiuj adres.
- Podaj ten adres dostawcy albo ustaw w swojej poczcie (Gmail, Outlook) przekierowanie maili z fakturami.
- Użyj zwykłego przekazania dalej. Opcja „Prześlij dalej jako załącznik” pakuje mail w plik .eml i faktura zostaje w środku, więc GastroOS jej nie odczyta.
Gdy nic jeszcze nie przyszło, ekran sam przypomina te trzy kroki.
Jak sprawdzić, co przyszło
- Otwórz Skrzynkę z menu. Na liście widzisz każdy mail: temat, nadawcę, datę, nazwy załączników i stan.
- Stan wiadomości to Gotowe, Przetwarzam, Wymaga uwagi albo Pominięty. Przy wiadomościach z kilkoma załącznikami liczy się najgorszy stan.
- Szukaj po temacie, nadawcy lub nazwie pliku w polu na górze (oznaczenie 1).
- Przyciski nad listą zawężają widok. Nieprzeczytane (oznaczenie 2) pokazuje to, czego jeszcze nikt nie otworzył. Wymaga uwagi (oznaczenie 3) pokazuje poczty, które utknęły. Są też przyciski Faktury kosztowe, Faktury sprzedaży, Raporty dostaw, Inne i Odrzucone.
- Kliknij wiadomość, np. tę oznaczoną cyfrą 4, żeby ją rozwinąć. Otwarcie oznacza ją jako przeczytaną dla całej firmy.
Jak sprawdzić i poprawić załącznik
- W rozwiniętej wiadomości kliknij Pokaż treść maila (oznaczenie 1), żeby przeczytać, co napisał nadawca. Czasem tam stoi to, czego brakuje na załączniku, np. informacja, że to korekta.
- Przy załączniku widzisz, za co go uznaliśmy, np. Faktura kosztowa, oraz jak jesteśmy pewni (pewne, prawdopodobne albo do sprawdzenia) i na jakiej podstawie (np. po NIP, z Twojej reguły).
- Jeśli typ jest błędny, wybierz właściwy z listy Zakwalifikuj jako… (oznaczenie 2).
- Podgląd (oznaczenie 3) otwiera załącznik w aplikacji, a Pobierz zapisuje go na komputerze. Podgląd jest dostępny po sprawdzeniu pliku przez skaner antywirusowy.
- Jeśli przetwarzanie się nie udało, kliknij Przetwórz jeszcze raz.
Jak pracować na kilku wiadomościach naraz
Zaznacz pole przy wiadomości, a nad listą pojawi się pasek (oznaczenie 1) z liczbą zaznaczonych oraz przyciskami Oznacz jako przeczytane, Oznacz jako nieprzeczytane, Odrzuć i Odznacz wszystko. Odrzucone wiadomości znajdziesz w przyciskach nad listą pod nazwą Odrzucone. Tam przycisk Przywróć cofa decyzję.
Ustawienia i opcje
Przypisz kontrahenta do tego nadawcy. Gdy GastroOS nie wie, czyj to mail, pod załącznikiem zobaczysz tekst „nie wiemy, czyj to mail”. Kliknij ten przycisk, wskaż kontrahenta i zaznacz zapamiętaj ten adres. Kolejne maile od tego nadawcy przypiszą się same.
Popraw adres nadawcy. Przy przekierowanej poczcie nadawcą jest osoba, która ją przekazała, a nie dostawca. Przycisk poprawia adres na prawdziwego dostawcę.
Wskaż lokal. Poczta, która przyszła na adres firmowy, nie zawsze wskazuje lokal. Taka wiadomość ma stan Wskaż lokal i przycisk Przypisz. Jeśli masz kilka lokali, najpierw wybierz właściwy z listy. Bez lokalu faktura nie ma dokąd trafić.
Co oznaczają typy dokumentów.
- Faktura kosztowa tworzy fakturę kosztową gotową do akceptacji.
- Faktura sprzedaży trafia do rejestru należności, nie do kosztów.
- Raport dostaw importuje kursy do statystyk dostaw.
- Inne zostaje w skrzynce, aż zdecyduje człowiek.
Co jeśli…
- Wiadomość ma stan „Wymaga uwagi”. Rozwiń ją i przeczytaj komunikat przy załączniku. Często wystarczy poprawić typ albo kliknąć Przetwórz jeszcze raz.
- Przy załączniku jest „skanowanie…”. Plik czeka na sprawdzenie antywirusowe. Podgląd będzie dostępny po skanie. Jeśli skaner odrzuci plik, zobaczysz komunikat „plik odrzucony przez skaner”.
- Nie mogę zmienić typu faktury. Jeśli faktura jest już zaakceptowana i zaksięgowana jako koszt, w Skrzynce nie zmienisz jej typu. Kategorię albo lokal zmienisz przez Przeksięguj w Kosztach.
- Nic nie przychodzi. Sprawdź na ekranie Źródła danych, czy adres jest aktywny, i czy przekierowanie w Twojej poczcie wysyła maile z załącznikami. Jeśli w ustawieniach skrzynki włączono listę nadawców, mail od innego adresu zostanie odrzucony.
- Skrzynka pokazuje błąd wczytania. To problem z połączeniem, a nie pusta skrzynka. Twoja poczta jest bezpieczna. Kliknij Spróbuj ponownie.