Do czego to służy
Aplikacja wysyła e-maile w imieniu Twojej firmy: zaproszenia do zespołu, ogłoszenia, powiadomienia o rozbieżności w kasie czy o nieudanej płatności za subskrypcję. Gdy pracownik mówi „nie dostałem zaproszenia”, ten ekran pokazuje, do kogo i kiedy wiadomość wyszła oraz czy dotarła.
Kto to widzi
Historię wysłanych e-maili widzi wyłącznie właściciel firmy. Inni użytkownicy zobaczą komunikat „Tylko właściciel firmy” i prośbę o wgląd do właściciela.
Ekran jest w Ustawienia → Firma — ustaw raz → Wysłane e-maile.
Krok po kroku
- Otwórz ekran Wysłane e-maile. W kolumnach widzisz datę, rodzaj, odbiorcę, temat i status.
- Aby znaleźć konkretną wiadomość, wpisz w pole Szukaj odbiorcy lub tematu (oznaczenie 1) adres e-mail albo fragment tematu.
- Możesz też zawęzić listę filtrem Status (oznaczenie 2), np. do wiadomości z błędem, oraz filtrem Rodzaj (oznaczenie 3), np. do zaproszeń do zespołu.
- Pola Od dnia (oznaczenie 4) i Do dnia zawężają listę do wybranych dat. Przycisk Wyczyść filtry przywraca całą listę.
- Kliknij wiersz wiadomości (oznaczenie 5), żeby zobaczyć szczegóły. Gdy wiadomości jest dużo, listę przewijasz przyciskami Poprzednia i Następna.
Na górze szczegółów widzisz status wiadomości z krótkim wyjaśnieniem oraz odbiorcę, temat, rodzaj, język wiadomości i załączniki.
- Sekcja Co się działo z wiadomością (oznaczenie 1) pokazuje kolejne etapy: wiadomość trafiła do kolejki, została wysłana do serwera pocztowego, a potem albo została doręczona, albo coś poszło nie tak. Przy każdym etapie jest godzina.
- Sekcja Podgląd treści (oznaczenie 2) pokazuje wiadomość tak, jak zobaczył ją odbiorca.
- Przycisk Wróć do listy zamyka szczegóły.
Ustawienia i opcje
Co oznaczają statusy:
- W kolejce – wiadomość czeka na wysłanie. Zwykle trwa to kilka sekund.
- Wysłany – serwer pocztowy przyjął wiadomość, ale nie ma jeszcze potwierdzenia doręczenia.
- Doręczony – skrzynka odbiorcy przyjęła wiadomość.
- Odbity – zły adres albo pełna skrzynka. Wiadomość nie dotarła.
- Spam – odbiorca oznaczył wiadomość jako spam. Kolejne e-maile na ten adres mogą nie dochodzić.
- Błąd – wiadomość nie została wysłana. Powód jest w szczegółach.
- Pominięty – wysyłka e-maili jest wyłączona, więc wiadomość nie wyszła.
Co jeśli…
- Status to „Odbity”. Sprawdź, czy adres odbiorcy jest wpisany bez literówki. Popraw adres i wyślij wiadomość jeszcze raz, np. zaproszenie dla pracownika. Adres, który wcześniej odbił wiadomość, bywa chwilowo wstrzymany. Szczegóły podają wtedy powód.
- Status to „Wysłany” od dłuższego czasu. Potwierdzenie doręczenia czasem się spóźnia. Poproś odbiorcę, żeby zajrzał do folderu ze spamem.
- Status to „Spam”. Poproś odbiorcę o oznaczenie wiadomości jako bezpiecznej i o dodanie nadawcy do kontaktów.
- Zamiast podglądu widzę „Treść usunięta”. Treść wiadomości przechowujemy tylko przez ograniczony czas. Dane o wysyłce, czyli kto, kiedy i ze statusem, zostają.
- Lista jest pusta. Zaproszenia, faktury, oferty i powiadomienia pojawią się tu zaraz po wysłaniu pierwszej wiadomości.