Jak przygotować ofertę na imprezę

Do czego to służy

Gdy klient pyta o wesele, komunię albo catering firmowy, potrzebujesz konkretnej propozycji z ceną. Ten ekran pozwala ją ułożyć z dań, które lokal już ma w karcie. Ceny pobierają się z karty, więc oferta nie wyjdzie z ceną, której w karcie nie ma.

Oferta zaczyna jako szkic. Możesz ją poprawiać do woli. Dopiero wysłanie do klienta zamyka jej treść (opisujemy to w osobnym artykule).

Kto to widzi

Ekran Oferty na imprezy widzą osoby z uprawnieniem „Przygotowanie ofert na imprezy”, zwykle właściciel i kierownik. Wysyłanie ofert klientom to osobne uprawnienie. Pozycja jest w menu w grupie Goście.

Każda oferta należy do jednego lokalu. Jeśli masz wybraną Całą firmę, przy zakładaniu oferty zapytamy, dla którego lokalu ją ułożyć. Ten wybór nie zmienia lokalu w menu.

Krok po kroku

1. W menu wybierz Goście, a potem Oferty na imprezy. Zobaczysz listę ofert: szkice i oferty już wysłane. Kliknij Nowa (oznaczenie 1).

2. 

   Wpisz Tytuł oferty (oznaczenie 1), na przykład „Wesele Kowalskich”. Dodaj Datę imprezy (oznaczenie 2) i Liczbę gości (oznaczenie 3). Kliknij Zapisz (oznaczenie 4). Szkic powstaje dopiero po tym kliknięciu. Wszystko możesz później zmienić.

3. 

   Uzupełnij szczegóły. Poprawiasz Tytuł oferty (oznaczenie 1) i Liczbę gości (oznaczenie 2). W polu Budżet na osobę (zł) (oznaczenie 3) wpisz, ile klient chce wydać na gościa. W Oferta ważna do (oznaczenie 4) ustaw datę, do której trzymasz cenę. W polach Wstęp (oznaczenie 5) i Warunki (oznaczenie 6) wpisz krótki tekst dla klienta. We Wstępie podziękuj za zapytanie. W Warunkach wpisz na przykład zaliczkę, termin płatności i zasady rezygnacji. Każde pole zapisuje się samo, gdy z niego wyjdziesz. Nie ma przycisku „Zapisz”.

4. 

   W panelu Klient wybierz, kim jest zamawiający: Osoba prywatna (oznaczenie 1) albo Firma (oznaczenie 2). Wpisz Imię i nazwisko / nazwa (oznaczenie 3) oraz E-mail (oznaczenie 4). Możesz dodać telefon i adres. Dla firmy podaj jeszcze numer podatkowy (NIP). Osoba prywatna go nie podaje. Bez adresu e-mail nie wyślesz oferty mailem.

5. 

   Przewiń do panelu Karta lokalu. Przy każdym daniu jest przycisk Dodaj (oznaczenie 1). Kliknij go przy daniach, które proponujesz. Danie trafia do oferty z ilością 1 i zaznaczonym „Na osobę”. Cena zapisuje się w chwili dodania, więc późniejsza zmiana w karcie nie zmieni ceny w tej ofercie.

6. 

   Dopracuj pozycje w panelu Pozycje. Zaznaczone Na osobę (oznaczenie 1) znaczy, że ilość mnoży się przez liczbę gości. Odznacz to pole przy pozycji, którą bierzesz raz, na przykład przy torcie dla całej sali. Strzałki Przesuń wyżej (oznaczenie 2) ustawiają kolejność. Przycisk Usuń pozycję na końcu wiersza (nie ma go na obrazku) zdejmuje danie z oferty. Dania możesz pogrupować w sekcje, na przykład „Przystawki” i „Danie główne”, wpisując nazwę w polu Sekcja.

7. Czegoś brakuje w karcie, na przykład obsługi kelnerskiej albo tortu? Kliknij Dodaj własną pozycję (oznaczenie 3) i wpisz nazwę, opis, cenę i ilość.
8. Na dole panelu sprawdź podsumowanie: Netto, Razem brutto i Cena za osobę (oznaczenie 4). Jeśli cena za osobę przekracza Budżet na osobę, zobaczysz ją na czerwono razem z kwotą budżetu.
9. Chcesz zobaczyć, jak oferta wygląda dla klienta? Kliknij Więcej nad szczegółami imprezy, a potem Pobierz podgląd (szkic). Pobierzesz plik PDF, którego nikt jeszcze nie dostał.

Ustawienia i opcje

• Zaproponuj (AI). Przycisk nad listą ofert (oznaczenie 2 na pierwszym obrazku) otwiera okno, w którym wybierasz rodzaj imprezy, liczbę gości, budżet i uwagi, na przykład „bez wieprzowiny”. Program dobiera dania z Twojej karty i układa je w sekcje. Zawsze sprawdź wynik sam, zwłaszcza alergeny i uwagi dietetyczne. Program zna je tylko przy daniach podpiętych do menu gościa. Podobnie działa opcja Uzupełnij przez AI w menu Więcej.
• Kosztorys. W menu Więcej jest też Kosztorys. To dokument dla Ciebie, z cenami jednostkowymi i podsumowaniem VAT. Nie wysyłasz go klientowi.
• Cena własna. Możesz wpisać w pozycji inną cenę niż w karcie. Obok ceny pojawia się wtedy opis „cena własna” i możesz wrócić do ceny z karty.
• Historia. W panelu Historia kliknij Pokaż, żeby zobaczyć, co i kiedy zmieniono w ofercie.
• Skasowanie szkicu. W menu Więcej wybierz Skasuj szkic. Zapytamy o potwierdzenie. Szkic znika razem z pozycjami i nie da się go przywrócić. Wysłanej oferty nie skasujesz.

Co jeśli…

• Przy pozycjach widzę „brak stawki VAT”. Danie w karcie nie ma ustawionej stawki VAT, więc kwota netto może być błędna. Kliknij Uzupełnij w Karcie i food cost, uzupełnij stawkę, a potem zmień cokolwiek w pozycjach (na przykład ilość), żeby oferta pobrała stawkę.
• Wszystkie kwoty wynoszą zero. Pozycje „na osobę” mnożą się przez liczbę gości. Ustaw w ofercie liczbę gości większą od zera.
• Lista dań w panelu Karta lokalu jest pusta. Karta tego lokalu nie ma jeszcze dań. Dodaj je w karcie, a potem wróć do oferty.

Powiązane

• Jak wysłać ofertę i sprawdzić odpowiedź klienta
• Jak wysłać ofertę dnia na karty gości (to inna funkcja: krótka wiadomość do posiadaczy kart lojalnościowych)