Do czego to służy
Wystawiasz faktury klientom, na przykład za catering, imprezę albo dla firmy. Rejestr faktur sprzedaży pokazuje, które z nich są zapłacone, które czekają na zapłatę i które są już po terminie. Dzięki temu nie zapomnisz upomnieć się o pieniądze. Faktury wystawione poza aplikacją też możesz tu dopisać, więc jeden rejestr obejmuje wszystko.
Sprzedaż fakturowa bez paragonu liczy się do przychodu na ekranie Wynik miesiąca według daty sprzedaży.
Kto to widzi
Rejestr widzi osoba z uprawnieniem do finansów (właściciel albo kierownik z takim uprawnieniem). Zmiany, na przykład oznaczanie zapłat, wprowadza osoba z uprawnieniem do zarządzania finansami. Faktury wystawia osoba z osobnym uprawnieniem do wystawiania.
W menu przejdź do Finanse i wybierz Faktury sprzedaży.
Krok po kroku
- Otwórz Faktury sprzedaży. W części Rejestr faktur są wszystkie faktury, a nad nią podsumowanie należności. Przycisk Wystaw fakturę (oznaczenie 1) prowadzi do wystawiania nowej, a Dodaj z KSeF, pliku lub PDF (oznaczenie 2) do dopisywania faktur wystawionych gdzie indziej.
- Zawęź listę przyciskami Nieopłacone (oznaczenie 3), Po terminie (oznaczenie 4), Zapłacone albo Wszystkie. Przycisk Do przypisania lokalu pokazuje faktury z KSeF, którym trzeba jeszcze wskazać lokal.
Przeczytaj podsumowanie. Pokazuje ono, ile jest otwartych Należności, ile z nich jest Po terminie i ile ma Termin w ciągu 7 dni. Zobaczysz też, ile sprzedaży fakturowej poza kasą wchodzi do przychodu. Pod spodem są paski wiekowania zaległych należności: do 30 dni, 31–60 dni, 61–90 dni i ponad 90 dni. Kliknij pasek, żeby zawęzić listę do tej grupy, a potem wróć do wszystkich zaległych.
Każdy wiersz ma numer, klienta, datę, termin, kwotę brutto i status (oznaczenie 1): Szkic, Wystawiona, Zapłacona albo Anulowana. Przy terminie widzisz napis „po terminie”, gdy termin minął.
- Gdy klient zapłaci, kliknij Zapłacona w jego wierszu (oznaczenie 2). Dalsze działania są pod przyciskiem z trzema kropkami (oznaczenie 3).
- Żeby oznaczyć kilka faktur naraz, zaznacz je polami wyboru na początku wierszy. Pojawi się pasek z polem Data zapłaty i przyciskiem Oznacz zapłacone.
W menu przy fakturze wystawionej w aplikacji znajdziesz PDF (oznaczenie 1), Wyślij e-mailem (oznaczenie 2) i Anuluj (oznaczenie 3). Wysyłka e-mailem wymaga Twojej decyzji i adresu odbiorcy. Anuluj oznacza fakturę jako anulowaną i tego nie da się cofnąć.
Faktury wystawione poza GastroOS dopiszesz w części Dodaj faktury do rejestru: pobierzesz je z KSeF przyciskiem Pobierz z KSeF (oznaczenie 1), wczytasz zestawienie z księgowości przyciskiem Wybierz plik (oznaczenie 2), wgrasz fakturę przyciskiem Wgraj fakturę (oznaczenie 3) albo wpiszesz ją przyciskiem Wpisz fakturę ręcznie (oznaczenie 4).
- Po wgraniu pliku aplikacja odczyta klienta, kwotę i termin. Sprawdź je, bo odczyt bywa mylny, i dopiero wtedy kliknij Dodaj do rejestru. Zestawienie z Fakturowni, wFirmy lub iFirmy w formacie CSV albo XLSX aplikacja rozpozna sama i najpierw pokaże, co wejdzie do rejestru.
Na starcie możesz Zamknąć historię… (przycisk nad listą). Wybierz dzień w polu Termin przed dniem (oznaczenie 1) i kliknij Podgląd (oznaczenie 2). Aplikacja pokaże, ile należności z terminem przed tym dniem zostanie oznaczonych jako zapłacone w dniu terminu. Dopiero przycisk Zamknij N faktur zapisuje zmianę.
Ustawienia i opcje
- Wysyłki do KSeF. Osobna zakładka u góry ekranu pokazuje, co poszło do KSeF i co z niego wróciło. Złożenie faktury w KSeF jest nieodwracalne, więc aplikacja zawsze pyta o potwierdzenie.
- Wyklucz z należności. Faktury pobranej z KSeF nie da się anulować, bo dokument istnieje w KSeF. Zamiast tego użyj w menu Wyklucz z należności i wybierz powód: duplikat, to nie jest należność albo inny powód. Możesz to cofnąć przyciskiem Przywróć.
- Korekty. Korekta pomniejsza swoją fakturę i nie ma własnej zapłaty. Przy fakturze widzisz, ile zostało do zapłaty po korektach.
- Oferty na imprezy. Łącze Oferty na imprezy nad listą prowadzi do ofert dla gości.
- Eksport. Przycisk Eksport zapisuje rejestr do pliku.
Co jeśli…
- Wszystkie stare faktury wiszą jako zaległe. Użyj Zamknij historię…, żeby oznaczyć je jako zapłacone w dniu terminu.
- Faktura z KSeF czeka na lokal. Otwórz widok Do przypisania lokalu, zaznacz faktury, wybierz lokal i kliknij Wskaż lokal. Możesz zaznaczyć zapamiętanie wyboru dla nabywcy, wtedy jego kolejne faktury trafią do tego lokalu same.
- Nie widzę zakładki ani przycisków. Moduł Finanse może być wyłączony w pakiecie lokalu albo nie masz uprawnień. Zapytaj właściciela.
- Plik z zestawieniem nie został przyjęty. Brakuje w nim kolumn, bez których nie powstanie należność: nabywcy, daty wystawienia i kwoty brutto. Aplikacja wypisze brakujące kolumny.