Do czego to służy
Nie każdy wydatek ma fakturę. Bywa paragon, zakup na targu albo drobna opłata. Takie koszty też muszą trafić do wyniku lokalu, więc dopisujesz je ręcznie. Ten sam ekran pozwala wgrać fakturę z pliku albo ze zdjęcia i zobaczyć wszystkie koszty miesiąca w jednym miejscu.
Kto to widzi
Koszty wpisuje właściciel albo kierownik z uprawnieniem do finansów. Wpisujesz je w konkretnym lokalu, więc najpierw wybierz lokal w menu. W widoku „Cała firma” aplikacja poprosi o wybór lokalu.
Ekran znajdziesz w menu w części Finanse, w pozycji Koszty.
Krok po kroku
- Otwórz Koszty. Na górze znajdziesz pasek z przyciskami: Dodaj koszt bez faktury (oznaczenie 1), Wgraj fakturę (oznaczenie 2), łącze Skrzynka mailowa (oznaczenie 3) i Eksport (oznaczenie 4).
- Kliknij Dodaj koszt bez faktury.
Wybierz Kategorię (oznaczenie 1), na przykład Surowiec (food cost) albo Najem. Kategorie ustawisz w zakładce Kategorie.
- Wybierz Stawkę VAT (oznaczenie 2). Jeśli kategoria ma podpowiedź stawki, aplikacja ustawi ją sama. Możesz ją zmienić. Gdy nie znasz stawki, wybierz Nie znam stawki (brak podziału VAT).
- Wpisz kwotę w polu Kwota brutto (oznaczenie 3). Możesz przełączyć wpisywanie na Netto. Pod polem zobaczysz przeliczenie netto, VAT i brutto.
- Wybierz Datę wydatku (oznaczenie 4). Dopisz Dostawcę (oznaczenie 5), Nr faktury albo Notatkę, jeśli chcesz. Te trzy pola są opcjonalne.
- Kliknij Dodaj koszt (oznaczenie 6). Koszt od razu wchodzi do wyniku lokalu.
Przełącz się na Wszystkie koszty miesiąca u góry ekranu. Wybierz miesiąc w polu Miesiąc (oznaczenie 1). Zobaczysz razem faktury kosztowe i koszty wpisane ręcznie. Nad listą jest liczba pozycji i suma miesiąca. Faktura podzielona między lokale stoi na liście jeden raz.
- Wpis ręczny możesz poprawić przyciskiem Popraw koszt (oznaczenie 2) albo usunąć przyciskiem Usuń koszt (oznaczenie 3). Przed usunięciem aplikacja zapyta „Usunąć ten koszt?” i pokaże kwotę oraz datę.
Ustawienia i opcje
- Wgraj fakturę. Wybierz plik PDF albo zdjęcie (PNG, JPG, WEBP). Aplikacja odczyta dane automatycznie, a faktura trafi do kolejek, gdzie ją sprawdzisz i zatwierdzisz. Do wgrania potrzebny jest wybrany lokal.
- Skrzynka mailowa. Łącze prowadzi do ekranu Skrzynka z adresem, na który możesz przekierowywać pocztę z fakturami. Na pasku widać też stan źródeł: kiedy ostatnio pobrano faktury z KSeF i ile nowych wiadomości czeka w poczcie (E-mail).
- Eksport. Przycisk otwiera okno, w którym wybierasz format pliku z fakturami kosztowymi.
- Koszt z faktury. Takiego kosztu nie edytujesz w rejestrze. Przy fakturze zobaczysz łącze Przeksięguj na fakturze, które prowadzi do faktury.
Co jeśli…
- Dopisałem koszt, a potem przyszła faktura na to samo. Przy zatwierdzaniu faktury wybierz w menu Więcej działań pozycję To już jest w kosztach i wskaż wcześniej wpisany koszt. Faktura się zatwierdzi, ale suma kosztów się nie zmieni.
- Aplikacja prosi o wybór lokalu. Wybierz konkretny lokal w menu, bo koszt zawsze należy do jednego lokalu.
- Nie mogę poprawić kosztu. Koszt pochodzi z faktury albo jest z nią powiązany. Poprawisz go przez fakturę (Przeksięguj), a powiązanie zdejmiesz przyciskiem Odłącz.
- Wpisałem zły koszt. Użyj Usuń koszt albo Popraw koszt na liście Wszystkie koszty miesiąca.