Do czego to służy
Gdy wpis w rejestrze HACCP odbiega od normy, aplikacja zbiera go w zakładce Alerty. Tam zakładasz działanie korygujące, czyli zapis, co zrobiono w odpowiedzi na problem, kto za to odpowiada i do kiedy. Zamknięte działanie z opisem rozwiązania to dowód dla sanepidu, że reagujesz na odchylenia.
Na kontrolę przygotujesz też jednym kliknięciem pakiet dla sanepidu — plik z wydrukami wszystkich rejestrów za wybrany okres. Zakładka Księga HACCP to miejsce na procedury, które zespół potwierdza jako przeczytane.
Kto to widzi
Zakładkę Alerty widzą osoby z dostępem do HACCP, ale działania korygujące zakładają i zamykają osoby z uprawnieniem do zarządzania rejestrami (zwykle kierownik i właściciel). Dokumenty w Księdze HACCP dodaje i zmienia kierownik, a potwierdza je każdy pracownik. Zakładkę Eksport widzą osoby z uprawnieniem do eksportu rejestrów.
Krok po kroku
Obsłuż alert
- Przy zakładce Alerty na pasku HACCP widzisz liczbę spraw do obsłużenia. Kliknij ją. Ta sama liczba pojawia się na ekranie Dziś w panelu Wymaga uwagi.
- W sekcji Odczyty poza zakresem (7 dni) (oznaczenie 1) są temperatury, które wyszły poza dopuszczalne wartości. Poniżej, w sekcji Odrzucone dostawy (30 dni), masz dostawy odrzucone przy przyjęciu.
- Przy wybranym odczycie albo dostawie kliknij Załóż działanie (oznaczenie 2). Otworzy się formularz z już wpisanym tytułem i opisem odchylenia.
- W sekcji Działania korygujące (oznaczenie 3) są wszystkie założone działania. Przełącznik Otwarte pokazuje te, które czekają na zakończenie, a Wszystkie także zamknięte.
- Chcesz założyć działanie od zera, np. po nieprawidłowości z kontroli czystości? Kliknij Nowe działanie (oznaczenie 4). W polu Źródło wybierz, czego dotyczy: odczyt temperatury, dostawa, kontrola czystości, obróbka termiczna, DDD albo ręcznie.
Kliknij działanie na liście, żeby je otworzyć. Wskaż osobę w polu Odpowiedzialny (oznaczenie 1) i ustaw Termin.
- Zmieniaj Status (oznaczenie 2): otwarte, w toku, zamknięte.
- Przy zamknięciu wpisz w polu Rozwiązanie (oznaczenie 3), co zrobiono i z jakim skutkiem. Bez tego opisu nie zamkniesz działania.
- Kliknij Zapisz działanie (oznaczenie 4). Działanie po terminie jest oznaczone napisem po terminie i liczy się na ekranie Dziś.
Księga HACCP
- Otwórz zakładkę Księga HACCP. Kierownik klika Dodaj dokument (oznaczenie 1).
- Wpisz Tytuł, wybierz Kategorię (Procedura, Instrukcja, Plan HACCP, Wzór rejestru albo Inne), ustaw Wersję i datę Obowiązuje od. W polu Treść możesz wkleić tekst z dotychczasowej księgi.
- Pracownik otwiera dokument i klika Zapoznałem się (oznaczenie 2). Przy dokumencie widać, ilu osób dotyczy potwierdzenie.
- Gdy zmieniasz treść, zmień też numer wersji. Potwierdzenia liczą się osobno dla każdej wersji, więc zespół potwierdzi nową.
Pobierz pakiet dla sanepidu
- Otwórz zakładkę Eksport.
- W grupie Okres wybierz Ostatnie 30 dni (oznaczenie 1), Ten miesiąc albo Poprzedni miesiąc. Możesz też wpisać własne daty w polach Od i Do — najwyżej 366 dni.
- Kliknij Pobierz pakiet dla sanepidu (oznaczenie 2). Składanie pakietu może potrwać kilkanaście sekund — nie zamykaj strony.
- Dostaniesz jeden plik ZIP z wydrukami wszystkich rejestrów HACCP lokalu oraz checklist HACCP za wybrany okres. Lista „Co jest w pakiecie” pod przyciskiem wymienia, co w nim jest.
- Potrzebujesz tylko jednego rejestru? Kliknij Więcej (oznaczenie 3) i wybierz pozycję Osobno: …, np. Osobno: Temperatury.
Ustawienia i opcje
- Czas w pakiecie jest podany w strefie czasowej lokalu.
- Brak uprawnień do rejestru. Rejestr, do którego nie masz dostępu, zostanie pominięty, a w spisie treści pakietu pojawi się o tym informacja.
- Dziennik pobrań. Każde pobranie pakietu zapisuje się w dzienniku audytu.
- Lokal. Pakiet obejmuje lokal wybrany w menu. Przed pobraniem sprawdź, że to właściwy lokal (pokazuje go linia Lokal pod okresem).
Co jeśli…
- Nie mogę założyć działania. Działania korygujące zakłada osoba z uprawnieniem do zarządzania rejestrami. Poproś o nie właściciela.
- Pakiet się nie pobiera, widzę komunikat o zbyt dużej liczbie wpisów. Zawęź okres albo wybierz inny lokal.
- Pakiet jest chwilowo niedostępny. Spróbuj później albo pobierz rejestry osobno z menu Więcej.
- Przycisk „Zapoznałem się” zgłasza błąd. Twoje konto musi być powiązane z osobą w zespole. Poproś kierownika o sprawdzenie.
- Na ekranie jest alert, który już załatwiłem. Załóż do niego działanie i je zamknij. Przy takim odczycie albo dostawie pojawi się oznaczenie obsłużone.