Do czego to służy
Gdy klient prosi o fakturę, na przykład za catering, imprezę zamkniętą albo dla firmy na NIP, wystawiasz ją prosto w aplikacji. Faktura dostaje kolejny numer z Twojej serii, a dane sprzedawcy i nabywcy są na niej zamrożone. Potem pilnujesz zapłaty w rejestrze faktur sprzedaży.
Kto to widzi
Fakturę wystawia osoba z uprawnieniem do wystawiania faktur. Jeśli nie możesz jej wystawić, poproś właściciela o dostęp. Faktura należy do lokalu, więc najpierw wybierz lokal w menu.
Wystawianie znajdziesz w menu: Finanse, Faktury sprzedaży, przycisk Wystaw fakturę.
Krok po kroku
Najpierw, tylko raz, uzupełnij Dane sprzedawcy. Bez nazwy firmy, NIP-u i adresu aplikacja nie pozwoli wystawić faktury. Te dane trafiają na każdą nową fakturę.
- Na ekranie Faktury sprzedaży otwórz zakładkę Dane sprzedawcy.
- Wpisz Nazwę firmy (oznaczenie 1), NIP (oznaczenie 2) oraz adres: Ulicę i numer (oznaczenie 3), Kod pocztowy i Miejscowość.
- Numer rachunku (oznaczenie 4), Bank, Miejsce wystawienia i E-mail możesz dopisać, ale nie są konieczne do wystawienia faktury.
- Kliknij Zapisz (oznaczenie 5). Zmiana tych danych nie zmienia faktur już wystawionych.
Teraz wystaw fakturę.
- Na ekranie Faktury sprzedaży kliknij Wystaw fakturę (oznaczenie 1). Jeśli brakuje danych sprzedawcy, zobaczysz ostrzeżenie z łączem Uzupełnij dane sprzedawcy.
W części Nabywca wybierz firmę w polu Kontrahent z kartoteki (oznaczenie 1). Możesz wyszukać po nazwie albo NIP-ie. Na liście są kontrahenci z rolą Nabywca lub Dostawca i nabywca. Po wyborze aplikacja pokaże dane, które trafią na fakturę. Jeśli kontrahent nie ma pełnego adresu, uzupełnij go w kartotece.
- Sprawdź Datę wystawienia (oznaczenie 2). Domyślnie jest dzisiejsza. Ustaw też Datę sprzedaży.
- W polu Termin płatności (oznaczenie 3) wybierz dzień, do którego klient ma zapłacić. Zostaw puste przy zapłacie od ręki. Wtedy faktura nigdy nie jest „po terminie”.
- Wybierz Formę płatności (oznaczenie 4): Przelew, Gotówka, Karta albo Inna.
W części Pozycje wpisz Opis (oznaczenie 1), na przykład „Catering dla 20 osób”, i Ilość (oznaczenie 2).
- Wybierz Jednostkę (oznaczenie 3): szt., godz., kg, l albo usł. Wpisz Cenę netto (oznaczenie 4) i wybierz Stawkę VAT (oznaczenie 5). Stawkę dobierz zgodnie z dokumentami księgowymi, a w razie wątpliwości zapytaj księgowość.
- Kliknij Dodaj pozycję (oznaczenie 6), jeśli na fakturze ma być więcej pozycji. Niepotrzebną usuniesz przyciskiem Usuń pozycję. Każda pozycja potrzebuje opisu i ceny netto.
- Pod pozycjami zobaczysz Podgląd brutto. To kwota orientacyjna, bo ostateczne kwoty liczy aplikacja przy zapisie. Możesz dopisać Notatkę.
Kliknij Wystaw fakturę (oznaczenie 1), żeby wystawić dokument od razu. Albo Zapisz szkic (oznaczenie 2), jeśli chcesz wrócić do niej później.
- Aplikacja wraca do rejestru faktur. Szkic ma tam status Szkic i przycisk Wystaw. Wystawioną fakturę możesz pobrać jako PDF albo wysłać e-mailem z menu przy fakturze.
Ustawienia i opcje
- Szkic. Dopóki faktura jest szkicem, możesz ją wystawić z rejestru przyciskiem Wystaw. W rejestrze szkic nie ma jeszcze numeru z serii.
- Wysyłka do KSeF. W menu przy wystawionej fakturze jest Wyślij do KSeF. Złożenie faktury w KSeF jest nieodwracalne, więc aplikacja pyta o potwierdzenie.
- Płatność. Po zapłacie kliknij Zapłacona w wierszu faktury w rejestrze.
Co jeśli…
- Aplikacja prosi o uzupełnienie danych sprzedawcy. Przejdź przez łącze Uzupełnij dane sprzedawcy i wpisz nazwę firmy, NIP oraz adres. Potem wróć do wystawiania.
- Nie ma mojego klienta na liście nabywców. Dodaj go w kartotece kontrahentów z rolą Nabywca albo Dostawca i nabywca.
- Aplikacja pisze, że nie udało się zapisać faktury. Sprawdź podświetlone pola. Każda pozycja musi mieć opis i cenę netto.
- Nie widzę przycisku Wystaw fakturę. Nie masz uprawnienia do wystawiania faktur albo nie wybrano lokalu w menu.
- Pomyliłem się w wystawionej fakturze. Dane na wystawionej fakturze są zamrożone. Możesz ją anulować z menu przy fakturze w rejestrze (tego nie da się cofnąć) i wystawić nową.