Lista obecności – kto jest w pracy i jak poprawić odbicia

Do czego to służy

Lista obecności porównuje grafik z odbiciami pracowników. W jednym miejscu widzisz, kto powinien być w pracy, kto już się odbił, kto się spóźnia, a kogo nie ma. Ekran odświeża się sam mniej więcej co pół minuty.

To tu poprawiasz też błędy w odbiciach zespołu: dopisujesz zapomniane wejście lub wyjście i zmieniasz złą godzinę. Oryginalne odbicia zostają w historii.

Kto to widzi

Listę widzą właściciel i kierownik lokalu, czyli osoby z dostępem do kart czasu zespołu. Zwykły pracownik zobaczy tylko komunikat, że lista jest dostępna dla kierownika. Swoje godziny sprawdza na ekranie Czas pracy (RCP) (zobacz Jak odbić się w pracy i sprawdzić swój czas pracy).

Poprawianie godzin wymaga osobnego uprawnienia do korekt. Bez niego widzisz same godziny, bez przycisków do zmiany.

Krok po kroku

1. Wybierz w menu Lista obecności. Lokal wybierasz przełącznikiem lokalu w menu. Ekran dotyczy jednego lokalu naraz.
2. Zakładka Na żywo (oznaczenie 1) pokazuje listę, a Zdjęcia z odbić (oznaczenie 2) galerię zdjęć (zobacz Zdjęcia z odbić).
3. Dzień zmieniasz przyciskami Wczoraj (oznaczenie 3) i Dziś (oznaczenie 4), strzałkami obok albo datą (oznaczenie 5). Wybrany dzień zostaje w adresie strony, więc po powrocie z karty pracownika wracasz na ten sam dzień.
4. Przycisk Więcej (oznaczenie 6) otwiera dodatkowe polecenia, np. eksport. Okrągła strzałka (oznaczenie 7) odświeża listę od razu.

5. 

   Na górze listy są cztery liczby: Obecni, Spóźnieni, Nieobecni i Zaplanowani. Pod nimi jest wiersz dla każdej osoby (np. oznaczenie 8).

6. W wierszu widzisz stanowisko i planowane godziny zmiany, pasek postępu zmiany, czas przepracowany i status. Statusy to m.in. Obecny, Spóźniony (z liczbą minut), Nieobecny, Oczekiwany, Zaplanowany, Nieobecność (urlop lub inna absencja) i Poza grafikiem.
7. Pod nazwiskiem zobaczysz godziny Wejście i Wyjście. Gdy zmiana trwa, aplikacja pokazuje, ile zostało do jej końca albo o ile czasu zmiana się przedłużyła.
8. Pod listą stoi Suma dnia: łączny czas Przepracowane i Przerwy wszystkich osób. Zmiany, które trwają, są liczone do teraz. Zmiany bez wyjścia nie wchodzą do sumy i aplikacja pisze o nich osobno.

Jak dopisać zapomniane wejście lub wyjście

1. Znajdź osobę, przy której widać „brak odbicia”. Kliknij Dodaj wejście (oznaczenie 9).

2. 

   W oknie Dodaj brakujące wejście wpisz Godzinę wejścia (oznaczenie 10). Jeśli osoba już wyszła, wpisz też Godzinę wyjścia (opcjonalnie) (oznaczenie 11). Zostaw to pole puste, jeśli osoba nadal jest w pracy.

3. Wybierz Powód (oznaczenie 12): Zapomniane odbicie, Błędna godzina albo Inne. Możesz dodać krótką notatkę.
4. Kliknij Zapisz (oznaczenie 13).
5. Gdy wejście jest, a brakuje wyjścia, przy godzinie wyjścia pojawia się Dodaj wyjście. Okno działa tak samo.

Jak zmienić złą godzinę

1. Przy godzinie wejścia lub wyjścia kliknij ikonę ołówka (opis: „Zmień godzinę wejścia” lub „Zmień godzinę wyjścia”).
2. Wpisz Nową godzinę, wybierz powód i zapisz.
3. Zmieniona godzina dostaje oznaczenie korekta. Oryginalne odbicie z kiosku zostaje w historii, a nowa godzina liczy się w karcie czasu i w Wypłatach.

Karta czasu jednej osoby

Kliknij nazwisko, aby zobaczyć kartę tej osoby: sesje pracy, odbicia i wykryte anomalie w wybranym okresie. Strzałka Lista obecności (oznaczenie 15) wraca do listy na ten sam dzień. Profil pracownika (oznaczenie 16) otwiera dane osoby. Sesje pracy (oznaczenie 17) to jej zmiany. Tu także dopiszesz brakujące wejście.

Ustawienia i opcje

• Więcej > Eksport ewidencji czasu (oznaczenie 14) – zapisuje ewidencję czasu do pliku. Pozycja jest tylko wtedy, gdy masz uprawnienie do eksportu.
• Wczoraj: N do poprawy – żółty pasek nad listą pojawia się, gdy wczoraj ktoś nie wyszedł albo nie odbił wejścia. Przycisk Pokaż przenosi Cię na wczorajszy dzień.
• Przypisz stanowisko – przy pracy poza grafikiem możesz wskazać stanowisko, według którego policzy się wypłata. Grafik się nie zmienia.
• Wiersz kliknięty w dowolnym miejscu otwiera kartę czasu osoby.

Co jeśli…

• Nie mogę dopisać wejścia i widzę prośbę o wybór lokalu – wybierz konkretny lokal w menu. Godziny istniejących odbić zmienisz od razu, ale dopisać brakujące możesz tylko w jednym lokalu.
• Lista jest pusta – komunikat „Brak zmian i odbić w tym dniu” oznacza, że w tym dniu nie ma zmian w grafiku ani odbić.
• Nie widzę ołówka ani przycisku Dodaj wejście – nie masz uprawnienia do korekt. Poproś właściciela.
• Chcę poprawić własne odbicie – własne godziny poprawia tylko właściciel. Jeśli jesteś kierownikiem, zgłoś korektę na swojej karcie czasu. Zatwierdzi ją właściciel.
• Wniosek od pracownika – wnioski o korektę zatwierdzasz w Czas pracy (RCP), zakładka Zespół (zobacz Jak zgłosić i zatwierdzić korektę odbicia).

Powiązane

• Jak zgłosić i zatwierdzić korektę odbicia
• Zdjęcia z odbić
• Jak odbić się w pracy i sprawdzić swój czas pracy