Do czego to służy
Zakładka Do zapłaty zbiera terminy i numery rachunków z faktur kosztowych. Widzisz, co masz zapłacić dziś, w tym tygodniu i co jest już po terminie. Po przelewie oznaczasz fakturę jako zapłaconą, żeby nie zapłacić jej drugi raz.
Kto to widzi
Listę widzi osoba z dostępem do finansów (właściciel albo kierownik z uprawnieniem do finansów). Zapłaty oznacza i zmienia rachunki osoba z uprawnieniem do zarządzania finansami. Pozostali mają podgląd bez zmian, a numery rachunków są dla nich częściowo ukryte.
W menu przejdź do Finanse, wybierz Koszty i zakładkę Do zapłaty.
Krok po kroku
- U góry widzisz kafle z liczbą faktur i kwotą. Razem do zapłaty (oznaczenie 1) to wszystkie niezapłacone faktury. Składa się na to kafel Po terminie (oznaczenie 2), Termin od dziś i Bez terminu (oznaczenie 3). Kafel Termin do 7 dni pokazuje, co trzeba zapłacić w tym tygodniu, razem z zaległymi. Kliknij kafel, żeby zawęzić listę poniżej.
- Przełącznik Do zapłaty i Zapłacone (oznaczenie 4) zmienia widok na faktury już zapłacone. Przy każdej widać, skąd wiemy o zapłacie: z faktury, ręcznie, z kasy, przy odbiorze albo przez zamknięcie historii.
- Jeśli masz kilka lokali, zawęź listę filtrem Lokal. Kliknięcie nazwy kontrahenta pokazuje tylko jego faktury.
Każdy wiersz pokazuje dostawcę, numer faktury, datę wystawienia, kwotę i termin. Gdy termin minął, widzisz, ile dni minęło. Faktury w walucie obcej mają przy kwocie przybliżoną wartość w złotych.
- Po przelewie kliknij Oznacz jako zapłaconą (oznaczenie 1). Pozostałe działania są pod przyciskiem z trzema kropkami (oznaczenie 2).
W oknie wybierz, czy faktura jest Zapłacona w całości (oznaczenie 1), czy Zapłacona częściowo (oznaczenie 2). Przy zapłacie częściowej wpisz zapłaconą kwotę, która jest mniejsza od kwoty faktury.
- Sprawdź Datę zapłaty (oznaczenie 3). Domyślnie jest dzisiejsza, a daty z przyszłości aplikacja nie przyjmie. Możesz dopisać notatkę. Kliknij Zapisz zapłatę (oznaczenie 4).
- Gdy zapłaciłeś kilka faktur, zaznacz je polami wyboru. Pojawi się pasek z polem Data zapłaty i przyciskiem Oznacz jako zapłacone. Aplikacja pokaże, ile faktur oznaczono, a ile pominięto.
W menu z trzema kropkami znajdziesz między innymi: Podgląd faktury, Zmień termin lub rachunek (oznaczenie 1), Kod QR przelewu (gdy faktura ma numer rachunku) i Potwierdź zapłatę gotówką, jeśli wypłata z kasy pasuje do tej faktury. Przy zapłaconej fakturze jest też Oznacz jako niezapłaconą.
W oknie Termin i rachunek zmienisz Termin płatności (oznaczenie 1) i kliknij Zapisz (oznaczenie 2). Numer rachunku zmienisz tylko przed zatwierdzeniem faktury. Po zatwierdzeniu jest zablokowany, żeby nikt nie podmienił rachunku dostawcy.
- Przy Kodzie QR przelewu aplikacja pokazuje odbiorcę, rachunek, kwotę i tytuł. Zeskanuj kod aplikacją banku i sprawdź dane przed wysłaniem przelewu. Przy kwocie powyżej 9 999,99 zł wpisz kwotę ręcznie w banku.
Na starcie możesz Zamknąć historię (oznaczenie 5). Wybierz dzień w polu Termin przed dniem (oznaczenie 1) i kliknij Pokaż podgląd (oznaczenie 2). Aplikacja pokaże, ile faktur i na jaką kwotę zostanie oznaczonych jako zapłacone w dniu ich terminu. Dopiero przycisk Zamknij N faktur zapisuje zmianę. Używaj tego raz, żeby stare faktury nie wisiały jako zaległe.
Ustawienia i opcje
- Eksport. Przycisk Eksport zapisuje bieżącą listę do pliku. Wybierz format: CSV (Excel PL), XLSX (Excel) albo PDF (do druku) i kliknij Pobierz.
- Oznaczenia przy fakturze. Niezatwierdzona znaczy, że faktura nie jest jeszcze kosztem. MPP znaczy podzieloną płatność (zapłać przelewem MPP, bez kodu QR). Rachunek faktora znaczy, że należność przeszła na faktora i płacisz na jego rachunek. Rachunek inny niż w kartotece znaczy, że numer na fakturze różni się od zapisanego u dostawcy.
- Korekty. Gdy do faktury jest korekta, aplikacja pokazuje jej kwotę przy wierszu. Sprawdź ją przed zapłatą, żeby nie przepłacić.
- Faktura bez terminu. Trafia na kafel Bez terminu. Ustal jej termin przez Zmień termin lub rachunek albo od razu oznacz zapłatę.
Co jeśli…
- Rachunek na fakturze różni się od rachunku dostawcy. Zanim zrobisz przelew, potwierdź numer u dostawcy. Aplikacja ostrzega, żebyś nie zapłacił na zły rachunek.
- Kod QR jest niedostępny. Aplikacja pisze dlaczego: brak numeru rachunku, faktura w walucie obcej, rachunek zagraniczny albo podzielona płatność.
- Nie mogę oznaczyć zapłaty. Masz tylko podgląd albo moduł Finanse nie wchodzi w skład pakietu lokalu. Poproś właściciela o uprawnienia.
- Pomyliłem się i oznaczyłem zapłatę. Przejdź do widoku Zapłacone, otwórz menu przy fakturze i wybierz Oznacz jako niezapłaconą.
- Faktura jest kopią innej faktury. Oznacz zapłatę na fakturze głównej, a nie na kopii.