Do czego to służy
Checklista to lista rzeczy do zrobienia o ustalonej porze, na przykład przy otwarciu lub zamknięciu lokalu. Każda pozycja może wymagać dowodu: samego odhaczenia, pomiaru (np. temperatury), zdjęcia albo krótkiej notatki.
Dzięki temu wiesz, kto, kiedy i co dokładnie zrobił. Na ekranie Dziś wykonujesz checklisty. W zakładce Historia sprawdzasz, co zostało zrobione wcześniej.
Kto to widzi
- Pracownik widzi zakładki Dziś i Historia. W historii ma tylko swoje wykonania (Moje wykonania).
- Kierownik i właściciel widzą dodatkowo zakładkę Szablony. W historii widzą wszystkie wykonania w lokalu, mogą pobierać raporty i kwestionować pozycje.
Checklisty są przypisane do lokalu. Jeśli aplikacja podpowiada, że checklista jest w innym lokalu, wybierz ten lokal w menu.
Krok po kroku
Wykonanie checklisty
- Wejdź w Checklisty i otwórz zakładkę Dziś (oznaczenie 1). Checklisty są pogrupowane według pory: Otwarcie, Zamknięcie, W ciągu dnia albo konkretna godzina. Kierownik widzi u góry podsumowanie: ile jest Zrobione, ile Zostało i ile jest Po terminie.
- Jeśli checklista nie ma stałej pory, znajdziesz ją niżej w sekcji Na żądanie. Kliknij Uruchom teraz (oznaczenie 2), żeby ją zacząć. Nie możesz uruchomić checklisty, która jest wyłączona albo nie ma żadnych pozycji.
Kliknij pozycję na liście (oznaczenie 3), żeby ją odhaczyć. Cały wiersz jest przyciskiem, więc na telefonie wystarczy dotknąć go w dowolnym miejscu. Pasek Postęp (oznaczenie 4) pokazuje, ile pozycji masz już zrobionych.
- Przy niektórych pozycjach trzeba najpierw podać dowód. Znaczek przy pozycji pokazuje jaki:
- Pomiar: wpisz wartość w polu wartość. Obok widzisz dopuszczalny zakres. Jeśli wpiszesz wartość spoza zakresu, aplikacja zapisze ją i oznaczy jako Pomiar poza zakresem.
- Zdjęcie: kliknij Dodaj zdjęcie i wybierz plik JPEG lub PNG (do 10 MB). Aplikacja chwilę sprawdza plik antywirusowo.
- Notatka: wpisz krótki tekst w polu notatka.
- Gdy wszystkie pozycje są zrobione, kliknij Zakończ checklistę (oznaczenie 5). Aplikacja nie pozwoli zakończyć listy, dopóki któraś pozycja jest niewykonana albo brakuje jej dowodu.
- Zobaczysz komunikat Zakończono na czas albo Zakończono po terminie. Za domknięcie checklisty dostaniesz punkty, jeśli w Twojej firmie działa punktacja.
Sprawdzenie historii (kierownik)
- Otwórz zakładkę Historia. Zobaczysz listę Wykonania checklist. Przy każdym wierszu widać nazwę, rodzaj, liczbę wykonanych pozycji, osobę i status: W toku, Na czas, Po terminie albo Niewykonana.
- Zawęź listę przyciskami u góry: Wszystkie checklisty, Tylko HACCP (sanepid) (oznaczenie 6) albo Zakwestionowane. Możesz też ustawić daty Od i Do (oznaczenie 7) oraz Typ checklisty.
- Kliknij wiersz, żeby go rozwinąć. Zobaczysz każdą pozycję z pomiarem, notatką i zdjęciem (przycisk Podgląd). Pomiary spoza zakresu są wyróżnione na czerwono.
- Kliknij Eksport (oznaczenie 8), żeby pobrać raport. Raport obejmuje ten sam okres i typ, który masz ustawiony na ekranie.
- Przed kontrolą sanepidu kliknij Na kontrolę sanepidu? Pobierz pakiet dla sanepidu (oznaczenie 9). Ten odnośnik widać tylko wtedy, gdy masz uprawnienie do eksportów HACCP. Prowadzi do ekranu, na którym pobierzesz jeden plik z wydrukami rejestrów HACCP i checklist HACCP za wybrany okres.
- Starsze wykonania wczytasz przyciskiem Pokaż starsze na dole listy.
Ustawienia i opcje
Zakwestionowanie pozycji
Gdy ktoś odhaczył pozycję, której w rzeczywistości nie zrobił dobrze, kierownik może ją zakwestionować.
- Rozwiń wykonanie w Historii i kliknij Zakwestionuj przy właściwej pozycji.
- Napisz w polu Co było źle? (oznaczenie 11), co było nie tak. Pracownik dostanie ten komentarz.
- Kliknij przycisk Zakwestionuj (oznaczenie 10). W naszym przykładzie jest na nim dopisek „−5 pkt”: tyle punktów traci osoba, która odhaczyła tę pozycję. Punkty za domknięcie całej checklisty zostają. Jeśli w firmie ta reguła jest wyłączona, punkty nie są odejmowane, ale pracownik nadal dostaje komentarz.
- Pozycja dostaje czerwoną plakietkę Zakwestionowane z Twoim komentarzem. Możesz to cofnąć przyciskiem Cofnij.
Jeśli nie widzisz przycisku Zakwestionuj przy pozycji, nie można jej już zakwestionować.
Pracownik zobaczy zakwestionowaną pozycję w swojej historii, razem z komentarzem. Przycisk Zakwestionowane na górze listy pokazuje tylko takie wykonania.
Kiedy checklista pojawia się na ekranie Dziś
O tym decyduje szablon, czyli pora i dni, które ustawia kierownik. Zobacz Jak utworzyć szablon checklisty.
Co jeśli…
- Widzę „Na dziś nic nie ma” – żadna checklista nie jest dziś zaplanowana ani do uruchomienia ręcznie. Kierownik może dodać szablon albo ustawić mu porę w zakładce Szablony.
- Checklista jest „w przygotowaniu” – pojawi się na ekranie Dziś w ciągu godziny.
- Nie mogę zakończyć checklisty – sprawdź, czy każda pozycja jest odhaczona i czy przy pozycjach z pomiarem, zdjęciem lub notatką dowód został dodany.
- Zdjęcie się nie wgrywa – plik musi być w formacie JPEG lub PNG i mieć najwyżej 10 MB. Jeśli widzisz napis „Skanowanie antywirusowe…”, poczekaj chwilę.
- Wpisałem pomiar poza zakresem – wartość zostaje zapisana i jest widoczna w historii jako odchylenie. Jeśli to była pomyłka, odznacz pozycję i odhacz ją ponownie z poprawną wartością.
- Wykonanie, które widzę na liście, ma status „Niewykonana” – checklista była zaplanowana na tamten dzień, ale nikt jej nie wykonał.
- Chcę poprawić pozycję po zakończeniu – zakończona checklista jest tylko do odczytu, więc pozycji nie odznaczysz. Kierownik może ją co najwyżej zakwestionować.
Powiązane
- Jak utworzyć szablon checklisty
- Jak ustawić alert, na przykład na niewykonaną checklistę otwarcia