Do czego to służy
Każdy koszt i każda faktura mają kategorię, na przykład Surowiec, Najem albo Prąd. Kategorie to plan kont Twojego lokalu: od nich zależy, jak wynik jest pogrupowany i które koszty wchodzą do food costu. Aplikacja ma gotową listę. Ty wyłączasz te, których nie prowadzisz, i dodajesz własne, gdy czegoś brakuje.
Kto to widzi
Kategoriami zarządza właściciel albo kierownik z uprawnieniem do finansów. Pozostałe osoby zobaczą komunikat o braku dostępu.
W menu przejdź do Finanse, wybierz Koszty i zakładkę Kategorie.
Krok po kroku
- Otwórz zakładkę Kategorie. Lista Twoje kategorie jest podzielona na grupy: Towar, Lokal, Media, Ludzie, Transport, Marketing, Prowizje, Usługi i abonamenty, Finansowanie, Podatki i ZUS oraz Pozostałe.
- Przełącznik przy kategorii (oznaczenie 3) włącza ją albo wyłącza. Wyłącz te kategorie, których nie używasz. Znikną z listy wyboru przy nowym koszcie i fakturze, a koszty już wpisane zostaną w raportach. Zamknięte miesiące się nie zmienią.
- Kliknij Edytuj (oznaczenie 2) przy kategorii, żeby zmienić jej ustawienia.
- Kliknij Dodaj kategorię (oznaczenie 1), żeby dopisać własną, na przykład „Opłata franczyzowa”.
Wpisz Nazwę (oznaczenie 1) i wybierz Grupę (oznaczenie 2). Grupa decyduje, gdzie kategoria pojawi się w podziale kosztów.
- Zaznacz Liczy się do food cost (oznaczenie 3) tylko wtedy, gdy to koszt surowca lub towaru, który wchodzi do dania.
- Zaznacz Poniżej kreski (oznaczenie 4) dla podatków i rat. Takie koszty wchodzą do bilansu całkowitego, ale nie obniżają zysku operacyjnego ani marży.
- Przelew VAT do urzędu (oznaczenie 5) zaznacz tylko dla kategorii, w której księgujesz przelewy VAT. To rozliczenie z urzędem, a nie koszt. W widoku netto nie odejmuje się od wyniku, a jego kwotę zobaczysz w panelu VAT na żywo.
- Jeśli większość kosztów tej kategorii ma tę samą stawkę VAT, wybierz Podpowiedź stawki VAT (oznaczenie 6), na przykład 23% dla najmu. Stawka wpisze się sama w formularzu kosztu, a Ty zawsze możesz ją zmienić. Zostaw Bez podpowiedzi, gdy stawki bywają różne.
- Kliknij Zapisz (oznaczenie 7).
Grupa Podatki i ZUS (VAT, Podatek dochodowy, ZUS i zaliczki PIT) leży poniżej kreski. Zysk operacyjny jej nie widzi, a bilans całkowity tak.
Ustawienia i opcje
- Znaczniki przy kategorii. Zobaczysz oznaczenia food cost, własna (dodana przez Ciebie), poniżej kreski, stawkę VAT w rodzaju VAT 23% oraz rozliczenie VAT.
- Wynagrodzenia. Pensji z grafiku nie wpisujesz do żadnej kategorii. Aplikacja liczy je sama z opublikowanego grafiku i pokazuje osobno jako koszt pracy.
- Reguły kontrahentów. Gdy wyłączysz kategorię, która jest użyta w regułach kontrahentów, przenieś te reguły na aktywną kategorię przyciskiem Przenieś reguły kategorii… w kartotece kontrahentów.
Co jeśli…
- Nie mogę wybrać kategorii przy fakturze. Prawdopodobnie jest wyłączona. Włącz ją na tej liście albo wybierz inną.
- Brakuje mi kategorii. Dodaj własną przyciskiem Dodaj kategorię i wybierz właściwą grupę.
- Food cost wychodzi za wysoki albo za niski. Sprawdź, które kategorie mają zaznaczone Liczy się do food cost. Powinny to być tylko koszty towaru i surowców.
- Podatki obniżają mi zysk operacyjny. Sprawdź, czy kategoria ma zaznaczone Poniżej kreski.
- Nie widzę zakładki Kategorie. Nie masz uprawnień do finansów. Poproś właściciela o ich nadanie.