Do czego to służy
Faktury od dostawców przychodzą z KSeF, z poczty albo je wgrywasz. Aplikacja wstępnie je przygotowuje: wskazuje kontrahenta, lokal i kategorię. Ty tylko sprawdzasz i zatwierdzasz. Koszt powstaje dopiero po zatwierdzeniu, więc do tego czasu faktura nie zmienia zysku lokalu.
Kto to widzi
Ekran Koszty widzi osoba z uprawnieniem do finansów (właściciel lub kierownik z takim uprawnieniem). Zatwierdza ją osoba z uprawnieniem do zarządzania finansami. Zatwierdzanie i odrzucanie wielu faktur naraz może właściciel firmy albo osoba, której właściciel nadał to uprawnienie w Ustawienia → Role.
W menu znajdziesz to w części Finanse, w pozycji Koszty, na zakładce Faktury.
Krok po kroku
- Otwórz Koszty. Po lewej widzisz kolejki. Gotowe (oznaczenie 1) to faktury bez przeszkód, które zatwierdzisz od razu. W Wymaga uwagi (oznaczenie 2) każdą fakturę coś zatrzymuje, a powód jest przy niej widoczny. W Lokal do wskazania (oznaczenie 3) są faktury z połączenia KSeF obejmującego kilka lokali. W Zatwierdzone (oznaczenie 4) są faktury już rozliczone. Są też kolejki Historia (faktury z importu historii KSeF, których nie dało się sparować z kosztami) i Odrzucone. Przy każdej kolejce widać liczbę faktur.
- Zawęź listę, jeśli chcesz: filtrem Miesiąc wystawienia, Kontrahent albo polem Szukaj (dostawca, numer faktury, NIP).
- Kliknij fakturę na liście. Po prawej otworzy się panel z jej szczegółami i jedną główną akcją Zatwierdź i dalej. Strzałkami ↑ i ↓ przechodzisz do poprzedniej i następnej faktury.
Przeczytaj nagłówek: nazwę dostawcy, numer faktury, daty, skąd faktura przyszła (z KSeF, z maila albo wgrana) i kwotę. Pod nim są kolorowe znaczniki, jeśli coś jest nie tak, na przykład Brak kategorii albo Możliwy koszt ręczny.
- Sprawdź cztery bloki: Lokal (oznaczenie 1), Kategoria (oznaczenie 2), Kontrahent (oznaczenie 3) i Płatność (oznaczenie 4), czyli termin zapłaty. Na dole panelu aplikacja pisze, czego brakuje, na przykład „Do zatwierdzenia brakuje: kategorii.”. Gdy nic nie brakuje, pisze, w którym lokalu powstanie koszt. Pod tym tekstem jest przycisk Zatwierdź i dalej (oznaczenie 5).
Jeśli brakuje kategorii, kliknij pole Kategoria (oznaczenie 1) i wybierz właściwą z listy. Przy kategorii widać, skąd się wzięła: z reguły kontrahenta, z poprzednich zatwierdzeń albo jako podpowiedź AI. Podpowiedź AI to tylko propozycja, a decyzja należy do Ciebie.
Niżej jest formularz z danymi faktury. Sprawdź Dostawcę (oznaczenie 2), Numer faktury (oznaczenie 3), NIP dostawcy (oznaczenie 4) i Datę wystawienia (oznaczenie 5). Kategorię możesz też wybrać tutaj (oznaczenie 1). Jeśli odczyt pomylił się w kwotach, popraw Netto, VAT i Brutto (oznaczenia 6 i 7). Netto plus VAT musi dać brutto.
- Kliknij Zatwierdź i dalej. Faktura znika z kolejki, powstaje koszt, a panel od razu pokazuje następną fakturę.
W kolejce Lokal do wskazania wybierz w polu Lokal faktury właściwy lokal (oznaczenie 1) i kliknij Wskaż. Jeśli aplikacja podpowiada lokal, możesz kliknąć Potwierdź. Jeśli faktura nie ma przypisanego kontrahenta, aplikacja może go podpowiedzieć z kartoteki. Kliknij Przypnij (oznaczenie 3), porównaj nazwę i NIP z faktury z wpisem w kartotece i potwierdź przyciskiem Tak, przypnij.
Żeby obsłużyć wiele faktur naraz, zaznacz je polami wyboru na liście. Pojawi się pasek akcji z przyciskami Zmień kategorię (oznaczenie 1), Wskaż lokal (oznaczenie 2) i Odrzuć (oznaczenie 3). Jest też przycisk Zatwierdź zaznaczone z liczbą faktur i sumą. Faktur, które mają przeszkodę, nie zatwierdzisz zbiorczo. Powód zobaczysz przy fakturze, a taką fakturę zatwierdzisz pojedynczo.
W kolejce Zatwierdzone możesz Przeksięgować koszt (oznaczenie 1), czyli zmienić jego kategorię i lokal. Kwoty i daty zostają bez zmian. Możesz też kliknąć Cofnij zatwierdzenie (oznaczenie 2), jeśli zatwierdziłeś fakturę omyłkowo. Historia zmian (oznaczenie 3) pokazuje, kto i kiedy coś zrobił.
Faktura w walucie obcej wymaga kwoty w złotych. Jeśli dokument podaje kurs, kliknij Przelicz kursem z dokumentu (oznaczenie 1), a aplikacja wypełni kwotę. Możesz też wpisać własny Kurs (oznaczenie 2) albo od razu Brutto (PLN) (oznaczenie 3). Gdy dokument nie podaje kursu, wpisz kwotę w złotych, na przykład z wyciągu bankowego.
Ustawienia i opcje
- Więcej działań przy przycisku Odrzuć zawiera: To już jest w kosztach (faktura zostanie powiązana z kosztem wpisanym wcześniej ręcznie i nie utworzy nowego), Wspólny — podziel między lokale, Przenieś do innego lokalu i, gdy jest wersja z KSeF, Przyjmij wersję z KSeF.
- Koszt wspólny. Wybierz podział Równo, Według obrotu albo Własne %. Przy zatwierdzeniu powstanie koszt w każdym wskazanym lokalu. Dla procentów musi wyjść razem 100%.
- Odrzucanie. Odrzucona faktura nie tworzy kosztu. Przywrócisz ją z kolejki Odrzucone przyciskiem Przywróć.
- Podpowiedz (AI). Przy zaznaczonych fakturach AI może zaproponować kategorię i lokal dla dostawców bez reguły. Zużywa to pulę AI firmy, a zatwierdzasz i tak Ty.
- Faktury z KSeF bez pełnej treści. Gdy aplikacja ma tylko podstawowe dane, pokaże ostrzeżenie z przyciskiem Pobierz pełną treść.
- Zamknięty miesiąc. Przy zatwierdzeniu w miesiącu, który jest już zamknięty, aplikacja prosi o potwierdzenie księgowania w tym miesiącu.
Co jeśli…
- Nie mogę kliknąć „Zatwierdź i dalej”. Przeczytaj komunikat na dole panelu. Zwykle brakuje kategorii, lokalu, nazwy dostawcy, daty albo poprawnych kwot.
- Faktura ma znacznik „Duplikat” albo „Czeka wersja z KSeF”. Ten sam dokument jest już w rejestrze z innego źródła. Przyjmij wersję z KSeF albo odrzuć kopię, żeby nie podwoić kosztu.
- Faktura ma znacznik „NIP Twojej firmy”. To może być Twoja faktura sprzedażowa, a nie koszt. Jeśli to naprawdę koszt, zatwierdź ją pojedynczo i potwierdź w oknie.
- Faktura ma znacznik „Korekta in minus”. Korekta in minus czeka na obsługę korekt (koszt ujemny w miesiącu korekty) i na razie zostaje w rejestrze. Korektę zerową przyjmiesz przyciskiem Przyjmij bez kosztu.
- Nie widzę swojej faktury. Mogła zmienić lokal albo leży poza Twoim zasięgiem. Przełącz lokal w menu na „Cała firma”.
- Zatwierdziłem fakturę przez pomyłkę. Użyj Cofnij zatwierdzenie w kolejce Zatwierdzone. Koszt zniknie z wyniku, a w historii zostanie wpis, kto to zrobił.