Do czego to służy
Food cost jest tak dokładny, jak ceny składników. Zamiast wpisywać je ręcznie, możesz pobrać je z faktur od dostawców.
Na tym ekranie wskazujesz raz, że pozycja z faktury (np. „Bazylia świeża 50 g”) to składnik „Bazylia świeża”. GastroOS zapamiętuje tę decyzję. Obejmuje ona wcześniejsze faktury i wszystkie kolejne od tego dostawcy. Cena składnika przelicza się sama, a food cost dań z nim razem.
Kto to widzi
Przypisywać może właściciel oraz kierownik z uprawnieniem do zarządzania finansami. Inni widzą kolejkę i reguły tylko do odczytu. Ekran Surowce i ceny to trzecia zakładka pozycji Karta i food cost w sekcji Finanse. Potrzebujesz modułu Finanse i faktur kosztowych z KSeF, pobranych razem z treścią (pozycjami).
Krok po kroku
Zakładka Do przypisania to kolejka pozycji faktur, którym nie przypisano jeszcze składnika. Pozycje są pogrupowane i ułożone od największej kwoty. Druga zakładka, Składniki (oznaczenie 5), pokazuje ceny składników.
Najszybciej: zatwierdź podpowiedzi
- GastroOS podpowiada składnik i przelicznik tam, gdzie ma pewność. Takie pozycje są od razu zaznaczone. Liczbę zaznaczonych widzisz na przycisku Zatwierdź podpowiedzi (2) (oznaczenie 1). Przycisk Zaznacz pewne (oznaczenie 2) zaznacza je ponownie, a Odznacz wszystkie czyści zaznaczenie.
- Przejrzyj pozycje. Odznacz te, które się nie zgadzają.
- Kliknij Zatwierdź podpowiedzi. Aplikacja pokaże, ile pozycji zatwierdziła.
Pojedyncza pozycja
Każda pozycja pokazuje dostawcę, liczbę pozycji na fakturach, jednostkę z faktury i datę ostatniego zakupu. Po prawej widzisz łączną kwotę. Jeśli GastroOS zna składnik, pisze Podpowiedź (oznaczenie 2), np. „Bazylia świeża · 50 g w 1 szt. = 85,00 zł/kg”. Etykieta pewne (oznaczenie 3) znaczy, że zgadza się nazwa, przelicznik i lokal. Etykieta do sprawdzenia prosi o kontrolę składnika i przelicznika.
- Zaznacz pozycję (oznaczenie 1), jeśli chcesz ją objąć zatwierdzaniem zbiorczym.
- Kliknij Przypisz (oznaczenie 4).
W polu Składnik (oznaczenie 1) wybierz składnik z kartoteki. Przy podpowiedzi jest już wybrany. Obok widzisz jego obecną cenę.
- W polu Ile g w 1 szt. (oznaczenie 2) wpisz przelicznik: ile jednostek składnika mieści się w jednej pozycji z faktury. Przy sztuce o wadze 50 g, a składniku liczonym w gramach, wpisz 50. Aplikacja zapamiętuje przelicznik na pozycjach, więc późniejsza zmiana nie przepisze historii.
- W polu Opakowanie (oznaczenie 3) jest krótki opis opakowania, np. „szt. 50 g”. Możesz go zostawić albo zmienić.
- Sprawdź Cenę z tych faktur. Kliknij Przypisz (oznaczenie 4). Zobaczysz komunikat, ile pozycji faktur objęła decyzja.
Gdy nie ma pasującego składnika
- Kliknij Więcej działań przy pozycji i wybierz Nowy składnik.
- Wpisz Nazwę składnika (oznaczenie 1). Jest podpowiedziana z faktury.
- Wybierz Jednostkę (oznaczenie 2).
- Sprawdź pole Cena za jednostkę (oznaczenie 3). Cena jest podpowiedziana z faktur, możesz ją zmienić albo zostawić puste. Wtedy policzy się z faktur.
- Kliknij Załóż składnik (oznaczenie 4). Od razu przypiszesz do niego tę grupę pozycji.
Gdy pozycja nie jest surowcem
Koszty takie jak czynsz, prąd, opłaty czy sprzęt nie są składnikami. Kliknij Więcej działań i wybierz Pomiń — nie surowiec. Jeśli cały dostawca nie sprzedaje Ci surowców, wybierz Pomiń dostawcę. Aplikacja zapyta o potwierdzenie, bo dotyczy to także przyszłych faktur tego dostawcy.
Ustawienia i opcje
Szukanie i filtry. Pole Szukaj po opisie albo kodzie towaru… (oznaczenie 3 na pierwszym obrazku) zawęża listę. Możesz też wybrać dostawcę. Przy dużej liście przechodzisz między stronami przyciskami Poprzednia i Następna.
Faktury niezakupowe. Pozycje z faktur o kategorii innej niż „Towar” (prowizje, media, paliwo, leasing) są domyślnie ukryte. Pole Pokaż pozycje z faktur niezakupowych (oznaczenie 4) je odsłania. Nic nie ginie. Jeśli zmienisz kategorię faktury, jej pozycje wracają do kolejki.
Pominięte. U dołu strony jest część Pominięte. Przycisk Pokaż pominięte pokaże pominięte pozycje i dostawców. Przywróć odsyła je z powrotem do kolejki.
Dopasuj przez AI. Jeśli w Twoim pakiecie jest AI, możesz zobaczyć nad kolejką przycisk Dopasuj przez AI. Wywołania idą z puli AI firmy. AI tylko podpowiada. Przypisujesz i pomijasz Ty.
Ceny w zakładce Składniki. Zakładka pokazuje każdy składnik z ceną i informacją, czy pochodzi z faktur, czy została wpisana ręcznie. Pole Szukaj składnika… i przełącznik Tylko z przypisanymi pozycjami pomagają szybko znaleźć właściwy.
- Po otwarciu składnika widzisz jego cenę, średnią z ostatnich 30 dni, ostatnią cenę i ceny u poszczególnych dostawców.
- Ustaw cenę (oznaczenie 1) pozwala wpisać cenę ręcznie.
- Przypnij (oznaczenie 2) blokuje cenę, żeby nowe faktury jej nie zmieniały, dopóki jej nie Odepniesz.
- Gdy cena z faktur różni się od bieżącej o ponad 50%, składnik dostaje znacznik do potwierdzenia. Bieżąca cena obowiązuje, dopóki nie klikniesz Potwierdź albo Odrzuć. Taka różnica to często zły przelicznik opakowania.
- Przy składniku widzisz też, jakimi regułami przypisano pozycje. Przycisk Zmień (oznaczenie 3) poprawia regułę, a Wyłącz regułę (oznaczenie 4) odsyła jej pozycje z powrotem do kolejki.
Co jeśli…
- Kolejka jest pusta. Wszystko jest przypisane. Nowe faktury przypiszą się same według Twoich reguł, a tylko nowe towary pojawią się w kolejce.
- Ekran pisze, że nie ma pozycji faktur. Pozycje pojawią się po pobraniu faktur kosztowych z KSeF razem z treścią dokumentu. Zajrzyj na ekran Źródła danych.
- Przycisk Przypisz jest wyszarzony. Pod pozycją widzisz wtedy napis, że faktura jest bez kontrahenta. Przypnij kontrahenta do faktury, żeby aplikacja mogła zapamiętać regułę.
- Cena składnika wyszła zupełnie inna, niż oczekiwałem. Zwykle zły jest przelicznik. Otwórz składnik, kliknij Zmień przy regule i popraw ile jednostek jest w opakowaniu.
- Chcę zatrzymać swoją cenę. Wpisz ją przez Ustaw cenę i zaznacz Przypnij tę cenę.
- Nie widzę przycisków. Przypisywać może tylko osoba z uprawnieniem do finansów. Pozostali mają podgląd.